טופס הצעת מחיר: מע״מ מחושב, PDF לכל הצעה ואישור של הלקוח בקישור

למי מתאים טופס הצעת המחיר

הטופס מיועד לעצמאים ולעסקים קטנים שמתמחרים כל עבודה בנפרד: קבלני שיפוצים, חשמלאים ואינסטלטורים, חברות ניקיון ותחזוקה, סטודיו לעיצוב, יועצים וספקי אירועים. הצעת מחיר טובה עונה מראש על מה שהלקוח ישאל: מה בדיוק כלול ומה לא, כמה זה עולה עם מע״מ, מתי מבצעים, איך משלמים ועד מתי המחיר בתוקף.

את הטופס ממלא העסק, לא הלקוח. כל שמירה היא הצעה אחת, ורשימת התגובות של הטופס היא רשימת ההצעות שהכנתם. אין בטופס מגבלה על מספר ההצעות.

איך שולחים הצעת מחיר לאישור הלקוח

1. פותחים את הטופס וממלאים את פרטי הלקוח, מה כלול בהצעה, המחיר ותאריך התוקף. סכום המע״מ והסה״כ לתשלום מתעדכנים תוך כדי הקלדה.
2. לוחצים על "שמירת ההצעה". ההצעה נשמרת ברשימת התגובות, ובעמוד שאחרי השמירה אפשר להוריד אותה כ-PDF.
3. אם הוספתם לטופס סבב חתימות, הלקוח מקבל מייל עם קישור אישי. בקישור הוא רואה את פרטי ההצעה, ומאשר אותה או חותם עליה, לפי מה שקבעתם בסבב. הוא יכול גם להחזיר אותה לתיקון או לדחות אותה.
4. ההחלטה נשמרת בתגובה עם התאריך והשעה. כשהלקוח מאשר או דוחה, גם אתם מקבלים על כך מייל.
5. להצעה הבאה לוחצים על "הכנת הצעה נוספת". הטופס נפתח מחדש בלי הפרטים של ההצעה הקודמת, ועם מה שממולא מראש, כמו פרטי העסק ותאריך היום.

בזמן המילוי הטופס שומר טיוטה בדפדפן. אם הדף נסגר באמצע, הפרטים מחכים כשפותחים את הקישור שוב באותו דפדפן ובאותו מכשיר, אבל הטיוטה לא עוברת ממחשב לטלפון. איך מוסיפים את סבב החתימות מוסבר בהמשך העמוד.

מה יש בטופס

הטופס בנוי לפי הסדר של הצעת מחיר על נייר:

• פרטי העסק: שם העסק, מספר העוסק או החברה, כתובת, טלפון ומייל. כותבים אותם פעם אחת בעורך, והשדה נעול בזמן המילוי, כך שכל הצעה יוצאת עם אותם פרטים. אחריו מספר ההצעה ותאריך ההצעה, שממולא מראש בתאריך של היום.
• הלקוח: לקוח פרטי או עסק, שם הלקוח או החברה, מייל, טלפון וכתובת לביצוע. למייל הזה יישלח הקישור לאישור.
• ההצעה: נושא ההצעה, מה כלול בה, מה לא כלול, מועד ואופן הביצוע, ואחריות.
• מחיר ותשלום: המחיר, שיעור המע״מ, סכום המע״מ והסה״כ לתשלום שהטופס מחשב, תנאי התשלום ותאריך התוקף.
• תנאים: תנאים נוספים שכותבים פעם אחת ומשנים בהצעה מסוימת כשצריך, והודעה ללקוח על השימוש בפרטים שלו.

תשעה שדות הם חובה, כי בלעדיהם אין הצעה: תאריך ההצעה, סוג הלקוח, שם, מייל, נושא, מה כלול, מחיר, שיעור המע״מ ותאריך התוקף. בטופס 21 שדות, ובמסלול Free אפשר עד 30, כך שנשאר מקום לשדות משלכם. שדה רשות שנשאר ריק מופיע ב-PDF עם הכיתוב "לא נענה", ולכן שדה שלא מתאים לעבודה שלכם עדיף למחוק מהטופס.

דוגמאות לפי תחום, לשני השדות "מה כלול בהצעה" ו"לא כלול בהצעה":

• שיפוץ מקלחת: כלולים פירוק הריצוף והכלים הישנים, איטום, ריצוף וחיפוי עד התקרה, והתקנה של כלים שהלקוח קנה. לא כלולים קניית הכלים והאריחים ופינוי פסולת מעבר למכולה אחת.
• ניקיון משרד: כלול ניקיון של 120 מ״ר פעמיים בשבוע, עם חומרי הניקוי. לא כלולים ניקוי חלונות מבחוץ וניקוי שטיחים.
• עיצוב לוגו: כלולים שלושה כיווני עיצוב, שני סבבי תיקונים וקבצים לדפוס ולרשת. לא כלולים הדפסה ורישום סימן מסחר.

