טופס אישור מסירה ותיעוד חוסרים ונזקים

אישור מסירה שמראה גם את מה שלא הגיע

הטופס מיועד לעסקים ששולחים סחורה ולצוותי קבלה שמתעדים מה התקבל אצל לקוח חיצוני. כל רשומה מחזיקה את אסמכתת המשלוח, את הכמות שהוזמנה לצד הכמות שהתקבלה בפועל, את מצב הפריטים ואת אופן האישור של האדם שקיבל. הפער בין המוזמן למתקבל נשמר ברשומה במקום להיעלם מאחורי חתימה אחת, וכך גם משלוח חלקי מתועד באופן שאפשר לעבוד אתו למחרת.

מה להכין לפני היציאה למסירה

מספר ההזמנה או המשלוח, מה הוזמן ובאיזו כמות ויחידה, וכתובת היעד. הכמות שהוזמנה היא שדה חובה, ולכן כדאי להגיע עם המספר מההזמנה ולא מהזיכרון. אם באותו משלוח יש כמה פריטים שונים, הכינו רשימה: ממלאים רשומה נפרדת לכל פריט עם אותה אסמכתה, כי אין בטופס טבלת שורות מתרחבת.

איך מגדירים את הטופס

העתיקו את התבנית לחשבון והתאימו את רשימת יחידות המידה למה שאתם באמת שולחים. אפשר לעבוד בשני אופנים: השליח ממלא במעמד המסירה מהנייד, או שהקישור נשלח ללקוח שירשום בעצמו מה קיבל. שדה החתימה ושדה צירוף הקבצים נשארים אופציונליים, כך שיש מסלול מלא בלי חתימה ובלי העלאה; העלאת קבצים בידי ממלאים דורשת Lite ומעלה, והגשה חתומה נספרת במכסת ההגשות החתומות של המסלול.

שתי דוגמאות בדיוניות

במסירה DEMO-ORD-4471 נמסרו 12 ארגזים מתוך 12, האריזות שלמות, המקבלת היא נציגת קבלה מטעם הלקוח והיא אישרה את מה שנרשם. הרשומה נסגרת בלי פעולת המשך. במסירה DEMO-ORD-4472 הוזמנו 10 משטחים והתקבלו 8, באחד מהם נמצאה אריזה פגומה, ולכן שלמות המסירה מסומנת כהתקבל חלקית וגם יש פריטים פגומים, בכמות שטרם התקבלה נרשמים 2, ובפירוט נרשם מה נראה. המקבל אישר בהסתייגות, ופעולת ההמשך היא בירור מול העסק השולח. הרשומה השנייה נשארת מסירה חלקית לכל אורך הדרך.

מה בדיוק אומר האישור

שדה אופן האישור נפרד מהתיעוד של השליח, ויש בו אפשרות מפורשת שהמקבל לא נכח ושהמסירה תועדה בידי השליח בלבד. אישור או חתימה מתייחסים למה שנרשם באותה רשומה, כולל החוסרים והנזקים, ולא לכל מה שהוזמן. חתימה בטופס אינה מאמתת זהות ואינה קובעת שלמי שחתם יש סמכות לאשר בשם הלקוח, ולכן שדה התפקיד של המקבל נשמר לצד השם.

מה הטופס אינו עושה

אין בו אימות אוטומטי של מיקום, שעה או זהות. אין בו תעודת משלוח לצורכי מס, אין חשבונית ואין אישור תשלום. שמירת הרשומה אינה מעדכנת מלאי, אינה סוגרת הזמנה ואינה מפעילה משלוח חוזר או זיכוי. פעולת ההמשך שנבחרה מתועדת בלבד, וביצועה נעשה אצלכם. אם אתם חייבים במסמך לפי דין, הפיקו אותו במערכת שמנפיקה מסמכים כאלה.

טפסים קרובים עם ייעוד אחר

טופס קליטת מלאי במחסן מתעד קליטה פנימית של סחורה אצלכם ולא מסירה ללקוח חיצוני. טופס מסירת רכב מתעד העברת רכב מסוים בין מוסר למקבל, עם קילומטראז' ונזקים קיימים. טופס אישור ביצוע עבודה מאשר שירות שבוצע, ולא סחורה שנמסרה. אם אתם צריכים לתעד מה נמסר, מה התקבל בפועל ומה עדיין חסר, זה הטופס הנכון.