שאלון הערכה עצמית לעובד לקראת שיחת ההערכה

התבנית מיועדת לעסקים ולארגונים שמקיימים שיחת הערכה תקופתית עם העובדים, ורוצים שכל עובד או עובדת יגיעו אליה מוכנים. כמה ימים לפני השיחה שולחים לעובדים קישור לשאלון, וכל אחד ממלא אותו על עצמו: מה הושג בתקופה, מה הקשה על העבודה, דירוג עצמי ומה רוצים לשפר וללמוד. בשיחה המנהל או המנהלת ממלאים את טופס הערכת העובדים, שיש בו אותם קריטריונים ואותו סולם, ומשווים בין שתי ההערכות.

מה יש בשאלון

בראש השאלון ממלאים שם, תפקיד, צוות, שם המנהל או המנהלת ותקופת ההערכה, ואם נקבע כבר מועד לשיחה, גם אותו. אחר כך השאלון מחולק לשלושה חלקים:

• בחלק "מה היה בתקופה" כותבים את ההישגים העיקריים, מה הושג מהיעדים שסוכמו ומה הקשה על העבודה.
• בחלק "דירוג עצמי" מדרגים שבעה קריטריונים בסולם של ארבע דרגות, מ"מתחת לציפיות" ועד "מעל הציפיות": איכות ודיוק בעבודה, עמידה ביעדים ובלוחות זמנים, ידע מקצועי ויישומו, לקיחת אחריות ויוזמה, עבודת צוות ותקשורת, שירות ללקוחות (אפשר להשאיר ריק בתפקיד בלי לקוחות) ולמידה והתפתחות. מי שמסמן "התפקיד כולל ניהול עובדים" מדרג גם ניהול והובלת הצוות.
• בחלק "מה הלאה" כותבים את התרומה הבולטת בעבודה, מה רוצים לשפר, איזו עזרה מבקשים, יעדים לתקופה הבאה, מה רוצים ללמוד ונושאים נוספים לשיחה.

השאלות כתובות בגוף ראשון, כמו "מה הייתי רוצה לשפר", כי העובד או העובדת עונים בהן על עצמם. בסוף השאלון יש הודעת פרטיות.

הערכה עצמית והערכת מנהל: שני חלקים של אותה שיחה

השאלון הזה וטופס הערכת העובדים בנויים כזוג. העובד או העובדת ממלאים את השאלון לפני השיחה, והמנהל או המנהלת ממלאים את טופס ההערכה במהלך השיחה או מיד אחריה. בשני הטפסים מופיעים אותם שבעה קריטריונים, עם אותו הסבר מתחת לכל אחד ואותו סולם, כך שאפשר להניח את שני הדירוגים זה ליד זה ולראות איפה הם מסכימים.

פער של שתי דרגות או יותר בקריטריון מסוים הוא נקודה טובה להתחיל ממנה את השיחה: כדאי לשאול על איזה מקרה העובד או העובדת חשבו כשבחרו את הדירוג. השאלון נועד להכנה ולשיחה. את ההערכה שנשמרת כתיעוד של התקופה כותבים בטופס ההערכה.

איך כותבים הערכה עצמית: דוגמאות

הערכה עצמית טובה מתארת מה קרה בעבודה ונשענת על מקרה או על מספר. כמה דוגמאות לניסוח:

• במקום "השקעתי הרבה בעבודה השנה" אפשר לכתוב: "כתבתי מחדש את נוהל קליטת ההזמנות, ומאז כמעט אין הזמנות שחוזרות לתיקון".
• בנקודה לשיפור, במקום "אין לי מה לשפר": "בפרויקט האחרון עדכנתי את הלקוח באיחור על שינוי בלוח הזמנים. בתקופה הבאה אני רוצה לקבוע עדכון קבוע פעם בשבוע".
• ביעד לתקופה הבאה, במקום "להשתפר בשירות": "לענות לכל פנייה תוך יום עבודה אחד עד סוף הרבעון".
• בבקשת עזרה: "הדרכה על מערכת ניהול הלקוחות, כדי שהפקת דוח חודשי תיקח פחות זמן".

כדאי לכתוב גם על משהו שלא הצליח ועל מה שלמדתם ממנו, ולדרג לפי מה שקרה בכל התקופה, לא רק בחודש האחרון.

על מה השאלון לא שואל

השאלות עוסקות בעבודה ובתוצאות שלה. אין בשאלון שאלות על קווי אופי, והוא לא שאלון פסיכולוגי לדימוי עצמי כמו שאלון רוזנברג. סעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות מגדיר הערכת אישיות שנעשתה בכלי שנועד לכך, כולל קווי אופי ויכולת שכלית, כמידע בעל רגישות מיוחדת. כשאתם מוסיפים שאלה, נסחו אותה על משהו שקורה בעבודה.

באותו סעיף מופיע גם מידע על בריאות ועל חיי המשפחה. לכן ההסבר בשאלה "מה הקשה על העבודה" אומר שאין צורך לכתוב פרטים אישיים או רפואיים, ואל תוסיפו שאלות על הנושאים האלה. השאלון גם לא שואל על שכר, שגם הוא מידע בעל רגישות מיוחדת לפי הסעיף.

חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה אוסר להפלות עובדים, בין השאר בגלל היריון, טיפולי פוריות, הורות, גיל או שירות מילואים. מעל הדירוג העצמי כתוב שהיעדרות בגלל מילואים, היריון, טיפולי פוריות או הורות אינה סיבה להוריד דירוג, אותו משפט שמופיע בטופס הערכת העובדים.

