טופס פתיחת ספק חדש: רישום ספקים לרכש ולהנהלת חשבונות

Formy היא מערכת ישראלית לבניית טפסים דיגיטליים בעברית מלאה ו-RTL. בתבנית הזאת ספק חדש מוסר פעם אחת את מה שהנהלת החשבונות צריכה כדי לפתוח לו כרטיס ולשלם לו, ואתם מקבלים את הפרטים של כל הספקים בטבלה אחת. התבנית עובדת במסלול החינמי, ואת התגובות אפשר לייצא לקובץ Excel או CSV.

נוהל פתיחת ספק חדש, שלב אחר שלב

1. שולחים לספק את הקישור לטופס, במייל או בהודעה.
2. הספק ממלא את פרטי העסק, אנשי הקשר, מה הוא מספק ואת חשבון הבנק, ושולח לכם במייל אישור ניהול חשבון מהבנק או צילום של צ׳ק מבוטל.
3. בודקים את מספר העוסק במערכת של רשות המסים לאישורי ניהול ספרים וניכוי מס במקור, ושומרים את הפלט.
4. משווים את שם בעל החשבון, הבנק, הסניף ומספר החשבון שבטופס לאישור מהבנק. אם משהו לא תואם, לא משלמים עד שמבררים עם הספק.
5. פותחים לספק כרטיס בתוכנת הנהלת החשבונות. מכאן והלאה, כל שינוי בפרטי הבנק עובר אימות בטלפון.

מה הספק ממלא

בטופס 22 שאלות בחמישה חלקים, כולן בעמוד אחד, ו-13 מהן חובה:

• פרטי העסק: השם הרשום והשם המסחרי, סוג העסק, מספר עוסק או ח״פ בן תשע ספרות, טלפון וכתובת.
• אנשי קשר: מי מקבל מכם הזמנות, ואם צריך, איש קשר נפרד לחשבוניות ולתשלומים. השדות שלו מופיעים רק כשמסמנים שיש כזה, ואז השם והמייל שלו הם חובה.
• מה הספק מספק: רשימת תחומים לבחירה עם "תחום אחר", תיאור במילים שלו, ורישיונות ותעודות שנוגעים לתחום.
• חשבון בנק: שם בעל החשבון, הבנק מתוך רשימה עם "בנק אחר", סניף ומספר חשבון.
• אישור ושליחה: מי מילא את הטופס ובאיזה תפקיד, והצהרה שיש לו הרשאה למסור את הפרטים בשם העסק ושהם נכונים.

בסוף הטופס יש הודעה על איסוף המידע, ולפני השליחה יש בדיקת reCAPTCHA נגד שליחות אוטומטיות. הטופס לא שומר טיוטה בדפדפן, כי יש בו פרטי חשבון בנק, ולכן כדאי שהספק יכין את הפרטים לפני שהוא מתחיל.

אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור

את האישורים האלה לא צריך לבקש מהספק כקובץ. לרשות המסים יש מערכת בשם אישורים לצורך ניכוי מס: נכנסים עם מספר התיק שלכם (תיק מס הכנסה, עוסק מורשה או שותפות), מזינים עד עשרה מספרים של ספקים, ומקבלים מידע על אישור ניהול הספרים ועל אישור הניכוי במקור של כל אחד מהם. רשות המסים כותבת שהפלט משמש אסמכתא רק אם המשלם הפיק אותו וחתם עליו, ושצריך להתעדכן במידע פעם בחודש.

החובה עצמה קבועה בתקנות מס הכנסה (ניכוי מתשלומים בעד שירותים או נכסים). משלם שחלה עליו חובת הניכוי מנכה מס מתשלום לספק בעד שירותים או נכסים, ומספק שלא הוכיח שהוא מנהל ספרים ומגיש דוחות מנכים בשיעור גבוה יותר (תקנה 2). פקיד השומה רשאי להתיר בכתב ניכוי מופחת (תקנה 3), ועד 20 במרס נותנים לכל ספק אישור בטופס 0857 על התשלומים בשנה הקודמת ועל המס שנוכה (תקנה 6). לא כל עסק חייב לנכות במקור, ואם אתם לא בטוחים, רואה החשבון שלכם יודע.

בגלל זה מספר העוסק הוא שדה חובה עם תבנית של תשע ספרות: בלעדיו אי אפשר לבדוק את הספק, ואי אפשר להוציא לו את האישור השנתי.

