מי שממלא את הטופס צריך חשבון Google כדי להעלות קובץ?
לא. טופס של Formy לא מבקש ממי שממלא להתחבר לשום חשבון, וזה נכון גם כשהקבצים נשמרים ב-Google Drive. חשבון Google צריך רק בעל הטופס, כדי לחבר את Drive. ב-Google Forms, לעומת זאת, Google כותבת שבשאלת העלאת קבצים המשיבים צריכים להיכנס לחשבון Google.
אפשר לעשות את זה גם ב-Google Forms?
ב-Google Forms הקבצים נשמרים בתיקייה חדשה ב-Drive של בעלי הטופס, והמשיבים צריכים להיכנס לחשבון Google. לתיקייה לכל לקוח צריך קוד: Google מפרסמת דוגמת Apps Script שמעבירה את הקבצים לתת-תיקייה אחרי השליחה. ב-Formy זו הגדרה בחיבור, בלי קוד ובלי חשבון לממלאים.
איפה בדיוק נשמרים הקבצים ב-Drive?
בתיקייה ש-Formy יוצרת ב״האחסון שלי״ של חשבון Google שחיברתם, בשם שנתתם ב״תיקיית השורש״, או בשם הטופס כשהשדה ריק. עם תת-תיקיות, כל קובץ נשמר בתיקייה של התשובות שלו, למשל מסמכי לקוחות / דנה לוי / 2025.
אפשר לבחור תיקייה שכבר קיימת אצלי ב-Drive?
לא. Formy מבקשת מ-Google גישה רק לקבצים שהיא עצמה יוצרת, ולכן היא לא רואה את התיקיות הקיימות שלכם ויוצרת תיקייה חדשה. אחרי שהיא נוצרה, אפשר לשנות את שמה ולהזיז אותה ב-Drive, והקבצים הבאים ימשיכו להגיע אליה.
אפשר ליצור תיקייה נפרדת לכל לקוח?
כן, ממסלול בייסיק. ב״תיקיות משנה לפי שדות הטופס״ בוחרים את השדה של שם הלקוח, ואפשר להוסיף אחריו / ושדה נוסף, כמו שנה. Formy יוצרת את התיקייה של הלקוח בפעם הראשונה ומשתמשת בה בכל פעם שהוא שולח שוב.
אילו קבצים עוברים ל-Drive?
כל קובץ ששלחו בשדה קובץ, ותמונה של כל חתימה שצוירה בטופס. התשובות עצמן לא עוברות ל-Drive, ולגיליון יש את החיבור ל-Google Sheets.
ה-PDF של התגובה או המסמך החתום נשמרים ב-Drive?
לא. ל-Drive עוברים רק קבצים שהועלו ותמונות של חתימות. את ה-PDF מורידים מהתגובה ב-Formy, או מצרפים אותו להתראת המייל. גם חתימות שמשתתפים מוסיפים אחר כך, בסבב חתימות, לא עוברות ל-Drive.
מה גודל הקובץ המרבי, ואילו סוגי קבצים אפשר?
לפי המסלול, לכל קובץ: 10MB בלייט, 25MB בבייסיק, 50MB בפרו, 100MB במסלול ללא הגבלה. בכל שדה אפשר להגביל את הגודל ואת סוגי הקבצים. מה שעולה בטופס עובר ל-Drive כמו שהוא.
מה קורה לקבצים ב-Drive כשמוחקים תגובה ב-Formy?
הם נשארים. Formy לא מוחקת קבצים ב-Drive, גם לא במחיקה אוטומטית של תגובות ישנות. כשצריך למחוק מידע לגמרי, מוחקים גם את העותק ב-Drive.
ומה קורה כשעורכים תגובה?
כשהתשובות משתנות, Formy שולחת את הקבצים של התגובה שוב, כעותקים חדשים, לתיקייה שמתאימה לתשובות המעודכנות. העותקים הקודמים נשארים ב-Drive. שליחה חוזרת של אותן תשובות בדיוק לא יוצרת עותק נוסף.
מה קורה אם ההעברה ל-Drive נכשלת?
בתקלה זמנית Formy מנסה שוב אחרי דקה, אחרי 5 דקות ואחרי 30 דקות. כש-Google מסרבת, למשל כי האחסון מלא, ההעברה נרשמת ככישלון ב״אירועים קודמים״. התגובה והקבצים נשארים ב-Formy, ואפשר להוריד אותם משם. אין כפתור לשליחה חוזרת.
איזה מסלול צריך?
חיבור Google Drive כלול ממסלול לייט, כמו העלאת קבצים. תת-תיקיות לפי תשובות כלולות ממסלול בייסיק. שניהם כלולים גם בניסיון של 14 יום. בחינמי אין העלאת קבצים, ולכן אין גם חיבור ל-Drive.
מה Formy יכולה לראות ב-Drive שלי?
רק את התיקיות ואת הקבצים שהיא יצרה. Formy מבקשת את ההרשאה drive.file, שלפי Google מוגבלת לקבצים שנוצרו באפליקציה או שנפתחו בה, ולא את ההרשאה שמאפשרת לראות את כל הקבצים.
אפשר לחבר חשבון Google Workspace של העסק?
כן, כמו חשבון פרטי. בחשבון ארגוני, מנהל המערכת יכול לחסום אפליקציות חיצוניות, ואז צריך לבקש ממנו לאשר את החיבור. הקבצים נשמרים בחשבון שחיברתם ונספרים באחסון שלו.
אפשר לשמור לאחסון שיתופי (Shared drive) של הארגון?
לא כיעד שבוחרים ב-Formy: תיקיית השורש נוצרת ב״האחסון שלי״ של החשבון שחיברתם. מסך החיבור אומר שאפשר להזיז אותה אחר כך והקבצים ימשיכו להגיע אליה. אם תעבירו אותה ל״אחסון שיתופי״, שלחו תגובת בדיקה עם קובץ וודאו ב״אירועים קודמים״ שהוא הגיע.
מה קורה כשחבר הצוות שחיבר את Google עוזב?
החיבור משתמש בחשבון Google של מי שהגדיר אותו. כשהוא כבר לא בסביבת העבודה, Formy לא יכולה להשתמש בחשבון שלו וההעברות נעצרות. חבר צוות אחר מגדיר חיבור חדש, עם החשבון שלו.
אפשר שהקישור בגיליון Google Sheets יוביל לקובץ ב-Drive?
כן. בחיבור Sheets, ב״לאן יוביל הקישור?״, בוחרים ״הקובץ ב-Google Drive״ או ״התיקייה ב-Google Drive״, ואת חיבור ה-Drive של אותו טופס. השורה נכנסת לגיליון אחרי שהקבצים שלה הגיעו ל-Drive, וזה חל על תגובות חדשות בלבד. בניגוד לקישור לקובץ ב-Formy, שפג אחרי 24 שעות כברירת מחדל, הקישור ל-Drive לא פג.
קבצים מתגובות שהגיעו לפני שחיברתי את Drive יועברו?
לא. החיבור עובד על תגובות שמגיעות אחרי שהוא נשמר. את הקבצים של תגובות קודמות מורידים מ-Formy בייצוא התגובות, ב״קבצים שהועלו · קובץ ZIP״, עם תיקייה לכל תגובה, ומעלים ל-Drive בעצמכם.