קליטת עובד חדש מרחוק: פרטים, הסכם עבודה חתום ומסמכים, מקצה לקצה

התהליך במבט אחד

כל שורה היא טופס נפרד ב-Formy, עם התגובות שלו. הסדר המומלץ הוא הסדר בטבלה: קודם הפרטים שהשכר צריך, אחר כך ההסכם, ובסוף המסמכים.

לפני שמתחילים: מה מעסיק בישראל צריך מעובד חדש, ומה Formy עושה בזה

• חוק הגנת הפרטיות חל על מה שאתם אוספים, ותיקון 13 לחוק נכנס לתוקף באוגוסט 2025. מי שמבקש מידע אישי צריך לומר אם חובה למסור אותו, למה הוא נאסף, מי יקבל אותו, ואת הזכות לעיין בו ולתקן אותו. בתבנית הקליטה יש פסקה כזו, עם סוגריים שבהם משלימים את הפרטים שלכם.
• בתבנית הקליטה אין שדה לתעודת זהות, לכתובת או לתאריך לידה: אלה נמסרים בטופס 101, שם רשות המסים מבקשת גם צילום של תעודת הזהות עם הספח. אל תוסיפו לטופס הקליטה צילום תעודה או פרטי בריאות שאין להם שימוש מוגדר.

שלב אחר שלב

1. 1מכינים שלושה טפסים מהתבניות

   מעתיקים לחשבון את תבנית טופס הקליטה, את תבנית הסכם העבודה ואת תבנית אישור הנהלים, ועוברים על השדות לפני שעובד ראשון רואה אותם.

   1. פותחים את תבנית טופס הקליטה, את תבנית הסכם העבודה ואת תבנית אישור קריאת הנהלים, ומשתמשים בכל אחת. כל תבנית הופכת לטופס נפרד בחשבון.
   2. בטופס הקליטה מחליפים את [שם העסק] בשם העסק, וכותבים בסוגריים שבטקסט איפה העובד ממלא אצלכם את טופס 101 ולמי מועברים פרטי השכר.
   3. בטופס ההסכם עוברים על כל סעיף עם מי שמלווה אתכם משפטית, ומשווים אותו לרשימת הפרטים בחוק הודעה לעובד. למשל, אם חל עליכם הסכם קיבוצי, החוק מבקש לציין את ארגון העובדים.
   4. יש לכם כבר הסכם עבודה ב-PDF? אפשר להשתמש בו במקום תבנית ההסכם: בהגדרות, בלשונית שליחה ותגובות, בחלק טופס על גבי PDF מקורי, מעלים אותו בצירוף PDF מקורי וממקמים עליו את השדות. כל מי שחותם רואה את העמודים המקוריים.

   למה שלושה טפסים ולא אחד: כל טופס שומר את התגובות שלו ומפיק PDF משלו. טופס הפרטים נשאר בלי חתימה ולכן לא נספר במכסה, וההסכם החתום עומד בפני עצמו.

   יש לכם טופס פרטי עובד מודפס או בקובץ Word? במקום תבנית הקליטה אפשר להפוך אותו לטופס מקוון. עוברים על הטיוטה מול המקור, ומוחקים ממנה שדות שתבנית הקליטה משאירה בחוץ בכוונה, כמו צילום תעודה.

2. 2שולחים לעובד את טופס הפרטים בקישור אישי

   העובד מקבל קישור שבו התפקיד ותאריך ההתחלה כבר כתובים, וממלא בעצמו את הטלפון, חשבון הבנק וקרן הפנסיה, בשלושה עמודים קצרים.

   1. בעורך בוחרים שדה שהמעסיק קובע, למשל התפקיד, ותחת מצב השדה בוחרים מושבת. השדה יוצג לעובד עם הערך, בלי אפשרות לשנות אותו.
   2. לעובד אחד: בלשונית שיתוף לוחצים מילוי מראש ב-URL, ממלאים רק את מה שצריך להגיע מלא ולוחצים יצירת URL עם מילוי מראש. את הקישור שולחים במייל או בהודעה.
   3. לכמה עובדים בבת אחת (מ-Lite): פותחים שליחה מרוכזת, בוחרים שליחה למילוי ואת טופס הקליטה. בהדבקה או קובץ מעלים קובץ CSV, שבו עמודה בשם של שדה ממלאת אותו לכל עובד. הורדת קובץ לדוגמה נותן קובץ עם העמודות הנכונות.
   4. העובד פותח את הקישור, ממלא ושולח. התגובה מופיעה בלשונית תגובות של טופס הקליטה.

