קבלות ועד בית להדפסה: קבלה ב-PDF לכל תשלום של דייר

התבנית נועדה למי שאחראי על גביית ועד הבית, בדרך כלל הגזבר, כשדייר משלם דמי ועד במזומן, בצ'ק, בהעברה או באפליקציה. ממלאים את הטופס בטלפון כשהתשלום מתקבל, לוחצים על "הפקת קבלה" ומורידים קבלה ב-PDF להדפסה או לשליחה לדייר. כל קבלה דיגיטלית נשמרת גם כשורה בטבלת התגובות, כך שבמקום פנקס קבלות מנייר עם העתקים יש לוועד רשימה אחת של כל התשלומים. לדמי ועד חודשיים, כשאותם דיירים משלמים כל חודש, אפשר גם להפיק בבת אחת קבלה לכל דירה ששילמה, בלשונית "מילוי מרוכז" (פירוט בהמשך).

למה ועד הבית נותן קבלה על כל תשלום

בבית משותף שלא רשם תקנון משלו בעניין הזה חל התקנון המצוי שבתוספת לחוק המקרקעין (סעיף 64). לפי פרט 16 בתקנון:

• הגזבר מוסר קבלה לכל הכנסה ומנהל פנקס הכנסות והוצאות.
• לאסיפה הכללית הרגילה הוא מביא לאישור את הפנקס, יחד עם העתקי הקבלות שמסר.
• פעם בשישה חודשים הוא עורך דין וחשבון כספי.
• כל בעל דירה רשאי לעיין בכל עת סבירה בפנקס, בקבלות ובדין וחשבון.
• ההכנסות מופקדות בחשבון בנק על שם הבית המשותף.

בבניין שהתקשר עם חברת ניהול, חובות הגזבר בניהול החשבונות, בהבאתם לאישור ובמסירת מידע לבעלי הדירות חלות עליה (סעיף 71(ד)). הקבלה שומרת על שני הצדדים: הדייר יכול להוכיח ששילם, והוועד יכול להראות לבעלי הדירות על מה נגבה כל סכום. ואם מחלוקת על תשלום מגיעה למפקח על רישום המקרקעין, שמכריע בסכסוכים בין בעלי דירות (סעיף 72), הקבלות הן ראיה לתשלום.

מה כתוב בקבלה

בראש הקבלה מודפסים הכותרת "קבלה על תשלום לוועד הבית" ושורה עם כתובת הבניין. מתחתן:

• מספר קבלה ותאריך קבלת התשלום. התאריך של היום מתמלא לבד.
• התקבל מאת ומספר דירה.
• סוג התשלום: דמי ועד שוטפים, גבייה מיוחדת, חוב מתקופה קודמת, או סוג אחר שכותבים.
• עבור: החודשים שהתשלום מכסה, או מטרת הגבייה.
• סכום בשקלים ואמצעי התשלום: מזומן, צ'ק, העברה בנקאית, הוראת קבע, ביט, פייבוקס או אמצעי אחר.
• פרטי הצ'ק: השדה נפתח רק כשבוחרים צ'ק, ואז חובה למלא אותו. כותבים שורה לכל צ'ק, עם המספר, הבנק, הסניף, תאריך הפירעון והסכום.
• התקבל על ידי: מי מהוועד קיבל את הכסף.

בתחתית הקבלה מודפסת הודעת פרטיות לדייר. ההסבר שבראש הטופס והשדה "הערה פנימית" לא מודפסים. ההערה נשמרת רק בטבלה, למשל "שילם גם על אפריל מראש".

איך מפיקים קבלה מהטלפון

1. פותחים את הקישור לטופס. כדאי לשמור אותו כסימנייה או במסך הבית של הטלפון.
2. ממלאים את הפרטים ולוחצים על "הפקת קבלה".
3. במסך התודה מופיעים מספר הקבלה, הסכום, שם המשלם והדירה. לוחצים שם על "הורדת התגובה כ-PDF" (עוד על הורדת תגובות כ-PDF).
4. שולחים את הקובץ לדייר בווטסאפ או במייל, או מדפיסים אותו.
5. לקבלה הבאה לוחצים על "קבלה חדשה". הטופס נפתח ריק, עם התאריך של היום ועם השם שביקשתם לזכור.