מחיר כולל מע״מ ללקוח פרטי, לפני מע״מ לעסק

סוג הלקוח קובע איך הטופס קורא את המחיר שהקלדתם. בהצעה ללקוח פרטי נוקבים רק במחיר הכולל, עם מע״מ: כך קובע סעיף 17ד לחוק הגנת הצרכן. לכן ללקוח פרטי מקלידים את המחיר הסופי, והטופס מחשב כמה ממנו מע״מ. לעסק מקלידים מחיר לפני מע״מ, והטופס מוסיף עליו את המע״מ.

• לקוח פרטי, מחיר 11,800 ₪: סכום המע״מ 1,800 ₪, והסה״כ לתשלום 11,800 ₪.
• עסק, מחיר 10,000 ₪: סכום המע״מ 1,800 ₪, והסה״כ לתשלום 11,800 ₪.
• עוסק פטור בוחר "ללא מע״מ (עוסק פטור)", וסכום המע״מ הוא 0.

שיעור המע״מ ממולא מראש ב-18%, השיעור שקובע צו מס ערך מוסף. סכום המע״מ והסה״כ לתשלום הם שדות מחושבים: הנוסחאות שלהם מחשבות לפי הניקוד של האפשרות שנבחרה, ומעגלות לאגורה. אם השיעור ישתנה, עורכים את השדה "שיעור המע״מ": משנים את שם האפשרות, את הניקוד שלה ואת הערך הממולא מראש. הצעות שכבר נשמרו נשארות עם השיעור שהיה בהן. לחישוב מהיר בלי טופס יש מחשבון מע״מ.

אישור או חתימה של הלקוח בקישור

תבנית לא יכולה לכלול סבב חתימות, ולכן מוסיפים אותו פעם אחת, אחרי שיוצרים את הטופס. הסבב זמין בכל המסלולים, גם במסלול Free. מה הלקוח רואה בקישור, מה קורה אחרי שהוא מחליט ומה נספר במכסה מוסבר במדריך לאישור הצעת מחיר בחתימה דיגיטלית. בהגדרות הטופס, בלשונית "שליחה ותגובות", פותחים את "סבב חתימות", מסמנים "הפעלת סבב חתימות" ולוחצים על "הוספת שלב". בשדה "שם השלב" כותבים "הלקוח", בשדה "מה נדרש מהם" בוחרים "אישור" או "חתימה", בשדה "מי הנמען" בוחרים "לפי תשובה בטופס" ואת שדה המייל של הלקוח, ולוחצים על "שמירת הסבב". מעכשיו כל הצעה שנשמרת שולחת ללקוח מייל עם קישור אישי, ובנושא המייל מופיע שם הטופס.

• אישור: הלקוח קורא את ההצעה ולוחץ "אישור". שלב כזה לא נספר במכסת המסמכים החתומים, בשום מסלול.
• חתימה: הלקוח חותם בתוך הקישור ולוחץ "חתימה ואישור". כל הצעה חתומה נספרת כמסמך חתום: 5 בחודש במסלול Free, 25 במסלול Lite, 150 במסלול Basic ו-500 במסלול Pro, ובמסלול Unlimited אין הגבלה.

בקישור הלקוח רואה כל שדה שמילאתם, עם השם והתשובה, אבל לא את כותרות החלקים. לקוח שבוחר "החזרה לתיקון" או "דחייה" צריך לכתוב סיבה. האפשרות לבקש תיקון פתוחה מראש, ומי שלא רוצה בה מבטל בשלב, תחת "הגדרות מתקדמות", את הסימון "מותר להחזיר לתיקון". בקשת תיקון עוצרת את הסבב, ועליה לא נשלח אליכם מייל, ולכן כדאי לבדוק מדי פעם את ההצעות שעוד לא אושרו. מתקנים את ההצעה בתגובה עצמה, בכפתור "עריכה", ולוחצים "שליחה מחדש" בחלון "סבב החתימות" של התגובה. הלקוח מקבל קישור חדש לגרסה המתוקנת, והקישור הקודם מפסיק לעבוד. מספר הגרסאות מוגבל, לכן כדאי לרכז את כל התיקונים בסבב אחד.

כדי לוודא שמי שפתח את הקישור הוא בעל תיבת המייל, מסמנים בשלב "דרישת אימות בקוד חד־פעמי", והלקוח יתבקש להקליד קוד שנשלח למייל שלו. הקוד מוכיח גישה לתיבת המייל, לא זהות.

