טופס קליטת עובד חדש: פרטי שכר, פנסיה וקשר לפני היום הראשון

מה העובד ממלא: שלושה עמודים קצרים

1. בעמוד הראשון: שם פרטי ושם משפחה, טלפון נייד, אימייל (לא חובה), התפקיד שסוכם ותאריך תחילת העבודה (לא חובה, כי לפעמים הוא עוד לא נקבע). שאלה אחת בודקת אם מלאו לעובד 18, ומי שעונה "עדיין לא" רואה מיד הסבר על האישור הרפואי שעליו להביא.
2. בעמוד "שכר ופנסיה": שם הבנק, מספר הסניף ומספר החשבון שאליו יועבר השכר, ושאלה על קרן הפנסיה. מי שעונה שיש לו קרן שהוא רוצה שתפקידו אליה מתבקש לכתוב את שמה.
3. בעמוד "לקראת היום הראשון": שם וטלפון לשעת חירום (לא חובה, אבל מי שכותב שם מתבקש גם טלפון), ושדה פתוח למה שכדאי להכין, למשל התאמת נגישות או מידה לבגדי עבודה.

בטופס 15 שאלות, ותשע מהן חובה. בין העמודים עוברים בכפתור "הבא", ומד ההתקדמות בראש העמוד מראה כמה משאלות החובה כבר נענו. בעמוד האחרון יש הודעת פרטיות, ואחרי השליחה העובד רואה הודעת תודה שמזכירה לו למלא את טופס 101. את חשבון הבנק בוחר העובד: לפי סעיף 6(א) לחוק הגנת השכר, שכר משולם לעובד עצמו, ומותר להעביר אותו לבנק על פי הוראה בכתב שלו.

למה הטופס לא שואל מספר זהות, כתובת ותאריך לידה

כי העובד כבר מוסר את כל אלה בטופס 101, הטופס הרשמי של רשות המסים שכל עובד ממלא כשהוא מתחיל לעבוד ובתחילת כל שנת מס. בטופס 101 יש מספר זהות, תאריך לידה, כתובת, מצב משפחתי, קופת חולים ופרטי ילדים, ומצרפים אליו צילום של תעודת הזהות. אין בו חשבון בנק לשכר ואין בו קרן פנסיה, ואותם בדיוק אוסף הטופס הזה.

כך מספר הזהות, תאריך הלידה והכתובת נמסרים פעם אחת, ולא נשמרים גם בטבלת התגובות של הטופס. את טופס 101 ממלאים בנפרד: טופס 101 להורדה, עם הסבר, איך ממלאים טופס 101 ומה זה טופס 101. Formy אינה מערכת מאושרת למילוי ממוחשב של טופס 101, והתבנית לא ממלאת אותו במקום העובד.

מה משלימים לפני ששולחים את הקישור

בטופס יש חמישה מקומות בסוגריים מרובעים. מחליפים כל אחד מהם בפרטים של העסק:

• [שם העסק]: בכותרת שבראש הטופס ובהודעת הפרטיות.
• [איפה ואיך ממלאים אצלנו את טופס 101]: למשל קישור למערכת השכר, או "נמסור לכם טופס מודפס ביום הראשון".
• [למי ומתי מוסרים אותו]: בהסבר לעובדים שעוד לא מלאו להם 18, למי ועד מתי מביאים את האישור הרפואי.
• [מי שמכין אצלנו את השכר, למשל רואה החשבון]: מי שיקבל את פרטי השכר והפנסיה, למשל לשכת השכר.
• [מייל או טלפון לפניות בנושא]: לאן פונים כדי לעיין בפרטים או לתקן אותם.

אחר כך מלאו את הטופס פעם אחת בעצמכם. בשאלת הגיל ענו "עדיין לא", ובשאלת הפנסיה בחרו "כן, יש לי קרן שאני רוצה שתפקידו אליה". כך תראו את ההסבר על האישור הרפואי, וגם ששם הקרן הופך לשדה חובה. בסוף מחקו את תגובת הניסיון, כדי שלא תגיע בטעות למי שמכין את השכר.