את השם בשדה "התקבל על ידי" לא צריך להקליד בכל פעם. בטופס שפרסמתם, מתחת לשדה, מופיע הכפתור "זכירת הערך במכשיר הזה". בקבלה הראשונה, אחרי שכותבים את השם, לוחצים על הכפתור, ומעכשיו השם ממתין בקבלות הבאות באותו דפדפן, למשך 90 יום.

קבלות על דמי ועד חודשיים לכל הדירות בבת אחת

כשכל חודש משלמים אותם דיירים, לא צריך למלא את הטופס שוב לכל דירה. בלשונית "מילוי מרוכז" שבעמוד הטופס, ליד "תגובות", שומרים פעם אחת את רשימת הדירות, ובכל חודש מסמנים מי שילם. Formy מפיקה קבלה רגילה לכל דירה מסומנת, עם מספר קבלה משלה וקובץ PDF, בדיוק כמו קבלה שממלאים בטופס, ואף דייר לא מקבל קישור. מילוי מרוכז זמין במסלול Lite ומעלה, לא בתקופת הניסיון.

1. מפעילים מספור אוטומטי בשדה "מספר קבלה", כמו שמוסבר בסעיף על המספור, כדי שכל קבלה תקבל מספר משלה בלי להקליד אותו.
2. פותחים את "מילוי מרוכז" ומדביקים מאקסל או מ-Google Sheets את רשימת הדירות: מספר דירה, שם המשלם והסכום. את הרשימה שומרים פעם אחת, ובחודשים הבאים רק מעדכנים אותה כשמשהו משתנה.
3. בכל חודש מסמנים את הדירות ששילמו. הסינון "בלי תגובה מאז" מראה את הדירות שעוד לא קיבלו קבלה מהרשימה מאז הראשון לחודש.
4. ב"ערכים לכל השורות" ממלאים פעם אחת את מה שזהה לכולם: סוג התשלום, "עבור" (למשל נובמבר 2026), אמצעי התשלום ומי קיבל את הכסף. תאריך קבלת התשלום מתחיל בהיום, וה"עבור" של החודש הקודם לא מועתק לבד.
5. לוחצים "בדיקה ויצירה". Formy בודקת כל שורה לפי הכללים של הטופס, ולפני האישור כתוב כמה קבלות ייווצרו, אילו מספרים הן יקבלו ואילו מיילים יישלחו. אחרי האישור מורידים את כל הקבלות ב"הורדת כל ה-PDF (ZIP)".

תשלום חד-פעמי, כמו גבייה מיוחדת או תשלום של דייר אחד, ממשיכים למלא בטופס עצמו, קבלה אחת בכל פעם. המדריך המלא למילוי מרוכז.

מספור הקבלות בלי כפילויות

את מספר הקבלה מקלידים בעצמכם. לפני שהקבלה מופקת הטופס בודק את המספר מול כל הקבלות הקודמות, ומספר שכבר נרשם לא מתקבל. במקום קבלה מופיעה ההודעה "המספר הזה כבר נרשם בקבלה קודמת", וממשיכים מהמספר הפנוי הבא.

