איך מגדירים סבב חתימות עם סדר חותמים

מה צריך לפני שמתחילים

• הטופס שמור לפחות פעם אחת. סבב מגדירים על טופס קיים, לא על טופס שעוד לא נשמר.
• מי שממלא את הטופס הוא תמיד הראשון בסבב. אם הוא צריך לחתום בעצמו, הוסיפו לטופס שדה חתימה. האנשים שבשלבים הבאים חותמים בדף החתימה שנשלח אליהם, בלי שדה נוסף בטופס.
• לכל משתתף צריך כתובת מייל: כתובת קבועה שתקלידו, או שדה מייל בטופס שהמשיב ממלא (למשל, המייל של השוכר בחוזה שכירות).
• אם צריך רק שאדם אחד יחתום, לא חייבים סבב: שלחו לו את הטופס עצמו, אפשר גם כקישור אישי עם פרטים ממולאים.

איך עושים את זה, שלב אחר שלב

1. 1פותחים את הגדרות הסבב

   פותחים את הטופס בעורך, לוחצים על הגדרות, עוברים ללשונית שליחה ותגובות וגוללים עד החלק סבב חתימות, בתחתית הלשונית.

2. 2מפעילים את הסבב

   מפעילים את המתג הפעלת סבב חתימות. מתחת למתג מופיע סדר הסבב, שמתחיל תמיד במשיב הטופס. כל שלב שתוסיפו יופיע שם, לפי הסדר.

3. 3מוסיפים שלב לכל משתתף, לפי הסדר

   לוחצים על הוספת שלב פעם אחת לכל אדם. בשדה שם השלב כותבים שם שמסביר מי זה, למשל "מנהל ישיר" או "השוכר". השם הזה מופיע תחת סדר הסבב.

4. 4בוחרים מה כל משתתף צריך לעשות

   ברשימה מה נדרש מהם בוחרים חתימה, אישור, אישור קריאה או עותק בלבד. שימו לב: שלב חדש נפתח כאישור. כדי שהמשתתף יחתום, החליפו לחתימה.

   רק שלב של חתימה הופך את התגובה למסמך חתום שנספר במכסה. אישור, אישור קריאה ועותק לא נספרים.

5. 5קובעים למי זה נשלח

   תחת מי הנמען בוחרים כתובת קבועה ומקלידים את הכתובת בשדה כתובת מייל, או בוחרים לפי תשובה בטופס ובוחרים ברשימה שדה המייל את השדה שממנו תילקח הכתובת. כתובת קבועה מתאימה למי שמאשר כל תגובה, כמו מנהל. שדה מהטופס מתאים כשכל תגובה הולכת לאדם אחר.

6. 6בוחרים ערוץ שליחה

   בשדה ערוץ שליחה ברירת המחדל היא מייל בלבד. SMS (וגם מייל) זמין ממסלול Lite ולא בתקופת הניסיון, ומבקש מספר טלפון קבוע או שדה טלפון מהטופס. המייל נשלח תמיד, גם כשבוחרים SMS.

   ה-SMS מגיע רק למספר שיש עליו אישור רשום לקבלת הודעות בסביבת העבודה שלכם. בלי אישור כזה הבקשה יוצאת במייל בלבד, והעורך לא מציג על כך הודעה.

7. 7מחליטים על קוד אימות ועל ההגדרות המתקדמות

   דרישת אימות בקוד חד־פעמי כבויה כברירת מחדל. כשמפעילים אותה, המשתתף מקבל קוד לפני שהוא חותם. תחת הגדרות מתקדמות אפשר לקבוע שפת ההודעה, פקיעת תוקף אחרי (שעות) ואם מותר להחזיר לתיקון (מסומן כברירת מחדל).

   הקוד בודק שלמשתתף יש גישה לתיבת המייל או לטלפון. הוא לא מוכיח זהות ולא סמכות לחתום.

8. 8מסדרים ושומרים

   בעזרת החצים שליד כל שלב (העברה למעלה והעברה למטה) מזיזים שלבים עד שהסדר נכון. בסוף לוחצים על שמירת הסבב. לסבב יש כפתור שמירה משלו: שמירת הטופס לא שומרת אותו.

   כשהשמירה מצליחה, ליד הכפתור מופיע הסבב נשמר.