   ערכים בקישור גלויים למי שמקבל אותו, ושדה נעול מונע עריכה בטופס עצמו, לא בכתובת. לכן לא שמים בקישור מספר זהות או שכר, ובודקים את מה שהתקבל לפני שמעבירים אותו לשכר.

   בשליחה למילוי, הקישור של כל עובד תקף 30 ימים, ואין תזכורות אוטומטיות: הכפתור תזכורת שולח תזכורת למי שעוד לא מילא, לכל היותר פעם ב-24 שעות לכל עובד.

   

   איך עושים את זה במסך, שלב אחר שלב, במרכז העזרה: איך שולחים קישור אישי עם מילוי מראש.

3. 3העובד חותם על הסכם העבודה, ואחריו המעסיק

   שולחים לעובד את טופס ההסכם עם תנאי ההעסקה שמולאו מראש ונעולים. הוא קורא את כל הסעיפים, משלים את הפרטים שלו וחותם, ואז Formy שולחת את ההסכם למעסיק לחתימה שנייה.

   1. בטופס ההסכם נועלים את השדות של התנאים: התפקיד, תאריך ההתחלה, היקף המשרה, השכר ותקופת הניסיון. את פרטי העובד ואת החתימה משאירים פתוחים. שדה החתימה בתבנית כבר מסומן חובה.
   2. בהגדרות הטופס (הגדרות), בלשונית שליחה ותגובות, בקטע סבב חתימות, מפעילים הפעלת סבב חתימות ולוחצים הוספת שלב. במה נדרש מהם בוחרים חתימה, ובמי הנמען בוחרים כתובת קבועה ואת הכתובת של מי שחותם בשם המעסיק. שומרים בשמירת הסבב.
   3. שולחים לכל עובד קישור עם התנאים שלו, אחד אחד או בשליחה למילוי. העובד רואה את כל הטופס, כולל ההסברים וההצהרה שבסוף, ממלא, חותם ושולח.
   4. מי שחותם בשם המעסיק מקבל מייל עם קישור אישי. הוא רואה את מה שהעובד מילא, ויכול ללחוץ חתימה ואישור, לבקש החזרה לתיקון או ללחוץ דחייה.

   חשוב: מי שמקבל מסמך כשלב בסבב החתימות רואה בעמוד החתימה את השדות שמולאו, אבל לא את בלוקי הטקסט של הטופס. לכן העובד ממלא וחותם בטופס עצמו, ולא כשלב בסבב, וכך הוא קורא כל סעיף. גם שליחה לחתימה שולחת את המסמך כשלב בסבב, ולכן היא מתאימה כאן רק להסכם ב-PDF מקורי, שהעמודים שלו מוצגים לכל חותם.

   מסמך נספר במכסה פעם אחת, גם כשגם העובד וגם המעסיק חותמים עליו. דרישת אימות בקוד חד־פעמי כבויה כברירת מחדל. כשמפעילים אותה, מי שחותם בשלב מקבל קוד, והקוד מוכיח גישה לתיבת המייל או לטלפון, לא זהות.

   

   איך עושים את זה במסך, שלב אחר שלב, במרכז העזרה: איך מגדירים סבב חתימות עם סדר חותמים.

4. 4אישור קריאת הנהלים, בלי חתימה

   טופס אישור הנהלים אוסף את שם העובד, את הנוהל ואת הגרסה שקרא, ותיבת אישור חובה. הוא לא חתימה, ולכן לא נספר במכסה.

   1. בטופס אישור הנהלים כותבים ברשימת המסמכים את הנהלים שלכם, ובשדה הגרסה את מספר הגרסה או את החודש שבו פורסמה.
   2. מוסיפים לטקסט הפתיחה של הטופס קישור לנוהל עצמו, כדי שהעובד יקרא אותו לפני שהוא מסמן.
   3. שולחים את הקישור יחד עם טופס הקליטה, או בשליחה מרוכזת לכל העובדים כשנוהל מתעדכן.

   צריך חתימה של העובד על נוהל מסוים? מוסיפים לטופס שדה חתימה. מאותו רגע כל אישור נספר כמסמך חתום.

