טופס הערכת ספק לתקופה מוגדרת

הערכה מתוארכת של ספק שכבר עובד אתכם

הטופס מיועד לצוותי רכש, איכות ותפעול שרוצים לתעד איך ספק תפקד בתקופה מוגדרת, על סמך הזמנות ותעודות משלוח ולא על סמך רושם כללי. כל רשומה מתעדת ספק אחד ותקופה אחת, עם דירוג בארבעה ממדים, דוגמאות מהשטח ופעולת המשך שנבחרה. כך נוצרת סדרה של הערכות שאפשר להשוות ביניהן לאורך זמן, במקום שיחות שנשכחות עד ההזמנה הבאה.

מה להכין לפני המילוי

אספו את ההזמנות מהתקופה, את תעודות המשלוח עם התאריכים שנקבעו מול התאריכים שבהם ההספקה התקבלה בפועל, ואת פניות השירות והתקלות שנפתחו. שדה האסמכתאות הוא שדה חובה, ולכן שווה להגיע עם רשימה מוכנה. סכמו מראש גם מי הגורם המוסמך להעריך כל קטגוריית רכש, ומה טווח התקופה שאתם מעריכים, רבעון או שנה.

איך מגדירים את הטופס לעבודה שוטפת

העתיקו את התבנית לחשבון, התאימו את רשימת קטגוריות האספקה למה שנהוג אצלכם, ושמרו. אם ההערכה נעשית בידי כמה גורמים פנימיים, שקלו להשאיר את הטופס לא ציבורי ולשתף את הקישור רק עם המעריכים; הגדרות הנראות והגישה נמצאות בהגדרות הטופס. הסולמות מנוסחים במילים ולא במספרים, ואפשר להתאים את הניסוח בעורך בלי לשנות את המשמעות של הממדים.

שתי דוגמאות בדיוניות

בהערכה SUP-DEMO-Q3-014 מוערך ספק קבוע של רכיבים: האיכות עומדת בדרישות עם חריגות בודדות, אך בעמידה במועדים נרשמים איחורים חוזרים, ובדוגמאות מפורטים שני משלוחים שאיחרו עם מספרי ההזמנות. פעולת ההמשך שנבחרה היא תוכנית שיפור מוסכמת עם מועד בדיקה. בדוגמה שנייה מוערך ספק חדש אחרי משלוח יחיד: האיכות דורגה, ואילו המענה וההתנהלות המסחרית מסומנים כטרם ניתן להעריך בתקופה זו, כי לא היו פניות שירות ולא היו חשבוניות נוספות. ההערכה השנייה אינה נראית כמו ספק כושל, אלא כמו ספק שטרם נבחן.

איך לקרוא את הרשומות נכון

כל דירוג נקרא יחד עם התקופה והאסמכתאות שבאותה רשומה. האפשרות שטרם ניתן להעריך היא ערך מפורש ולא אפס: היא אומרת שלא היה בסיס לבדיקה, ולא שהספק נכשל. אין בטופס ציון כולל, ממוצע או שקלול, כי חיבור של ממדים שונים, שחלקם לא הוערכו, יוצר מספר שנראה אובייקטיבי ואינו כזה. השוואה בין ספקים נעשית לפי הממדים ולפי הדוגמאות, והחלטה עסקית נשארת אצל מי שמוסמך לקבל אותה.

מה הטופס אינו עושה

שמירת ההערכה אינה מעניקה ואינה שוללת סטטוס ספק מאושר, אינה מסירה ספק מרשימת ספקים ואינה חוסמת הזמנות עתידיות. אין בטופס בדיקת רקע, סינון מול רשימות סנקציות, בדיקת איתנות פיננסית או אימות רישיונות ותעודות. אין ציון כולל מחושב, אין דירוג מחיר או השוואת הצעות, ואין שליחת ההערכה לספק. פעולת ההמשך שנבחרה מתועדת בלבד: ביצועה נעשה אצלכם.

טפסים קרובים עם ייעוד אחר

טופס רישום ספק חדש אוסף פרטי חברה, איש קשר ורישיון בשלב ההתקשרות, כלומר לפני שיש בכלל ניסיון עבודה. טופס הערכת עובד מיועד להערכת עובדים בארגון ולא לגורם חיצוני. הזמנת רכש היא המסמך המחייב מול הספק, והוא אחת האסמכתאות שההערכה נשענת עליהן. אם מה שאתם מחפשים הוא סיכום מתועד של איך ספק קיים תפקד בתקופה, זה הטופס הנכון.