טופס הערכת עובדים: הערכת ביצועים תקופתית ושיחת הערכה

התבנית מיועדת למנהלים ולבעלי עסקים שמקיימים עם העובדים שיחת הערכה תקופתית, שנתית או חצי שנתית, ורוצים לתעד את כל השיחות באותה צורה. כל הערכה היא תגובה אחת בטופס: המנהל או המנהלת ממלאים אותה על עובד אחד או עובדת אחת, במהלך השיחה או מיד אחריה, וכל ההערכות של הסבב נאספות בטבלה אחת. לפני השיחה העובד או העובדת יכולים למלא שאלון הערכה עצמית עם אותם קריטריונים ואותו סולם, ובשיחה משווים בין שתי ההערכות.

מה יש בטופס

בראש הטופס ממלאים את פרטי ההערכה: שם העובד או העובדת, תפקיד, צוות, מי כתב את ההערכה, התקופה ותאריך השיחה. אחריהם באים שבעה קריטריונים שמדורגים באותו סולם:

• איכות ודיוק בעבודה
• עמידה ביעדים ובלוחות זמנים
• ידע מקצועי ויישומו
• לקיחת אחריות ויוזמה
• עבודת צוות ותקשורת
• שירות ללקוחות, שאפשר להשאיר ריק בתפקיד שאין בו עבודה מול לקוחות
• למידה והתפתחות

מי שמסמן "התפקיד כולל ניהול עובדים" מקבל קריטריון שמיני, ניהול והובלת הצוות. אחרי הדירוג כותבים חוזקות ונקודות לשיפור, כל אחת עם דוגמאות, בוחרים הערכה כוללת לתקופה ומסכמים יעדים לתקופה הבאה, פיתוח מקצועי והכשרות, והערות של העובד או העובדת. בסוף הטופס יש הודעת פרטיות.

סולם אחד בארבע דרגות

הדרגות הן מתחת לציפיות, עמידה חלקית בציפיות, בהתאם לציפיות ומעל הציפיות, ואותו סולם משמש גם את ההערכה הכוללת. אין דרגת אמצע, כך שכל דירוג נוטה לצד אחד. מתחת לשם של כל קריטריון כתוב מה בודקים בו, כדי ששני מנהלים יבינו אותו באותו אופן.

ההערכה הכוללת היא השיפוט של המנהל או המנהלת על התקופה כולה. היא לא ממוצע של הדירוגים, כי בתפקיד מסוים קריטריון אחד יכול להכריע. מי שרוצה להשוות בין צוותים מייצא את התגובות לקובץ Excel או CSV, ושם לכל קריטריון יש עמודה משלו עם מספר מ-1 עד 4.

איך מנסחים הערכת עובד: דוגמאות

בהערכת ביצועי עובדים הדירוג אומר איפה העובד או העובדת עומדים, וההסבר הכתוב אומר למה. ניסוח טוב נשען על מקרה, על מספר או על תוצר מהתקופה, כך שאפשר להבין אותו גם בלי לזכור את השיחה. שלוש דוגמאות, כל אחת בניסוח כללי מדי ובניסוח מדויק:

• חוזקה. כללי מדי: "עבודה מצוינת". מדויק: "בנית מחדש את תבנית הצעות המחיר, ומאז הכנת הצעה לוקחת חצי יום במקום יומיים".
• נקודה לשיפור. כללי מדי: "צריך להקפיד יותר". מדויק: "בשלושה מתוך עשרת הדוחות החודשיים האחרונים היו טעויות בסיכומים, ושניים מהם חזרו מהלקוח לתיקון. מעכשיו כל דוח עובר בדיקה שנייה לפני שהוא נשלח".
• יעד לתקופה הבאה. כללי מדי: "לקחת יותר אחריות". מדויק: "להוביל את הקליטה של שני העובדים החדשים בצוות עד סוף הרבעון, כולל ההדרכה בשבוע הראשון שלהם".

הערכה שכתובה כך מובנת גם לעובד או לעובדת שקוראים אותה אחר כך ב-PDF, ובשיחה הבאה אפשר לבדוק אם היעד הושג.

