תבנית לטופס הזמנת רכש

הזמנת רכש לספק, לא בקשת הצעת מחיר

התבנית מיועדת לאנשי רכש, תפעול ובעלי עסקים שכבר הגדירו מה ברצונם להזמין מספק. היא מרכזת הוראות להזמנה אחת עבור פריט או שירות אחד. אם המחיר או התנאים טרם סוכמו, התחילו מבקשה להצעת מחיר; להכנת הצעה ללקוח יש תבנית הצעת מחיר נפרדת. רישום פרטי ספק חדש נעשה בטופס קליטת ספק, לא בהזמנת הרכש.

מה מכינים לפני המילוי

מספר הזמנה שהקציתם, תאריך, שם העסק הרוכש וכתובת האימייל שלו, שם הספק ואימייל לתיאום, ותיאור מדויק של הפריט. ציינו יחידת מידה לצד הכמות, מטבע משותף לכל הסכומים, הנחיות אספקה ותנאי תשלום שסוכמו. שמות אנשי קשר ותאריך אספקה מבוקש הם רשות; כתובת או דרך אספקה ותנאי תשלום נדרשים כדי שההוראות יהיו מובנות.

דוגמה להזמנת רכש: כמות, מחיר וסכום

בדוגמה בדיונית, הזמנה PO-DEMO-101 מבקשת 2.5 שעות תרגום במחיר 100 ש״ח לשעה. מזינים כמות 2.5, יחידה ״שעות״, מחיר 100 ומטבע ILS, והשדה ״סכום לפי כמות ומחיר״ מציג מיד 250. בסכום הכולל מזינים את הסכום הסופי שסוכם, ובשדה פירוט הסכום כותבים מה נכלל בו ומה סוכם לגבי מס, משלוח או הנחה. הדוגמה אינה קובעת חובת מס או שיעור מס. תנאי האספקה יכולים להיות ״קובץ באימייל עד התאריך המבוקש״ ותנאי התשלום ״לפי התנאים שסוכמו בהצעה Q-DEMO-12״.

״סכום לפי כמות ומחיר״ הוא שדה מחושב: הוא מכפיל את הכמות במחיר ליחידה בזמן המילוי ומעגל לשתי ספרות, והשרת מחשב אותו שוב כשההזמנה נשמרת. הסכום הכולל נשאר שדה שמזינים ידנית, כי הוא יכול לכלול מס, משלוח או הנחה, ושינוי הכמות לא משנה אותו. אפשר להוסיף לתבנית עוד שדות מחושבים, למשל למע״מ, בכל המסלולים. הכמות המינימלית בתבנית היא 0.001 וניתן להזין שברים; סכומי כסף יכולים להיות אפס אך לא שליליים. זה אינו מחשבון מס או מנגנון התאמה חשבונאי. התבנית כוללת שורת פריט אחת; להזמנה של כמה פריטים אפשר להוסיף לה רשימת פריטים (ממסלול Basic), שבה המזמין מוסיף שורה לכל פריט עם כמות ומחיר, וכל השורות נשמרות באותה הזמנה.

מהמילוי להעברת ההזמנה

1. העתיקו את התבנית לחשבון והתאימו את ההוראות לארגון. קבעו מי מורשה למלא, לעיין ולייצא; אל תאספו פרטי בנק או כרטיס אשראי.
2. פרסמו ובדקו הזמנה פיקטיבית, כולל המטבע והסכום הידני. שמירת התקדמות הממלא בדפדפן כבויה כדי שמילוי חדש לא ישחזר פרטי הזמנה קודמת.
3. עיינו ברשומה או ייצאו את הנתונים ושלחו את ההזמנה לספק בערוץ שסיכמתם. מילוי אימייל ספק אינו שולח לו את ההזמנה אוטומטית ואינו מוכיח שהתקבלה או אושרה.
4. להזמנה נוספת פתחו מילוי חדש עם מספר נפרד, ולא קישור עריכה של הזמנה קיימת. עקבו אחר אישור הספק, אספקה ותשלום בתהליך הארגוני שלכם.

גבולות התבנית והמסלול

זו אינה חשבונית, קבלה, אישור תשלום או מערכת ERP. שליחת הטופס אינה מחייבת כרטיס, מעדכנת מלאי, מזמינה משלוח או מפעילה אישור מנהל. התבנית אינה כוללת חתימה או קובץ חובה, ומתאימה לאיסוף הגשות ללא חתימה ב-Free. אם מוסיפים העלאת קבצים בידי ממלאים, נדרש Lite ומעלה לפי המסלולים העדכניים. חתימה, אם נדרשת, מחייבת הגדרה נפרדת ואינה מבטיחה תוקף משפטי. בדקו תנאים מסחריים ומשפטיים עם הגורם האחראי בארגון. השינוי בתבנית חל על עותקים חדשים בלבד; טפסים ותשובות שכבר שמרתם אינם משתנים.