קליטת עובד חדש: השלבים ומה נכנס לערכת הקליטה

קליטת עובד חדש היא כל מה שקורה מרגע שהעובד התקבל ועד שהוא עובד באופן מלא: מסמכים לשכר ולמס, תנאי העבודה בכתב והכנת היום הראשון. בעסק קטן זה נראה בדרך כלל כך:

1. העובד ממלא את הטופס הזה, רצוי לפני היום הראשון, ואת טופס 101 עם תחילת העבודה. מי שיש לו מקום עבודה נוסף או קצבה יכול לבקש ממס הכנסה תיאום מס ולמסור לכם את האישור (טופס 116 ותיאום מס, הסבר על טופס 116).
2. מי שמכין את השכר מקבל את חשבון הבנק ואת שם הקרן, כדי שהמשכורת הראשונה וההפקדות לפנסיה יגיעו למקום הנכון.
3. המעסיק מוסר לעובד הודעה בכתב על תנאי העבודה תוך 30 יום מתחילת העבודה, ולעובד מתחת לגיל 18 תוך 7 ימים (סעיף 1 לחוק הודעה לעובד). הסכם עבודה כתוב שכולל את כל הפרטים שהחוק מונה ונמסר בזמן ממלא את החובה הזו (סעיף 2; תבנית להסכם עבודה אישי, מדריך להסכם עבודה).
4. ביום הראשון: מסירת ציוד לעובד, אישור קריאת נהלים, וכשהעובד נחשף למידע רגיש, גם הסכם סודיות.

כדאי לשמור את כולם בתיק העובד. את הטפסים לגיוס, לקליטה ולעזיבה מרכזים בטפסי משאבי אנוש וגיוס ב-Formy. איך שולחים לעובד את הטופס הזה, את הסכם העבודה לחתימה ואת בקשת המסמכים, ובאיזה סדר, מוסבר במדריך לקליטת עובד חדש מרחוק.

קליטת עובד חדש מרחוק, בטלפון

העובד לא צריך להגיע למשרד כדי למסור את הפרטים. שלחו לו את הקישור לטופס בוואטסאפ, בהודעה או במייל, והוא ימלא אותו בטלפון בכמה דקות. אותו קישור מתאים לכל העובדים החדשים, וכל מילוי נשמר כתגובה נפרדת עם השם של העובד. במסלול Lite ומעלה אפשר לשלוח את הטופס גם מתוך Formy, ב"שליחה מרוכזת": כל עובד מקבל במייל קישור אישי, ואפשר לראות מי כבר ענה ולשלוח תזכורת למי שעוד לא. התבנית מבקשת ממנועי החיפוש לא להציג את הטופס בתוצאות, כי הוא מיועד רק למי שקיבל מכם את הקישור.

השמירה האוטומטית כבויה בתבנית. טופס קליטה ממולא לפעמים במחשב משותף במשרד או בסניף, ואם עובד מתחיל למלא ולא מסיים, מי שפותח אחריו את אותו קישור באותו מחשב רואה את מה שכבר נכתב, כולל פרטי הבנק. לכן ממלאים את הטופס ברצף אחד. אם אתם בטוחים שהוא ימולא רק בטלפונים אישיים, אפשר להפעיל בהגדרות הטופס את "שמירה אוטומטית של תגובת הטופס".

עובדים שעוד לא מלאו להם 18

הטופס לא שואל תאריך לידה, רק אם מלאו לעובד 18, כי מתחת לגיל הזה חלים על המעסיק כללים נוספים לפי חוק עבודת הנוער:

• מותר להעסיק נער או נערה רק אחרי שהציגו לכם אישור רפואי מרופא המשפחה שבדק אותם (סעיף 11(א), סעיף 16א(א)). בעבודות שנקבע שהן מחייבות בדיקות התאמה, צריך גם אישור מרופא מורשה.
• את האישור או העתק שלו שומרים במקום העסק כל עוד הם עובדים אצלכם ועד שנה אחרי סיום העבודה, ואז מבערים אותו (סעיף 16א(ב)).
• הבדיקה והאישור לא עולים כסף: לא לעובד הצעיר, לא להורים ולא למעסיק (סעיף 9).
• את ההודעה על תנאי העבודה מוסרים תוך 7 ימים במקום 30.
• החוק מגביל גם את שעות העבודה של בני נוער ואוסר ככלל להעסיק אותם בלילה (סעיף 24). בדקו את זה לפני שאתם משבצים משמרות.