   

איך בודקים שזה עבד

מה עושים כשמשהו לא עובד

המשתתף לא קיבל את הבקשה

בדקו את הכתובת בשלב ואת תיקיית הספאם שלו. אם בחרתם SMS, זכרו שה-SMS נשלח רק למספר עם אישור רשום, והמייל נשלח בכל מקרה. אפשר לשלוח שוב בעזרת שליחת תזכורת מתוך סבב החתימות של התגובה.

הכפתור הוספת שלב לא מוסיף שלב

הגעתם למספר השלבים של המסלול: 3 ב-Free, 5 ב-Lite ו-10 ב-Basic. מעבר לזה צריך מסלול גבוה יותר, ובכל מסלול סבב שנשמר מוגבל ל-20 משתתפים.

באפשרות לפי תשובה בטופס אין שדות לבחירה

בטופס אין שדה מייל, ולכן מופיעה ההודעה "אין בטופס שדה מייל. הוסיפו שדה מייל כדי להשתמש באפשרות הזו." הוסיפו לטופס שדה מסוג מייל, שמרו, וחזרו לשלב.

בשדה ערוץ שליחה מופיע הערוץ הזה עדיין לא מוגדר

בחרתם ערוץ שלא פעיל ב-Formy כרגע. ב-formy.co.il זה המצב של וואטסאפ: אפשר לבחור אותו, אבל הבקשות יוצאות במייל בלבד. בחרו מייל בלבד או SMS (וגם מייל).

משתתף לא חתם, והקישור שלו פג

קישור לשלב עובד 14 ימים כברירת מחדל, או למספר השעות שקבעתם בשדה פקיעת תוקף אחרי (שעות) (בין 1 ל-8,760). משתתף שהקישור שלו פג מסומן פג תוקף.

התזכורות לא יוצאות לפי השעות שכתבתי

התזכורות האוטומטיות זהות בכל שלב: הראשונה 72 שעות אחרי ההזמנה, ועוד אחת כל 72 שעות, עד שלוש. השדה תזכורת אחרי (שעות) לא משנה את הלוח הזה. אפשר להוסיף תזכורת ידנית עם שליחת תזכורת, פעם ב-15 דקות לכל היותר.

משתתף החזיר את המסמך או דחה אותו

אם השלב מאפשר מותר להחזיר לתיקון, המשתתף יכול ללחוץ החזרה לתיקון. הסבב עובר למצב הוחזר לתיקון ומחכה לכם, ולא ממשיך אל הבא בתור. דחייה עוצרת את הסבב לכולם, והוא מסומן נדחה.

מי שמנסה לחתום לא מצליח לשלוח את הטופס

כנראה נגמרה מכסת המסמכים החתומים. בלשונית תגובות מופיע מכסת המסמכים החתומים נוצלה. תגובה שהייתה צורכת מסמך חתום לא נשמרת עד שהמכסה מתחדשת או עד שמשדרגים.

מגבלות ומסלולים

נכון ל-17 באוקטובר 2026. המחירים והמכסות המלאים בעמוד המחירים.

מה אי אפשר לעשות

• לשלוח לשני אנשים באותו זמן. כל שלב מחכה לשלב שלפניו.
• לשלוח בקשות חתימה בוואטסאפ מ-formy.co.il.
• להגדיר מועד תזכורת משלכם. התזכורות האוטומטיות יוצאות כל 72 שעות, עד שלוש.
• להשתמש בסבב על צוואה או מסמך ירושה. כשמטרת המסמך היא עריכת צוואה / מסמך ירושה, העורך לא מאפשר להפעיל סבב.
• לספק חתימה אלקטרונית מאושרת. החתימה ב-Formy היא חתימה אלקטרונית רגילה, וקוד האימות לא מוכיח זהות.

מה עוד כדאי לקרוא

מה היכולת עושה, למי היא מתאימה ומה היא לא עושה, בעמוד שליחת מסמך לחתימה מרחוק.

רוצים לראות את זה במסך? בסרטון ההדרכה חוזה שכירות דיגיטלי: המשכיר והשוכר חותמים מרחוק.

• איך בודקים מסמך שנחתם ב-Formy
• איך שולחים קישור אישי עם מילוי מראש
• איך מפעילים התראת SMS על תגובה חדשה
• איך מעבירים טופס PDF לטופס מקוון