למה לשמור את האישור: לפי סעיף 3א לחוק חתימה אלקטרונית, צד לחוזה שהייתה לו עדיפות בעיצוב אופן החתימה האלקטרונית, ומבקש להסתמך על החתימה של הצד השני, צריך להוכיח שהצד השני הוא שחתם. כשהעסק שולח את קישור האישור, העסק הוא הצד הזה. אחרי כל החלטה ה-PDF של ההצעה מתעדכן, ובסופו נוספת תעודה עם המייל של הלקוח, ההחלטה, מועד ההחלטה וההערה שכתב, וטביעת אצבע של נתוני ההצעה. השם שבשדה "שם הלקוח או החברה" לא נכנס לתעודה, ובמקומו מופיע שם השלב, "הלקוח". זו חתימה אלקטרונית בסיסית, בלי תעודה של גורם מאשר. להרחבה: ההבדל בין סוגי החתימה האלקטרונית, סבב אישורים ושליחת טופס לחתימה.

ה-PDF של ההצעה ועותק ללקוח

אחרי "שמירת ההצעה" מופיע בעמוד התודה הכפתור "הורדת התגובה כ-PDF". הקישור להורדה תקף לזמן קצר, לכן מורידים את הקובץ מיד. כל הצעה אפשר להוריד גם אחר כך: פותחים אותה ברשימת התגובות, לוחצים "ייצוא" ובוחרים "מסמך PDF".

ב-PDF מופיעים כותרת הטופס, פרטי העסק, כותרות החלקים וכל השדות לפי הסדר. ההסבר שבראש הטופס לא נכנס אליו, וגם טקסטי העזרה שמתחת לשדות לא נכנסים. אחרי שהלקוח מחליט, נוספת בסוף ה-PDF התעודה עם פרטי ההחלטה.

Formy לא מצרפת את ה-PDF למייל שהלקוח מקבל כשהסבב נגמר. המייל אומר לו שעותק של המסמך זמין אצל שולח הטופס, ולכן את הקובץ שולחים לו בעצמכם, במייל או בוואטסאפ. שליחה אוטומטית של עותק לכתובת שהוקלדה בטופס זמינה ממסלול Lite. עוד על ייצוא תגובות ל-PDF.

מתי הצעת מחיר מחייבת, ומה החוק דורש

לפי סעיף 2 לחוק החוזים, פנייה שמעידה על גמירת דעת להתקשר בחוזה, ומסוימת מספיק כדי שאפשר יהיה לכרות אותו בקיבול, היא הצעה. הצעת מחיר עם תיאור העבודה, מחיר, תנאים ותאריך תוקף עונה בדרך כלל על ההגדרה, וכשהלקוח מקבל אותה בזמן נכרת חוזה. הטופס בנוי סביב כמה כללים מהחוק:

• תוקף: הצעה שקבעה מועד לקיבולה אי אפשר לחזור ממנה אחרי שנמסרה ללקוח (סעיף 3(ב)). היא פוקעת כשהלקוח דוחה אותה או כשהמועד עובר (סעיף 4), וקיבול אחרי שפקעה הוא הצעה חדשה מצד הלקוח (סעיף 9). לכן תאריך התוקף הוא שדה חובה.
• שתיקה: קביעה בהצעה ששתיקת הלקוח תיחשב לקיבול אין לה תוקף (סעיף 6(ב)). לכן אין בתבנית נוסח כזה.
• שינויים: קיבול עם תוספת, הגבלה או שינוי הוא הצעה חדשה (סעיף 11). זה מה שקורה ב"החזרה לתיקון": מתקנים, שולחים מחדש, והלקוח מחליט על הגרסה החדשה.
• ניסוח: חוזה שאפשר לפרש בכמה דרכים, כשלאחד הצדדים הייתה עדיפות בעיצוב תנאיו, יפורש נגדו (סעיף 25(ב1)). את ההצעה מנסח העסק, ולכן יש בה שדה נפרד למה שלא כלול.

כשלקוח פרטי מקבל את ההצעה ומאשר אותה מרחוק, העסקה עשויה להיות עסקת מכר מרחוק. סעיף 14ג לחוק הגנת הצרכן מונה מה העסק מוסר לצרכן לפני עסקה כזו: שם העסק, מספר הזהות או העוסק והכתובת, התכונות העיקריות של השירות, המחיר ותנאי התשלום, מועד ואופן הביצוע, תקופת תוקף ההצעה, האחריות ותנאי הביטול. לכל אחד מהפרטים יש בטופס שדה. זכות הביטול בעסקה כזו היא בדרך כלל 14 יום, עם תנאים וחריגים, ולכן את תנאי הביטול משלימים בשדה התנאים לפי סוג העסקה.

הודעת הפרטיות שבסוף ההצעה בנויה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות: למה נאספים הפרטים, שאין חובה חוקית למסור אותם ומה יקרה בלעדיהם, למי יועברו, והזכות לעיין בהם ולבקש לתקן אותם. הטופס עוזר לא לשכוח פרטים, אבל הוא לא בודק את ההצעה מבחינה משפטית. המידע כאן כללי ואינו ייעוץ משפטי.