לכן מי שעונה "עדיין לא" רואה בטופס הסבר קצר על האישור הרפואי. את האישור עצמו לא מעלים לטופס: זה מסמך רפואי, והחוק קובע איפה שומרים אותו ומתי מבערים אותו.

קרן הפנסיה: העובד בוחר

לפי סעיף 20(א) לחוק קופות הגמל, עובד רשאי לבחור בכל עת כל קופה שמתאימה למטרת ההפקדה, ואסור למעסיק להתנות את ההפקדות או את שיעורן בקרן מסוימת, בסוג מסוים של קרנות או ברשימה מסוימת של קרנות. לכן הטופס שואל רק מה העובד בחר.

• מי שעונה "כן, יש לי קרן שאני רוצה שתפקידו אליה" כותב את שם הקרן שבה בחר, גם אם זו קרן חדשה שהוא עובר אליה עכשיו, ואתם מעבירים אותו למי שמכין את השכר.
• למי שעונה "אין לי קרן פנסיה" או "עוד לא בדקתי", הסבירו שהבחירה שלו, ותאמו עם מי שמכין את השכר מה עושים עד שיבחר ומתי מתחילות ההפקדות.

קרן השתלמות לא נכללת בתבנית, כי לא כל המעסיקים מפרישים אליה. אם אתם מפרישים לקרן השתלמות, הוסיפו שאלה דומה בעמוד השכר.

פרטי בנק בטופס: מי רואה אותם וכמה זמן הם נשמרים

את התשובות רואה מי שיש לו גישה לתגובות של הטופס בסביבת העבודה שלכם, והן נשמרות עד שתמחקו אותן, בעצמכם או במחיקה אוטומטית.

בסוף הטופס יש הודעת פרטיות שבנויה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות. היא אומרת שהחוק לא מחייב למסור את הפרטים ומה יקרה בלעדיהם, לשם מה הם נאספים, מי אחראי עליהם ואיך פונים אליו, למי הם מועברים ולמה, ושיש זכות לעיין בהם ולבקש לתקן אותם. השלימו בה את הפרטים שבסוגריים.

כדאי לבדוק שלוש הגדרות:

• אם תגדירו התראה במייל על תגובה חדשה, תמצאו בה את האפשרות "כלול נתוני טופס". היא פעילה כברירת מחדל, ואז גם פרטי הבנק נשלחים במייל. כבו אותה.
• אחרי שהפרטים עברו למערכת השכר, אין סיבה להשאיר אותם גם בטופס. בהגדרות הטופס, באזור "שמירת תגובות", מפעילים "מחיקה אוטומטית של תגובות ישנות" ובוחרים אחרי כמה זמן.
• במסלול Basic ומעלה אפשר להפעיל "שאלון מוגן". הוא מוציא את תוכן התשובות מההתראות, מכבה שמירת טיוטות, תגובות חלקיות ומעקב אחרי כתובות IP, ומבקש להחליט כמה זמן התגובות נשמרות.

מה התבנית לא עושה

• אין בה חתימה, והיא לא מחליפה את טופס 101 או את ההודעה על תנאי העבודה.
• את הפרטים מעבירים למערכת השכר ולקרן הפנסיה בעצמכם: מייצאים את התגובות לאקסל או ל-CSV.
• הטופס לא נשלח לעובד מעצמו ולא שולח לו תזכורות. במסלול Lite ומעלה אפשר לשלוח אותו מתוך Formy ב"שליחה מרוכזת", ומשם לשלוח תזכורת למי שעוד לא ענה.
• מספר החשבון לא נבדק. כדאי לאמת אותו מול העובד לפני המשכורת הראשונה.
• אין בה העלאת מסמכים: צילום תעודת הזהות מצורף לטופס 101, והאישור הרפואי של עובד צעיר נשמר אצלכם במקום העסק. מי שבכל זאת צריך העלאת קבצים יכול להוסיף אותה במסלול Lite ומעלה.

תבניות לשלבים הבאים בעבודה

אחרי הקליטה: בקשת חופשה, יומן עבודה ומכתב אישור העסקה. בסוף הדרך: צ׳קליסט לעזיבת עובד. כל התבניות בתחום נמצאות בטפסי משאבי אנוש וגיוס ובטפסי תעסוקה.

עוד על מה שהתבנית משתמשת בו: טפסים בכמה עמודים, לוגיקה מותנית וסרטוני הדרכה של Formy.