5. 5העובד מעלה מסמכים, והם נשמרים בתיקייה שלו ב-Google Drive

   מוסיפים לטופס הקליטה שדה קובץ רק למסמכים שאתם באמת צריכים, ומחברים את הטופס ל-Google Drive. כל קובץ מועתק לתיקייה ש-Formy יוצרת, ומ-Basic גם לתת-תיקייה בשם של העובד.

   1. בעורך מוסיפים שדה קובץ ונותנים לו שם שמסביר מה להעלות, למשל אישור על ניהול חשבון. העלאת קבצים זמינה ממסלול Lite.
   2. בלשונית אינטגרציות מוסיפים את Google Drive ומחברים את חשבון Google של העסק.
   3. בתיקיית השורש כותבים למשל קליטת עובדים. Formy יוצרת את התיקייה הזו ב-Drive כשמגיע הקובץ הראשון.
   4. בתיקיות משנה לפי שדות הטופס בוחרים את שדות השם, כדי שלכל עובד תהיה תיקייה משלו. זה זמין ממסלול Basic; בלי זה כל הקבצים נשמרים בתיקיית השורש.
   5. שולחים תגובת בדיקה עם קובץ ובודקים שהוא הגיע לתיקייה הנכונה.

   ל-Drive עוברים רק קבצים שהועלו ותמונות של חתימות שצוירו בטופס. התשובות עצמן, ה-PDF של התגובה וההסכם החתום לא עוברים, ונשארים ב-Formy.

   מחיקת תגובה ב-Formy לא מוחקת את העותק ב-Drive. מי שמקבל גישה לתיקייה ב-Drive רואה את כל הקבצים שבה.

   

   איך עושים את זה במסך, שלב אחר שלב, במרכז העזרה: איך מחברים טופס ל-Google Drive.

6. 6עוקבים, מורידים PDF חתום ומעבירים לשכר

   בכל טופס רואים מי שלח ומי עוד לא. בהסכם רואים את מצב סבב החתימות ומורידים PDF חתום עם תעודת ההשלמה, ואת פרטי הקליטה מייצאים ל-Excel כדי להזין אותם במערכת השכר.

   1. בטופס ההסכם פותחים תגובה ורואים את סבב החתימות: מי השלים, למי נשלחה בקשה ומתי. משם אפשר שליחת תזכורת, או החלפת נמען אם הבקשה נשלחה לכתובת לא נכונה.
   2. מי שלא חתם מקבל תזכורת אוטומטית 72 שעות אחרי ההזמנה, ועוד אחת כל 72 שעות, עד שלוש. הקישור שלו תקף 14 ימים כברירת מחדל.
   3. כשהסבב הושלם, הכפתור הורדת כל הגרסאות מוריד קובץ אחד עם כל הגרסאות: ההסכם כפי שהעובד שלח אותו, ואחרי חתימת המעסיק. בטפסים חדשים ה-PDF כולל כברירת מחדל צירוף תעודת השלמת חתימה אלקטרונית.
   4. בטופס הקליטה לוחצים ייצוא ובוחרים גיליון Excel · XLSX, כדי לקבל טבלה של כל העובדים החדשים.

   העובד, שחתם בטופס עצמו, לא מקבל מייל כשהמעסיק חותם. מי שחתם כשלב בסבב מקבל מייל שהסבב הושלם ושעותק המסמך אצל שולח הטופס, בלי PDF מצורף. לכן את הגרסה החתומה הסופית שולחים לעובד בעצמכם. בתבנית ההסכם כבר מופעל כפתור הורדה בעמוד התודה, כך שהעובד יכול להוריד את מה שחתם מיד אחרי השליחה, ושליחת עותק מהטופס (מ-Lite) שולחת לו את אותו PDF במייל.

   התאריכים בקובצי הייצוא רשומים לפי שעון UTC. עובד ששלח את הטופס אחרי חצות שעון ישראל עשוי להופיע בקובץ ביום הקודם.

   

   איך עושים את זה במסך, שלב אחר שלב, במרכז העזרה: איך בודקים מסמך שנחתם ב-Formy.

מה נשמר איפה

השאלה הנפוצה ביותר אחרי ההגדרה היא איפה כל דבר נמצא. כך זה עובד כשטופס הקליטה מחובר ל-Google Drive:

מסלולים ועלות: כמה עובדים בחודש

טופס הקליטה ואישור הנהלים לא דורשים חתימה, ולא נספרים בשום מסלול. מה שנספר הוא הסכם חתום: מסמך אחד לכל עובד, גם כשגם המעסיק חותם. ב-Free זה עד 5 עובדים חדשים בחודש עם הסכם חתום, כל עוד אין לכם באותו חודש מסמכים חתומים אחרים.

