תבנית לטופס הרשאה לתשלום חשבונות

טופס הרשאה לתשלום חשבונות

התבנית מיועדת לעסקים, לחברות ניהול, לסוכנויות ביטוח, למשרדי הנהלת חשבונות ולנותני שירות שרוצים לקבל מהלקוח אישור מסודר לחיוב, חד-פעמי או קבוע. הלקוח ממלא את פרטיו, את מספר הלקוח ואת השירות שעליו הוא משלם, את הסכום, התדירות ותאריך החיוב הראשון, מאשר את נוסח ההרשאה וחותם. את פרטי הכרטיס עצמם לא כותבים בטופס: העסק מחייב במסוף הסליקה שלו או בדף תשלום מאובטח של חברת הסליקה.

מתי ולמה להשתמש בתבנית

כדאי להשתמש בטופס כשצריך הרשאה מראש לחיוב: דמי ניהול או ועד בית, פרמיה של פוליסה, מנוי לשירות, שכר טרחה קבוע או חשבון של ספק. ההרשאה מתעדת מי אישר את החיוב, על איזה סכום, באיזו תדירות ומאיזה תאריך, ונשמרת בתגובות של הטופס עם החתימה. כך אפשר לבדוק אותה לפני החיוב ולחזור אליה כשלקוח שואל על חיוב.

למי התבנית מתאימה

התבנית מתאימה לעסקים קטנים ובינוניים, לצוותי כספים, למשרדי ביטוח, לחברות ניהול נכסים, לבעלי דירות ולנותני שירות שגובים תשלום קבוע או חד-פעמי, ושיש להם מסוף סליקה או חשבון בחברת סליקה עם דף תשלום מאובטח.

למה אין בטופס מספר כרטיס, תוקף או קוד אבטחה (CVV)

קוד האבטחה (CVV) הוא שלוש או ארבע הספרות שמודפסות על גב הכרטיס או על חזיתו, והוא משמש לאישור עסקה כשהכרטיס עצמו לא מוצג, למשל בטלפון או באינטרנט. לפי PCI DSS, תקן אבטחת המידע של תעשיית כרטיסי התשלום, אסור לשמור אותו אחרי שהעסקה אושרה, גם מוצפן וגם אם הלקוח הסכים. לחיובים קבועים הוא לא נדרש בכלל.

טופס שומר כל תשובה: בטבלת התגובות, בהתראות במייל אם הגדרתם אותן ובקבצים שמייצאים ממנו. קוד אבטחה שנכתב בטופס נשמר בכל המקומות האלה. גם מספר כרטיס מלא ותאריך התוקף לא שייכים לטופס, כי מי ששומר אותם חייב להגן עליהם לפי דרישות התקן. תנאי השימוש של Formy אוסרים לאסוף בשדות הטופס מספרי כרטיס אשראי וקוד אבטחה, ו-Formy דוחה תשובה בשדה טקסט או מספר שנראית כמו מספר כרטיס תשלום.

איך גובים בכרטיס בלי לשמור את פרטיו

1. ההרשאה בטופס: הלקוח מאשר את הסכום, התדירות ותאריך ההתחלה, וחותם. כדי לדעת לאיזה כרטיס ההרשאה מתייחסת, הוא כותב רק את 4 הספרות האחרונות ואת סוג הכרטיס. אי אפשר לחייב לפי הפרטים האלה.
2. הכרטיס מחוץ לטופס: שולחים ללקוח קישור לדף התשלום המאובטח של חברת הסליקה והוא מקליד בו את פרטי הכרטיס, או שהעסק מזין אותם ישירות במסוף הסליקה. לחיוב קבוע, בדקו אם חברת הסליקה שלכם שומרת את הכרטיס אצלה ומחייבת לפי ההרשאה, כך שהמספר המלא לא מגיע אליכם.
3. אם פרטי כרטיס הגיעו בכל זאת: לא משתמשים בהם. מוחקים כל עותק שבידיכם, כולל התראות במייל וקבצים שיוצאו, ומבקשים מהלקוח להזין את הפרטים בדף התשלום. אם הפרטים הגיעו גם למערכות אחרות, בררו עם חברת הסליקה מה עוד צריך לעשות.

בטופס Formy עצמו אי אפשר כרגע לגבות תשלום (מה אפשר היום עם טופס תשלום ב-Formy), ולכן החיוב נעשה במסוף או בדף התשלום, וההרשאה בטופס מתעדת אותו.

למה כדאי לבנות את הטופס הזה ב-Formy

ב-Formy מעתיקים את התבנית לחשבון, מתאימים את נוסח ההרשאה, הסכומים והתדירויות לעסק ומפרסמים את הטופס בקישור. כל הרשאה נשמרת בטבלת התגובות עם החתימה והתאריך. החתימה ב-Formy היא חתימה אלקטרונית בסיסית. התבנית זמינה בכל המסלולים: ב-Free אפשר לקבל עד 5 מסמכים חתומים בחודש קלנדרי, ובמסלולים בתשלום המכסה גדולה יותר (המסלולים והמגבלות).