• את המספר האחרון רואים בטבלת התגובות של הטופס.
• שנת הכספים של בית משותף מתחילה ב-1 בינואר (פרט 16(ה)). מי שמתחיל ספירה חדשה בכל שנה מוסיף לפני המספר את השנה, למשל 2027-001, כי מספר משנה קודמת ייחסם.
• קבלות ניסיון תופסות מספרים עד שמוחקים אותן מהטבלה.
• מספור אוטומטי, בלי להקליד מספר, זמין במסלול Lite ומעלה. בעורך בוחרים את השדה "מספר קבלה", תחת "מתקדם" מפעילים "מספר רץ אוטומטי", וב"המספר הבא" כותבים את המספר הבא בפנקס, למשל 1044, ולוחצים "שמירת המספור". כך המספור ממשיך את הפנקס הקיים. אפשר להוסיף קידומת כמו 2027- ולקבוע "מינימום ספרות", ובתחילת שנה לוחצים "התחלת סדרה חדשה". השדה נעשה מוסתר בטופס, והמספר מודפס בקבלה מעצמו, בלי הגדרה נוספת. כדי שלא יודפס, בוחרים בהגדרות השדה, תחת "תצוגה ב-PDF", את "רק בטופס". המדריך המלא למספור.

מה עושים עם הקבלה אחרי ההפקה

הקבלה היא קובץ PDF: מדפיסים אותו, או שולחים אותו לדייר בכל אפליקציה. כפי שהתבנית בנויה, הטופס לא שולח את הקבלה לדייר בעצמו, כי הוא לא מבקש את המייל שלו. כדי שכל משלם יקבל את הקבלה גם במייל, מוסיפים לטופס שדה אימייל, ובהגדרות השדה מפעילים "שליחת עותק מהטופס" (במסלול Lite ומעלה). העותק יוצא עם ה-PDF של הקבלה, גם בקבלות שמופקות במילוי מרוכז, ולפני כל סבב של מילוי מרוכז כתוב כמה עותקים יישלחו, ואפשר לכבות אותם לאותו סבב. מי שמוסיף שדה אימייל מעדכן גם את הודעת הפרטיות שבתחתית הקבלה.

קבלה שכבר הופקה מורידים שוב מטבלת התגובות: לוחצים על "ייצוא" בשורה שלה ומורידים אותה כ-PDF. כדי לתקן טעות לוחצים באותה שורה על שלוש הנקודות ("פעולות נוספות") ובוחרים "עריכה". אחר כך שולחים לדייר את הקבלה המתוקנת במקום הקודמת.

כדי לקבל עותק של כל קבלה גם במייל שלכם, מוסיפים לטופס התראה במייל. התבנית כבר מצרפת להתראה את ה-PDF של הקבלה.

הטבלה כפנקס ההכנסות של הבניין

כל קבלה נשמרת כשורה בטבלת התגובות, עם כל הפרטים שלה ועם שעת ההפקה. אפשר לחפש בטבלה לפי שם או דירה, ולייצא אותה לאקסל או ל-CSV. מספר הקבלות לא מוגבל, גם במסלול החינמי.

לדין וחשבון שהגזבר עורך פעם בשישה חודשים (פרט 16(ב)) לא חייבים לייצא. בלשונית "סיכום" של הטופס בוחרים טווח תאריכים, והכרטיס של "סכום בשקלים" מתחיל ב"סה״כ" של הקבלות שהופקו בטווח. ב"פילוח לפי" מחלקים את הסכום לפי "סוג התשלום", לפי "מספר דירה", או לפי חודש: של הפקת הקבלה ("חודש התגובה") או של "תאריך קבלת התשלום". הסיכום זמין בכל המסלולים, כולל החינמי (איך רואים סכום ופילוח בסיכום).

בפילוח מוצגות עד 10 הקבוצות הגדולות, והשאר מקובצות בשורה אחת, כך שבבניין עם יותר מ-10 דירות סכום לכל דירה מקבלים מהייצוא לאקסל. הסיכום מראה כמה שולם, לא כמה עוד חייבים. ההוצאות ויתרת החשבון בבנק נרשמות מחוץ לטופס.