מה משלימים לפני הפרסום

אחרי שיוצרים את הטופס מהתבנית, משלימים בעורך את המקומות שבסוגריים המרובעים:

• כותרת הטופס: "הצעת מחיר מ[שם העסק]". הכותרת מופיעה בראש ה-PDF ובנושא המייל שהלקוח מקבל.
• פרטי העסק: בהגדרות השדה, תחת "ערך ממולא מראש", כותבים את שם העסק, מספר העוסק או החברה, הכתובת, הטלפון והמייל. השדה מסומן "מושבת", ולכן אי אפשר לשנות אותו בזמן המילוי.
• תנאים נוספים: מחליפים את תנאי הביטול שבסוגריים בתנאים שלכם, ומוסיפים תנאים קבועים, כמו מקדמה או תוספת על עבודת לילה.
• הפרטים שלכם: בהודעת הפרטיות כותבים את שם העסק, למי מועברים הפרטים ודרך ליצירת קשר.

ולפני ההצעה הראשונה ללקוח:

• מגינים על הטופס בסיסמה: "סיסמת טופס" נמצאת בלשונית "אבטחה וגישה". כך רק מי שיודע את הסיסמה יכול להכין הצעה בשם העסק ולשלוח ממנו בקשות אישור.
• מוסיפים את סבב החתימות, כמו שמוסבר למעלה.
• שולחים הצעת ניסיון לכתובת המייל שלכם, מאשרים אותה מהקישור, בודקים את ה-PDF ומוחקים אותה מרשימת התגובות. בשלב אישור הצעת הניסיון לא נספרת במכסה, ובשלב חתימה היא נספרת.
• שדה שאין לכם בו צורך מוחקים, ושדה שחסר מוסיפים. הנוסחאות נשענות על "המחיר (₪)", "שיעור המע״מ" ו"סוג הלקוח", ולכן את שלושתם משאירים.

מה הטופס לא עושה

• חשבונית וקבלה: הצעת המחיר היא מסמך שלפני העסקה, ואת החשבונית מפיקים על העסקה עצמה. Formy לא מפיקה קבלות. ממסלול Basic יש ב-Formy חיבור למורנינג (חשבונית ירוקה). כשטופס מחובר אליו, כל הצעה שנשמרת ועומדת בתנאי החיבור מפיקה שם מסמך מהסוג שבחרתם: הצעת מחיר, חשבון עסקה או חשבונית מס. המסמך מופק כבר בשמירה, לפני שהלקוח מחליט. אי אפשר לערוך או למחוק אותו, ואפשר רק להוציא מסמך מבטל. לכן בשדה "סוג מסמך" בוחרים בהתחלה "הצעת מחיר (10)", שאינה חשבונית מס. את הגדרות המע״מ, ואת המעבר לסוג מסמך אחר, קובעים עם רואה החשבון. חיבור חשבון Morning נעשה באישור מייל מ-Morning.
• תשלום: אין בתבנית גביית מקדמה או תשלום.
• שורות פריטים: לכל הצעה יש מחיר אחד, ואת הפירוט כותבים בשדה "מה כלול בהצעה". השדה "רשימת פריטים", שחוזר לכל פריט, זמין ממסלול Basic.
• מספור אוטומטי: במסלול Free מקלידים את מספר ההצעה בעצמכם. מספור אוטומטי זמין ממסלול Lite.

תבניות וכלים קרובים

• מחולל הצעת מחיר: מסמך PDF חד-פעמי, בלי חשבון, בלי רשימת הצעות ובלי אישור לקוח.
• טופס בירור מוצר ובקשת הצעת מחיר: הצד השני של התהליך, שבו הלקוח מבקש מכם הצעה.
• טופס הגשת הצעת חוזה: לגוף שאוסף הצעות מספקים, לא לספק ששולח אותן.
• הסכם התקשרות למתן שירותים: אחרי שההצעה אושרה ורוצים הסכם מלא.
• הוראת שינוי לפרויקט בנייה ושיפוץ: כשהעבודה כבר התחילה והלקוח מבקש תוספת.
• טופס הזמנת רכש: כשאתם הקונים ומזמינים מספק, בדרך כלל אחרי שקיבלתם ממנו הצעת מחיר.

עוד בנושא: טפסים לבעלי מקצוע, טפסים לסוכנויות, לסטודיו ולפרילנסרים, חתימה דיגיטלית לפרילנסרים, חתימה דיגיטלית בטופס, שמירה אוטומטית של טיוטה, כל תבניות הצעות המחיר והתבניות לעסקים, וסרטוני ההדרכה.