איך שולחים בשליחה מרוכזת מסמך אחד לכמה חותמים

מה צריך לפני שמתחילים

• טופס שמור עם סבב חתימות, ובו שלב חתימה לכל חותם אפשרי. אם לדירה יכולים להיות עד שלושה בעלים, צריך שלושה שלבים. כמה שלבים אפשר להוסיף לסבב תלוי במסלול, ראו בטבלה בהמשך.
• שדה מייל בטופס לכל חותם, למשל "מייל בעלים 2". השדות האלה רק מחזיקים את הכתובות, ואפשר להסתיר אותם ממי שרואה את הטופס: בהגדרות של השדה, תחת מצב השדה, בוחרים מוסתר. את החותם הראשון אפשר גם לשלוח לנמען של השליחה, בלי שדה (ראו בשלב 2).
• רשימה עם שורת כותרות ועמודת מייל, שורה לכל חותם. עמודה אחת מסמנת לאיזה מסמך שייכת כל שורה, למשל "דירה", "תיק" או "כיתה". אפשר להוסיף עמודת שם ועמודת טלפון. מדביקים את הרשימה מגיליון או מעלים קובץ CSV.

איך עושים את זה, שלב אחר שלב

1. 1מכינים בטופס שלב לכל חותם

   בעורך לוחצים על הגדרות, עוברים ללשונית שליחה ותגובות וגוללים עד סבב חתימות. לכל חותם לוחצים הוספת שלב. ברשימה מה נדרש מהם בוחרים חתימה, תחת מי הנמען בוחרים לפי תשובה בטופס, ובוחרים ברשימה שדה המייל את שדה המייל של אותו חותם. בשלבים של החותם השני והלאה מפעילים את המתג שלב רשות, ובסוף לוחצים שמירת הסבב.

   שלב רשות מדלג על החותם כשאין לו כתובת, ולכן אותו טופס מתאים גם למסמך עם חותם אחד וגם למסמך עם שלושה. שלב חדש נפתח כאישור, אז חשוב להחליף לחתימה.

2. 2בוחרים שליחה לחתימה ואת הטופס

   בתפריט הצד לוחצים על שליחה מרוכזת, בוחרים שליחה לחתימה, ובשלב הטופס בוחרים את הטופס.

   טופס בלי סבב חתימות מופיע ברשימת הטפסים שעוד לא מוכנים, ולידו הכפתור הוספת שלב חתימה לנמען. הכפתור מפעיל בטופס סבב עם שלב חתימה אחד שנשלח לנמען, ובשליחה עם קיבוץ זה החותם הראשון בכל מסמך. את שאר החותמים מוסיפים אחר כך בעורך, כמו בשלב 1.

3. 3מדביקים את הרשימה או מעלים קובץ

   בשלב הנמענים עוברים ללשונית הדבקה או קובץ, ומדביקים את הרשימה מהגיליון או מעלים קובץ CSV. השורה הראשונה היא שמות העמודות, ואחת מהן היא עמודת המייל, למשל "מייל" או email. כל שורה אחריה היא חותם אחד.

   עמודה שהכותרת שלה היא שם של שדה בטופס ממלאת את השדה הזה במסמך. במסמך של כמה שורות מספיק למלא את הערך פעם אחת: נלקח הערך מהשורה הראשונה שבה הוא מופיע.

4. 4בוחרים לפי מה לקבץ

   מתחת לרשימה מופיע כמה חותמים במסמך אחד. ברשימה קיבוץ שורות לפי עמודה בוחרים את העמודה שמסמנת את המסמך, למשל "דירה". שורות עם אותו ערך בעמודה הופכות למסמך אחד, וסדר השורות הוא סדר החתימה: השורה הראשונה בקבוצה חותמת בשלב הראשון, השנייה בשלב השני, וכן הלאה. כשיש עמודה שהערכים בה חוזרים, Formy מציעה לקבץ לפיה, ואפשר ללחוץ כן, לקבץ.