כשספק מבקש לשנות חשבון בנק

אחת ההונאות המוכרות מול מחלקות כספים מתחילה במייל שנראה כאילו הגיע מספק קבוע ומודיע על חשבון בנק חדש. התשלום הבא עובר לחשבון של מישהו אחר. כדי למנוע את זה, לא משנים פרטי בנק לפי מייל, הודעה או טופס, ומאמתים כל שינוי בשיחה למספר שהיה אצלכם עוד לפני הבקשה.

התבנית בנויה לנוהל הזה:

• טלפון העסק הוא שדה חובה, וכתוב לידו שתתקשרו אליו לפני כל שינוי בפרטי הבנק. כך יש לכם מהיום הראשון מספר שלא הגיע יחד עם בקשת השינוי.
• בהצהרה שבסוף הטופס הספק מתחייב לעדכן אתכם בכתב אם הפרטים ישתנו, ומתחתיה כתוב שפרטי בנק חדשים נכנסים לשימוש רק אחרי שיחה כזאת.
• ספק שכבר רשום לא יכול לשלוח את הטופס שוב עם חשבון אחר, כי הטופס בודק את מספר העוסק מול התגובות הקודמות.

השאירו כבויה גם את עריכת התגובות אחרי השליחה (במסלול Basic ומעלה). קישור עריכה מאפשר למי שמחזיק בו לשנות את חשבון הבנק בלי שאיש יתקשר לאמת.

איך הטופס עוצר ספק שכבר רשום

בשדה מספר העוסק יש תבנית של תשע ספרות, כך שאי אפשר לשלוח מספר חסר או עם אותיות, ויש בדיקה שהמספר לא מופיע בתגובה קודמת לטופס. אם הוא כבר שם, הטופס לא נשלח, והספק רואה שהמספר רשום ושעליו להתקשר אליכם.

בעורך מוצאים את שתיהן בהגדרות השדה: את הבדיקה באזור "אימות מותאם", ואת התבנית בכפתור "תבנית קלט". הבדיקה סופרת כל תגובה ששמורה בטופס, גם תגובות ניסיון שלכם, ולכן מוחקים אותן לפני שהקישור יוצא. אם אתם עושים סבב רישום ספקים כל שנה, שכפלו את הטופס לכל סבב או הסירו את הבדיקה.

פרטיות: מה בטופס הוא מידע אישי

פרטים של חברה בע״מ אינם מידע אישי: לפי סעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות, אדם לעניין זה אינו כולל תאגיד. אבל בטופס יש גם אנשים. אנשי הקשר הם אנשים, ועוסק מורשה או פטור הוא אדם שמספר העוסק שלו הוא בדרך כלל מספר תעודת הזהות שלו, וחשבון הבנק רשום על שמו.

לכן בסוף הטופס יש הודעה לפי סעיף 11 לחוק: אם יש חובה למסור את המידע, לאיזו מטרה, מי אוסף אותו ואיך פונים אליו, למי עוד יימסר, ושיש זכות לעיין במידע ולבקש לתקן אותו. השלימו את הסוגריים לפי מה שקורה אצלכם בפועל, למשל אם הפרטים עוברים לרואה החשבון.

החוק מונה מידע על הפעילות הפיננסית של אדם בין סוגי המידע בעל רגישות מיוחדת, ופרטי חשבון בנק של עוסק יחיד יכולים להיחשב מידע כזה. לכן כדאי לתת גישה לתגובות רק למי שפותח ספקים ומשלם להם. אין בטופס בקשת הסכמה לדיוור, כי הזמנות ועדכוני תשלום לספק שלכם אינם דבר פרסומת לפי סעיף 30א לחוק התקשורת. עוד על פרטיות ואבטחת מידע ב-Formy. המידע כאן כללי ואינו ייעוץ משפטי.

ספקים של גוף ציבורי

גוף ציבורי צריך מהספק יותר ממה שיש בטופס. לפי סעיף 1 לחוק עסקאות גופים ציבוריים, גוף ציבורי הוא בין השאר המדינה, גוף מתוקצב, מוסד ציבורי, חברה ציבורית שמניותיה נסחרות בבורסה, וכל גוף שאחד משלושת האחרונים שולט בו.