מי רואה את התשובות

עובדים שממלאים את השאלון דרך הקישור לא רואים את טבלת התגובות ולא את התשובות של אחרים. את התשובות רואה מי שחבר בסביבת העבודה ב-Formy: במסלול החינמי רק בעל החשבון, ובמסלולים שכוללים חברי צוות כל חבר רואה את כל התשובות בשאלון, גם בהרשאת "קריאה בלבד". Formy לא מגבילה מנהלים לתשובות של העובדים שלהם, ולכן צרפו לסביבת העבודה רק את מי שרשאי לראות את כולן.

הודעת הפרטיות בסוף השאלון כתובה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות: היא אומרת לעובד או לעובדת למה נאסף המידע, מי רואה אותו, שאין חובה חוקית למסור אותו ומה קורה בלעדיו, ושהם רשאים לעיין במידע עליהם ולבקש לתקן אותו, לפי סעיפים 13 ו-14. על פרטיות העובדים במקום העבודה אפשר לקרוא באתר הרשות להגנת הפרטיות.

אחרי השליחה מופיע הכפתור "הורדת התגובה כ-PDF", וכך העובד או העובדת שומרים עותק PDF של מה שכתבו ויכולים להביא אותו לשיחה. שליחת עותק במייל למי שממלא את הטופס אינה זמינה במסלול החינמי.

ההגדרה "שמירה אוטומטית של תגובת הטופס" כבויה בתבנית, ולכן הטופס לא שומר טיוטה בדפדפן. כל העובדים מקבלים את אותו קישור, וטיוטה שנשמרת בדפדפן הייתה מופיעה למי שפותח את הקישור אחריהם באותו מחשב משותף. אם כל העובדים ממלאים במכשיר אישי, אפשר להפעיל את השמירה האוטומטית בהגדרות הטופס.

מה משלימים לפני השליחה

במקומות שבסוגריים מרובעים כותבים את הפרטים שלכם: את שם העסק בראש השאלון ובהודעת הפרטיות, ובהודעת הפרטיות גם מי רואה את התשובות (מי שבאמת יש לו גישה לטבלת התגובות) ולמי פונים בבקשה לעיין במידע או לתקן אותו. אם אתם משנים קריטריון, שנו אותו גם בטופס הערכת העובדים, כדי שאפשר יהיה להשוות.

לשאלון אין מגבלת תגובות, וכל עובד או עובדת שממלאים אותו נספרים כתגובה אחת. כדי שהשאלון ייסגר לפני מועד השיחות, קבעו "תאריך סגירה" בהגדרות הטופס, ואחריו מוצגת הודעה שמועד המילוי הסתיים. לפני ששולחים את הקישור, מלאו תגובת ניסיון אחת: סמנו "התפקיד כולל ניהול עובדים" ובדקו שהקריטריון של ניהול הצוות נפתח, שלחו, הורידו את ה-PDF, ואז מחקו את תגובת הניסיון מטבלת התגובות.

הערכה עצמית לפני שיחת הערכה, צעד אחר צעד

1. לוחצים על "שימוש בתבנית" ומשלימים את הסוגריים.
2. שולחים את הקישור לעובדים כמה ימים לפני השיחות, במייל, בהודעה או בקבוצת הצוות.
3. כל עובד או עובדת ממלאים את השאלון בישיבה אחת, לוחצים על "שליחת ההערכה העצמית" ומורידים עותק PDF.
4. לפני כל שיחה, מי שיש לו גישה לטבלת התגובות קורא את ההערכה העצמית ומעביר אותה למנהל או למנהלת. בטבלה אפשר לחפש לפי שם.
5. בשיחה המנהל או המנהלת ממלאים את טופס הערכת העובדים ומשווים בין הדירוגים.
6. בסבב הבא פותחים את ההערכה העצמית הקודמת ובודקים מה קרה עם היעדים.

מה השאלון לא עושה

• השאלון לא מחליף את הערכת המנהל או המנהלת. את ההערכה עצמה כותבים בטופס הערכת העובדים.
• התשובות אינן אנונימיות, כי השאלון מכין שיחה אישית. כדי לשמוע מה העובדים חושבים על מקום העבודה, השתמשו בסקר שביעות רצון ומשוב עובדים.
• זה לא טופס ההערכה העצמית של משרד החינוך. עובדי הוראה וגננות ממלאים את הטופס שמשרד החינוך או המעסיק מוסרים להם, והתבנית הזו מיועדת לעסקים ולארגונים.
• Formy לא מתזמנת סבבי הערכה ולא שולחת תזכורות אוטומטיות. את הקישור ואת לוח הזמנים שולחים בעצמכם.

טפסים לשלבים האחרים

ההערכה העצמית באה לפני שיחת הערכת הביצועים. אחריה אפשר להשתמש במיפוי צרכי הדרכה ופיתוח כדי לתכנן את הלמידה שהעובדים ביקשו, ובסקר משוב על הכשרה אחרי כל הכשרה. בתחילת העבודה יש טופס קליטת עובד חדש, ובסיומה ראיון עזיבה.

כל טפסי משאבי האנוש מרוכזים בטפסי HR וקליטת עובדים, ותבניות נוספות יש בטפסי הערכה ובטפסי משאבי אנוש. איך בונים ומשתפים טופס ב-Formy רואים בסרטוני ההדרכה.