פרטיות הדיירים

הטופס אוסף רק את מה שקבלה צריכה: שם, דירה ופרטי התשלום. אין בו טלפון, מייל או מספר תעודת זהות. הודעת הפרטיות שבתחתית הקבלה אומרת לדייר למה הפרטים נשמרים, שאין חובה חוקית למסור אותם אבל בלעדיהם אין קבלה, מי רואה אותם ואיך מבקשים לעיין בהם או לתקן אותם, כפי שדורש סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות. את טבלת התגובות רואים רק מי שיש לו גישה לסביבת העבודה שלכם ב-Formy. עוד על פרטיות בטפסים.

מה התבנית לא עושה

הטופס מתעד תשלום שכבר עבר, במזומן, בבנק או באפליקציה, ולא גובה כסף בעצמו. הקבלה שלו היא קבלה של הוועד לפי התקנון, לא חשבונית מס ולא קבלה של עוסק. חברת ניהול שגובה דמי ניהול כעסק מוציאה את המסמכים שחוק מע״מ דורש מעוסק (סעיף 45) בתוכנה שלה.

גם אלה לא נעשים בתבנית:

• מספור אוטומטי, מילוי מרוכז ועותק במייל במסלול החינמי. במסלול הזה מקלידים את המספר, ממלאים קבלה אחת בכל פעם, והטופס חוסם כפילויות.
• יתרת חוב לכל דירה. הסיכום מראה כמה שולם, לא כמה עוד חייבים, ואת החוב מחשבים באקסל.
• שליחת הקבלה בווטסאפ או ב-SMS. את ה-PDF שולחים בעצמכם, או במייל דרך "שליחת עותק מהטופס".
• תזכורת לדייר שלא שילם. הסינון "בלי תגובה מאז" במילוי מרוכז מראה למי עוד לא הופקה קבלה מהרשימה, ואת הפנייה לדייר עושים בעצמכם.

מה משלימים לפני הפרסום

1. בשורה שבראש הקבלה כותבים את כתובת הבניין במקום "[רחוב, מספר בית ועיר]".
2. בהודעת הפרטיות כותבים טלפון או מייל של הוועד במקום "[טלפון או מייל של הוועד]".
3. בהגדרות הטופס, תחת "אבטחה וגישה", קובעים "סיסמת טופס", ומוסרים את הקישור ואת הסיסמה רק לחברי הוועד. בתבנית כבר מוגדר שהטופס לא יופיע במנועי חיפוש.
4. מפיקים קבלת ניסיון, בודקים את ה-PDF, ואז מוחקים אותה מטבלת התגובות כדי לשחרר את המספר שלה. במספור אוטומטי המונה לא חוזר לבד: אחרי המחיקה מחזירים את "המספר הבא" למספר של קבלת הניסיון ושומרים.
5. אם צריך, מתאימים לבניין את סוגי התשלום ואת אמצעי התשלום, למשל מוחקים את פייבוקס.
6. לדמי ועד חודשיים (במסלול Lite ומעלה): מפעילים מספור אוטומטי בשדה "מספר קבלה" ושומרים את רשימת הדירות ב"מילוי מרוכז".
7. כדי שכל משלם יקבל עותק במייל (במסלול Lite ומעלה): מוסיפים שדה אימייל, מפעילים בו "שליחת עותק מהטופס" ומעדכנים את הודעת הפרטיות.

עוד תבניות לניהול הבניין

• פרוטוקול אסיפת דיירים: לאסיפה הכללית, שבה מאשרים את הפנקס ואת הקבלות.
• פרוטוקול בחירת ועד בית: כשבוחרים נציגות וגזבר.
• פרוטוקול פתיחת חשבון משותף: מי חותם ומי מחליט בחשבון הבנק של הבניין.
• הרשאה לתשלום חשבונות: לדייר שמאשר חיוב קבוע.
• בקשת תיקון מהדייר: לדיווח על תקלה ברכוש המשותף.
• חוזה שכירות: כשהדירה מושכרת והשוכר משלם את דמי הוועד השוטפים.

עוד תבניות בטפסי נדל״ן ובטפסי תשלום, וסרטוני הדרכה בעמוד הסרטונים.