כשההערכה נמוכה: תוכנית שיפור

כשההערכה הכוללת היא "מתחת לציפיות" או "עמידה חלקית בציפיות", נפתחים בטופס שלושה שדות חובה: מה צריך להשתנות, איזו עזרה העסק נותן, ומתי בודקים יחד את ההתקדמות. בהערכה גבוהה יותר השדות האלה לא מופיעים. שדות התוכנית נפתחים בעזרת לוגיקה מותנית, ואפשר לשנות את התנאי בעורך. התוכנית נכנסת גם ל-PDF של ההערכה. אם כתבתם תוכנית ואחר כך העליתם את הדרגה, השדות נסגרים ומה שכתבתם בהם לא נשמר. אם מורידים שוב את הדרגה לפני השמירה, הטקסט חוזר.

תוכנית שיפור אינה שימוע. מעסיק ששוקל פיטורים, או שינוי מהותי בתנאי העבודה כמו העברה לתפקיד אחר, צמצום היקף המשרה או הפחתת שכר, צריך לקיים שימוע נפרד: זימון בכתב זמן סביר מראש, עם פירוט הטענות. הפרטים בעמוד שימוע לפני פיטורים באתר כל זכות.

מה מדרגים ומה נשאר מחוץ לטופס

כל קריטריון מתאר מעשים ותוצאות בעבודה. תכונות אופי נשארות בחוץ, גם מסיבה משפטית: סעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות מגדיר הערכת אישיות שנעשתה בכלי שנועד לכך, כולל קווי אופי ויכולת שכלית, כמידע בעל רגישות מיוחדת. כשאתם מוסיפים קריטריון, נסחו אותו כמשהו שאפשר לראות בעבודה, כמו "מעדכן מראש כשמשימה מתעכבת", ולא כתכונה כמו "חרוץ".

חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה אוסר להפלות עובדים בתנאי עבודה, בקידום, בהכשרה ובפיטורים, בין השאר בגלל היריון, טיפולי פוריות, הורות, גיל או שירות מילואים. קריטריון של נוכחות או זמינות עלול להוריד דירוג בגלל היעדרות כזו, ולכן אין כזה בטופס. מעל הדירוג כתוב במפורש שהיעדרות בגלל מילואים, היריון, טיפולי פוריות או הורות אינה סיבה להוריד דירוג. את הביצועים משווים לזמן שבו העובד או העובדת עבדו בפועל.

הטופס גם לא שואל על שכר, בונוס או העלאה, כי סעיף 3 מגדיר גם נתוני שכר כמידע בעל רגישות מיוחדת. אל תוסיפו שדות על בריאות או על חיי המשפחה: גם הם מידע בעל רגישות מיוחדת לפי אותו סעיף, ושאלה על תוכניות להורות נוגעת בעילה שחוק השוויון אוסר להפלות בגללה.

מי רואה את ההערכה

לפי סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות כל אדם רשאי לעיין במידע עליו שנשמר במאגר מידע, למעט חריגים שבחוק, ולפי סעיף 14 לבקש לתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. כתבו כל הערכה כך שאפשר להראות אותה לעובד או לעובדת. אחרי השמירה מופיע הכפתור "הורדת התגובה כ-PDF", שנותן עותק PDF של ההערכה למסירה בסוף השיחה.

מנהלים שממלאים את הטופס דרך הקישור לא רואים את טבלת התגובות. את ההערכות רואה מי שחבר בסביבת העבודה ב-Formy: במסלול החינמי רק בעל החשבון, ובמסלולים שכוללים חברי צוות כל חבר רואה את כל ההערכות בטופס, גם בהרשאת "קריאה בלבד". Formy לא מגבילה חברי צוות להערכות של העובדים שלהם, ולכן צרפו לסביבת העבודה רק את מי שרשאי לראות את כולן.

הודעת הפרטיות בסוף הטופס כתובה לפי סעיף 11: היא אומרת למה נאסף המידע, מי שומר אותו ומי רואה אותו, שאין חובה חוקית למסור אותו ומה קורה בלעדיו, ושמי שמופיע בהערכה רשאי לעיין בה ולבקש תיקון. על פרטיות העובדים במקום העבודה אפשר לקרוא באתר הרשות להגנת הפרטיות.

ההגדרה "שמירה אוטומטית של תגובת הטופס" כבויה בתבנית, ולכן הטופס לא שומר טיוטה בדפדפן. טיוטה שנשמרת בדפדפן גלויה לכל מי שפותח את אותו קישור באותו דפדפן, עד שההערכה נשלחת. מנהלים שממלאים במחשב שרק הם משתמשים בו, ורוצים להתחיל לפני השיחה ולסיים אחריה, יכולים להפעיל את השמירה האוטומטית בהגדרות הטופס.