   ברירת המחדל היא בלי קיבוץ — כל שורה היא מסמך נפרד. ערכים נחשבים זהים גם כשהם שונים באותיות גדולות וקטנות או ברווחים מיותרים. בראש החלק כתוב לכמה חותמים במסמך הטופס מוגדר, ומתחת לבחירה כתוב כמה מסמכים וחותמים יש ברשימה, עם המסמכים הראשונים, לפי סדר החתימה.

   

5. 5קוראים את בדיקת השורות

   בשלב בדיקה ושליחה מופיעה בדיקת שורות: כל מסמך שייווצר, השורות שמהן נבנה והחותמים שלו לפי סדר החתימה, עם שם ומייל. שלבים שהכתובת שלהם קבועה בטופס מסומנים כתובת קבועה, ושלב רשות שאין לו חותם מסומן דולג — לא הוזנה כתובת לחותם. כל מסמך מסומן מוכן לשליחה, עם הערות או לא יישלח, וההערות שלו מסבירות למה.

   הכפתורים מוכנים לשליחה, עם הערות ולא יישלחו מסננים את הרשימה, וליד כל אחד מהם מספר המסמכים. ברשימה ארוכה יש גם תיבת חיפוש, סינון הרשימה.

   

6. 6מתקנים את מה שלא יישלח

   מעבר לבעיה הראשונה מעביר למסמך הראשון שלא יישלח. הורדת השורות לתיקון מוריד את הקובץ שורות-לתיקון.csv עם כל שורה שיש בה שגיאה או הערה: מספר השורה והבעיה, ואחריהם העמודות המקוריות. מתקנים את השורות, חוזרים לשלב הנמענים, מדביקים שוב את הרשימה וממשיכים לבדיקה.

   מספרי השורות הם כמו בגיליון: שורת הכותרות היא שורה 1. הערה לא עוצרת מסמך, ומסמך שמסומן לא יישלח לא עוצר את האחרים: הם יישלחו בלעדיו.

7. 7שולחים

   על כפתור השליחה כתוב כמה מסמכים יישלחו, ובסוגריים כמה לא יישלחו. בחלון "לשלוח לכולם?" מופיע כמה מסמכים יישלחו, לכמה חותמים בסך הכול וכמה מסמכים ינוצלו מהמכסה. לוחצים שליחה. בכל מסמך הבקשה יוצאת קודם לחותם הראשון, וכשהוא חותם היא עוברת לבא בתור.

   אי אפשר לבטל משלוח שכבר יצא. מסמך שסומן לא יישלח בגלל שורה ברשימה לא נשלח ולא נספר במכסה.

איך בודקים שזה עבד

דוגמה: ועד בית שאוסף חתימות של בעלי הדירות

מה בודקת בדיקת השורות

כשכמה חותמים משתמשים באותו מייל

מה עושים כשמשהו לא עובד

החלק כמה חותמים במסמך אחד לא מופיע

הוא מופיע רק אחרי שבוחרים שליחה לחתימה ומדביקים רשימה או מעלים קובץ בלשונית הדבקה או קובץ. ברשימה בלי שורת כותרות, כשהטופס מקבל חותם אחד בלבד, הוא לא מופיע. נמענים מקבוצות או מאנשי הקשר לא מקובצים: כל איש קשר מקבל מסמך משלו.

אי אפשר לבחור עמודה לקיבוץ

אם כתוב "כדי לקבץ, השורה הראשונה צריכה להיות שורת כותרות שיש בה עמודת מייל (למשל: דירה, שם, מייל, טלפון)." הוסיפו בראש הרשימה שורת כותרות עם עמודת מייל. אם כתוב "בסבב החתימות של הטופס הזה כל הכתובות קבועות, כך שאין שלב שחותם מהרשימה יכול למלא." כל השלבים בסבב הם כתובת קבועה: הוסיפו לטופס שלב לפי תשובה בטופס לכל חותם מהרשימה, כמו בשלב 1.