נכון ל-17 באוקטובר 2026, לפי מטריצת המסלולים של Formy. המחירים המלאים בעמוד המחירים.

מה התהליך הזה לא עושה

• לא ממלא, שולח או מגיש טופס 101. Formy אינה ברשימת המערכות שאישרה רשות המסים לטופס 101 אלקטרוני, והחתימה ב-Formy אינה חתימה אלקטרונית מאושרת.
• לא מחשב שכר, לא מצרף את העובד לקרן הפנסיה ולא מדווח לביטוח הלאומי. את הפרטים מעבירים למערכת השכר.
• לא מאחד את המסמכים לתיק עובד אחד ולא שולח קישור אחד לכל הטפסים. כל טופס שומר את התגובות שלו.
• לא מגביל צפייה לפי עובד. כל חבר בסביבת העבודה רואה את כל התגובות שבה.
• לא שומר את ההסכם החתום או את ה-PDF ב-Google Drive. ל-Drive עוברים רק קבצים ותמונות של חתימות.
• לא שולח תזכורות אוטומטיות על טופס למילוי. תזכורות אוטומטיות יש רק לשלבים בסבב החתימות.
• לא שולח SMS לעובד בלי הסכמה מתועדת, ולא שולח הודעות וואטסאפ.
• לא מספק חתימה אלקטרונית מאושרת. החתימה ב-Formy היא חתימה אלקטרונית רגילה, עם תיעוד ראיות.

תבניות שמתחילים מהן

כל תבנית נפתחת בתצוגה מקדימה, ואפשר להעתיק אותה לחשבון ולשנות בה כל שדה. מה שכתוב ליד כל תבנית נבדק מול הטופס שלה.

• טופס קליטת עובד חדש

  שלושה עמודים: פרטי קשר ותפקיד, חשבון בנק וקרן פנסיה, ואיש קשר לשעת חירום, עם הסבר על השימוש בפרטים. בלי חתימה ובלי שדה קבצים.

• הסכם עבודה אישי

  פרטי המעסיק והעובד, תנאי ההעסקה, תנאים סוציאליים והצהרה, ושדה חובה לחתימת העובד.

• אישור קריאת נהלים ומדיניות

  בחירת הנוהל והגרסה, ותיבת אישור חובה. בלי חתימה.

• מסירת ציוד לעובד

  הפריט, מספר הנכס ומצבו, תמונות וחתימת עובד לבחירה. תמונות מ-Lite, וחתימה נספרת במכסה.

שאלות נפוצות

אפשר לקלוט עובד חדש בלי להיפגש איתו בכלל?

את רוב הקליטה כן: העובד ממלא את הפרטים, חותם על ההסכם ומעלה מסמכים מהטלפון, בקישורים אישיים, והמעסיק חותם אחריו. טופס 101 נעשה מחוץ ל-Formy, במערכת שאישרה רשות המסים או בטופס הרשמי.

אפשר לשלוח טופס 101 דרך Formy?

לא. טופס 101 אלקטרוני ממולא רק במערכת שאישרה רשות המסים, והמעסיק חותם על הקובץ בחתימה אלקטרונית מאושרת. Formy אינה ברשימת המערכות המאושרות. את הטופס הרשמי להדפסה אפשר להוריד בחינם בעמוד טופס 101.

תוך כמה זמן צריך לתת לעובד חדש הסכם או הודעה על תנאי העבודה?

לפי חוק הודעה לעובד, לא יאוחר מ-30 ימים מהיום שהעובד התחיל לעבוד, ו-7 ימים לעובד שעוד לא מלאו לו 18. הסכם עבודה בכתב שכולל את כל הפרטים שהחוק מונה ונמסר בזמן ממלא את החובה. שינוי בתנאים מודיעים בכתב תוך 30 ימים.

העובד צריך לפתוח חשבון או להוריד אפליקציה?

לא. הוא פותח קישור בדפדפן של הטלפון או של המחשב, ממלא ושולח. גם מי שחותם בשם המעסיק מקבל קישור אישי במייל, בלי חשבון.

מה העובד רואה כשהוא חותם על ההסכם?

את כל הטופס: הסעיפים, ההסברים, ההצהרה, התנאים שמילאתם מראש בשדות נעולים, והשדות שהוא משלים. הוא מצייר חתימה באצבע או בעכבר, אחרי שהוא מאשר את ההסכמה לחתימה אלקטרונית.