מה משלימים לפני הפרסום

במקומות שבסוגריים מרובעים כותבים את הפרטים שלכם: את שם העסק בראש הטופס ובהודעת הפרטיות, ובהודעת הפרטיות גם מי רואה את ההערכות (מי שבאמת יש לו גישה לטבלת התגובות) ולמי פונים כדי לעיין בהערכה או לתקן אותה. את הקריטריונים מתאימים לתפקידים בעסק: מוחקים קריטריון שלא רלוונטי, ומשנים את ההסבר שמתחת לשם שלו כך שיתאר את העבודה אצלכם. מי שמשתמש גם בשאלון ההערכה העצמית משנה את הקריטריונים בשני הטפסים, כדי שאפשר יהיה להשוות ביניהם.

לטופס אין מגבלת תגובות, וכל הערכה נספרת כתגובה אחת. כדי לסגור את הסבב במועד מסוים, קבעו "תאריך סגירה" בהגדרות הטופס. אחרי התאריך הטופס מציג הודעה שמועד מילוי ההערכות הסתיים. לפני ששולחים את הקישור למנהלים, מלאו הערכת ניסיון אחת: בחרו דרגה נמוכה ובדקו שתוכנית השיפור נפתחת, שמרו, פתחו את ה-PDF, ואז מחקו את הערכת הניסיון מטבלת התגובות.

סבב הערכות, צעד אחר צעד

1. לוחצים על "שימוש בתבנית", משלימים את הסוגריים ומתאימים את הקריטריונים.
2. אם רוצים שהעובדים יגיעו מוכנים, שולחים להם כמה ימים לפני השיחה את שאלון ההערכה העצמית.
3. שולחים את הקישור לטופס ההערכה למנהלים. בעסק קטן ממלאים אותו בעצמכם.
4. בשיחה עוברים יחד על הקריטריונים, ובסופה מקלידים את הערות העובד או העובדת.
5. לוחצים על "שמירת ההערכה", מורידים את ה-PDF ונותנים עותק לעובד או לעובדת.
6. לוחצים על "הערכה נוספת" וממשיכים להערכה הבאה, בטופס ריק.
7. בסוף הסבב פותחים את טבלת התגובות: כל הערכה בשורה משלה, ואפשר לחפש בה ולייצא אותה.

מה הטופס לא עושה

• המנהל או המנהלת ממלאים את הטופס, ולכן הוא לא מתאים להערכה עצמית. לזה יש שאלון הערכה עצמית לעובד.
• סקר עובדים הוא כלי נפרד. כדי לשמוע מה העובדים חושבים על מקום העבודה, השתמשו בסקר שביעות רצון ומשוב עובדים. איך בונים סקר כזה מוסבר במדריך סקר שביעות רצון עובדים.
• Formy היא לא מערכת לניהול ביצועים: היא לא מתזמנת סבבי הערכה ולא שולחת תזכורות אוטומטיות. את הקישור ואת לוח הזמנים של הסבב שולחים בעצמכם.
• טופס ההערכה של שירות המדינה או של משרד החינוך אינו כאן. עובדי מדינה ועובדי הוראה מקבלים את הטופס הרשמי מהמעסיק שלהם, והתבנית הזו מיועדת לעסקים ולארגונים.
• אין בתבנית שדה חתימה. כדי שהעובד או העובדת יאשרו את ההערכה בחתימה, הוסיפו שדה חתימה דיגיטלית, ברמת חתימה אלקטרונית בסיסית. במסלול החינמי אפשר לקבל עד 5 מסמכים חתומים בחודש, והערכה שלא נחתמה לא נספרת.

טפסים לשלבים האחרים

הערכת ביצועים היא שלב אחד בדרך של עובדים בעסק. לפני הגיוס יש הערכת ראיון עבודה לפי קריטריונים ושאלון ממליצים, בתחילת העבודה טופס קליטת עובד חדש, לפני שיחת ההערכה שאלון הערכה עצמית לעובד, אחריה מיפוי צרכי הדרכה ופיתוח וסקר משוב על הכשרה, ובסיום העבודה ראיון עזיבה.

כל טפסי משאבי האנוש מרוכזים בטפסי HR וקליטת עובדים, ותבניות נוספות יש בטפסי הערכה ובטפסי משאבי אנוש. איך בונים ומשתפים טופס ב-Formy רואים בסרטוני ההדרכה.