מסמך לא יישלח כי יש בו יותר חותמים ממה שהטופס מקבל

בטופס צריך שלב חתימה לכל חותם. ליד ההערה יש קישור הגדרת סבב חתימות, שפותח את הטופס בעורך בלשונית חדשה. הוסיפו שדה מייל ושלב לכל חותם נוסף, והפעילו בו שלב רשות כדי שמסמכים עם פחות חותמים ידלגו עליו. כמה שלבים אפשר להוסיף תלוי במסלול, ראו בטבלה.

מסמך שלם לא יישלח בגלל כתובת אחת

כשהכתובת של אחד החותמים חסרה או לא תקינה, המסמך כולו לא יישלח, כדי שלא ייצא מסמך בלי אחד מהחותמים שלו. תקנו את הכתובת והדביקו שוב. שלב רשות מדלג רק כשאין בקבוצה שורה לחותם שלו, לא כשיש שורה עם כתובת לא תקינה.

בבדיקה כתוב שחסר חותם לשלב

בקבוצה יש פחות שורות מהשלבים שאינם שלבי רשות, ולכן המסמך לא יישלח. הוסיפו שורה לחותם החסר, או הפעילו בשלב שלב רשות אם לא תמיד יש לו חותם.

בראש הבדיקה כתוב "כל שלבי החתימה יישלחו לאותה כתובת. כדי שכל מסמך ייחתם על ידי כמה אנשים, השתמשו ב'קיבוץ שורות לפי עמודה'"

הרשימה לא מקובצת, ולכן כל השלבים בטופס יוצאים לאדם שבשורה. חזרו לשלב הנמענים ובחרו עמודה בקיבוץ שורות לפי עמודה.

שורה לא תישלח כי הכתובת שלה כבר מופיעה בשורה אחרת

בלי קיבוץ, כל כתובת מקבלת מסמך אחד, והשורה המאוחרת יותר לא נשלחת. אם שני האנשים צריכים לחתום על אותו מסמך, קבצו את השורות לפי עמודה. אם כל אחד צריך מסמך משלו, תנו לכל אחד כתובת משלו.

חותם עם מייל משותף קיבל את הקוד לתיבה המשותפת ולא ב-SMS

הקוד יוצא ב-SMS רק כשהשלב דורש קוד ובשורה של החותם יש מספר נייד, ואז בדיקת השורות כותבת זאת ליד המסמך. גם אז ה-SMS יוצא רק אם המסלול כולל SMS, יש קרדיט הודעות ויש אישור רשום למספר. אחרת הקוד נשלח לתיבה המשותפת, והתעודה מתעדת לאן הוא נשלח.

מגבלות ומסלולים

נכון ל-23 באוקטובר 2026. המחירים והמכסות המלאים בעמוד המחירים.

מה אי אפשר לעשות

• להחתים כמה אנשים על אותו מסמך באותו זמן. במסמך אחד החותמים חותמים אחד אחרי השני, לפי סדר השורות.
• לקבץ נמענים שבחרתם מקבוצות או מאנשי הקשר. הקיבוץ עובד רק על רשימה שמדביקים או מעלים.
• לקרוא קובץ Excel ישירות. מעתיקים את הטבלה מהגיליון ומדביקים, או שומרים אותה כקובץ CSV.
• לבטל משלוח שכבר יצא. את הסבב של מסמך מסוים אפשר לעצור מתוך התגובה, בביטול הסבב.
• להוכיח מי חתם כשכמה חותמים משתמשים באותו מייל. השם שמוקלד הוא הצהרה של החותם, והקוד מראה רק גישה לתיבה או לטלפון.
• לספק חתימה אלקטרונית מאושרת. החתימה ב-Formy היא חתימה אלקטרונית רגילה עם תיעוד ראיות.

מה עוד כדאי לקרוא

מה היכולת עושה, למי היא מתאימה ומה היא לא עושה, בעמוד שליחת מסמך לחתימה מרחוק.

• איך מגדירים סבב חתימות עם סדר חותמים
• איך בודקים מסמך שנחתם ב-Formy
• איך שולחים קישור אישי עם מילוי מראש
• איך יוצרים תגובה לכל שורה ברשימה במילוי מרוכז