• סעיף 2: לפני ההתקשרות צריך אישור מפקיד מורשה, מרואה חשבון או מיועץ מס שהספק מנהל את הספרים שהוא חייב בהם ומדווח על הכנסותיו ועל עסקאותיו. עסקה בסכום קטן פטורה. הסכום מתעדכן מעת לעת ומתפרסם ברשומות.
• סעיף 2ב: המדינה וגוף מתוקצב צריכים גם תצהיר בכתב על הרשעות של הספק ושל מי שקשור אליו בעבירות לפי חוק עובדים זרים וחוק שכר מינימום. בחוזה לשירותי שמירה ואבטחה, ניקיון או הסעדה לעובדי הגוף, התצהיר מכסה גם עבירות על חוקי העבודה שבתוספת השלישית לחוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
• סעיף 2ב1: תצהיר בכתב על ייצוג הולם לאנשים עם מוגבלות. ספק שמעסיק 100 עובדים לפחות מתחייב בו גם לפנות למשרד העבודה כדי לבחון איך הוא מיישם את חובותיו.

תצהיר בכתב לפי החוק הזה הוא תצהיר לפי פקודת הראיות, שנותנים בדרך כלל בפני עורך דין. סימון בטופס מקוון לא מחליף אותו, ולכן מבקשים את התצהירים כמסמכים נפרדים ומשתמשים בטופס לפרטי ההתקשרות והתשלום.

מה הטופס לא עושה

• לא בודק את הספק ברשות המסים ולא מאמת את חשבון הבנק. את שתי הבדיקות עושים אתם, לפי השלבים שלמעלה.
• לא פותח כרטיס ספק בתוכנת הנהלת החשבונות. מעתיקים את הפרטים מהתגובה, או מייצאים את התגובות לקובץ Excel או CSV.
• לא מקבל קבצים במסלול החינמי. שדה להעלאת קובץ, למשל לאישור ניהול החשבון, אפשר להוסיף במסלול Lite ומעלה, ועד אז הספק שולח את האישור במייל.
• לא שולח לספק עותק של התשובות במסלול החינמי. אתם יכולים לקבל התראה במייל על כל ספק חדש, ועותק לממלא זמין במסלול Lite ומעלה.
• לא מתאים כמו שהוא לספק מחו״ל: מספר העוסק הוא שדה חובה בן תשע ספרות, ורשימת הבנקים היא של בנקים בישראל. לספק מחו״ל צריך גרסה אחרת של הטופס, עם שדות כמו מדינה, IBAN וקוד SWIFT, ואת הניכוי במקור מבררים מול רואה החשבון.
• אינו חוזה. להסכם עם נותן שירותים עצמאי יש תבנית של הסכם התקשרות למתן שירותים, ועל ההבדל בין עצמאי לשכיר כתבנו במדריך עצמאי מול שכיר.

מחפשים טופס לבעלי דוכנים ולמציגים באירוע, ולא לספקים של הארגון? בשביל זה יש טופס בקשת דוכן למציגים.

מה משלימים לפני הפרסום

כל מה שמופיע בטופס בסוגריים מרובעים מחליפים בפרטים שלכם:

• בפתיחת הטופס: שם הארגון, ומי עונה על שאלות ובאיזה טלפון.
• בחלק של חשבון הבנק ובהודעה שמופיעה אחרי השליחה: כתובת המייל שאליה הספק שולח את אישור הבנק.
• בהודעה על איסוף המידע: שם הארגון, למי עוד עוברים הפרטים ודרך לפנות אליכם.

אחר כך החליפו את רשימת התחומים בתחומים שאתם קונים בהם. לפני שהקישור יוצא לספק הראשון, שלחו את הטופס פעמיים עם אותו מספר עוסק. בפעם השנייה הוא צריך לסרב ולהציג את ההודעה על ספק רשום. באחת הפעמים סמנו גם איש קשר נפרד לחשבוניות, כדי לראות שהשדות שלו נפתחים. בסוף מחקו את תגובות הניסיון, אחרת הבדיקה תעצור ספק אמיתי עם אותו מספר.

עוד טפסים לעבודה עם ספקים

• לפני שבוחרים ספק: בקשת רכש חומרה או תוכנה, ומענה ספק לפנייה לקבלת הצעות.
• בזמן העבודה: טופס הזמנת רכש, ואישור על ביצוע עבודה לפני התשלום.
• אחרי תקופת עבודה: טופס הערכת ספק.
• ללקוחות חדשים: טופס קליטת לקוח חדש.

עוד ב-Formy: טפסים לרואי חשבון, שדות שמופיעים לפי תשובה, העלאת קבצים, התראות במייל, תבניות הרשמה, תבניות לעסקים וסרטוני הדרכה.