כמה עובדים אפשר לקלוט במסלול החינמי?

טופס הפרטים ואישור הנהלים לא מוגבלים. הסכם חתום נספר כמסמך אחד, גם כשגם המעסיק חותם, וב-Free יש עד 5 מסמכים חתומים בחודש קלנדרי לכל סביבת העבודה.

איך שולחים את הטפסים לכמה עובדים חדשים בבת אחת?

בשליחה מרוכזת, ממסלול Lite ולא בתקופת הניסיון: בוחרים "שליחה למילוי" ומעלים קובץ CSV עם עמודה לכל שדה שממלאים מראש. אפשר עד 5,000 נמענים במשלוח ו-200 הזמנות בשעה, ואת מה שנשאר שולחים בכפתור "המשך שליחה".

איפה נשמרים המסמכים שהעובד מעלה?

בתגובה ב-Formy, ואם הטופס מחובר ל-Google Drive, גם בתיקייה ש-Formy יוצרת ב-Drive שלכם. ממסלול Basic אפשר תיקייה נפרדת לכל עובד, לפי השם שמילא.

ההסכם החתום נשמר ב-Google Drive?

לא. ל-Drive עוברים רק קבצים שהועלו ותמונות של חתימות. את ההסכם החתום מורידים מהתגובה ב-Formy, עם כל הגרסאות ותעודת ההשלמה.

חתימה אלקטרונית על הסכם עבודה תקפה?

חוק חתימה אלקטרונית מכיר בחתימה אלקטרונית, ו-Formy מספקת חתימה אלקטרונית רגילה עם תיעוד: מועד, כתובת IP, דפדפן וטביעת SHA-256 של מה שנחתם. היא אינה חתימה אלקטרונית מאושרת. במחלוקת, הצד שקבע את דרך החתימה ומסתמך על החתימה צריך להוכיח שהצד השני חתם, ולכן כדאי לשמור את תעודת ההשלמה. בהסכם רגיש, בדקו עם עורך דין.

מה קורה אם העובד לא ממלא את הטופס?

בשליחה למילוי הקישור תקף 30 ימים, ותזכורת שולחים בכפתור "תזכורת", לכל היותר פעם ב-24 שעות לכל עובד. בשלב של סבב חתימות יש תזכורות אוטומטיות כל 72 שעות, עד שלוש.

כמה אנשים בצוות יכולים לעבוד על הקליטה?

במסלול Basic יש 3 חברי צוות ובמסלול Pro יש 10, ואפשר להוסיף מושבים. כל חבר בסביבת העבודה רואה את כל התגובות שבה, ולכן כדאי לשמור את טפסי הקליטה בסביבת עבודה שרק אנשי משאבי האנוש והשכר חברים בה.

מקורות רשמיים

• חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), התשס"ב-2002. נוסח החוק בנבו, עדכני ל-18 בספטמבר 2023: סעיף 1 (30 ימים), סעיף 2(ד) (הסכם עבודה בכתב). נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• הודעה לעובד על תנאי עבודה: טופס לדוגמה. משרד העבודה. נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• כללים והוראות לטופס 101 אלקטרוני לשנת 2026. רשות המסים, 12 בינואר 2026, כולל רשימת בתי התוכנה שאושרו. נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• טופס 101: הטופס הרשמי להדפסה. רשות המסים, מהדורה 11.2025. נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק (נוסח משולב). ילקוט הפרסומים 6302, 27 בספטמבר 2011, סעיף 6(ה). נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• חוק הגנת הפרטיות (תיקון מס׳ 13), התשפ"ד-2024. ספר החוקים 3287, 14 באוגוסט 2024. התחילה שנה מיום הפרסום. נקרא ב-17 באוקטובר 2026
• חוק חתימה אלקטרונית (תיקון מס׳ 3), התשע"ח-2018. ספר החוקים 2696, 28 בפברואר 2018: סעיף 3א (נטל ההוכחה). נקרא ב-17 באוקטובר 2026

להמשך קריאה

• שליחה לחתימה ושליחה מרוכזת
• קישור אישי עם פרטים ממולאים מראש
• קבצים מטופס לתיקייה ב-Google Drive
• טפסי משאבי אנוש וגיוס
• מה חייב לכלול חוזה עבודה
• טופס 101: הטופס הרשמי להורדה