תבנית לטופס קליטת מלאי במחסן

טופס קליטת מלאי במחסן הוא התיעוד שנעשה ברגע שהסחורה יורדת מהמשאית: מה הגיע, כמה יחידות, מאיזה ספק, לפי איזו תעודת משלוח, באיזה מצב, ומי קלט. הוא הנקודה שבה המלאי הפיזי והמלאי הרשום אמורים להיפגש. כשהקליטה נרשמת על דף שנשאר על הרציף, הפער בין השניים מתגלה רק בספירה הבאה — ואז כבר אי אפשר לדעת אם חסר משהו, אם הגיע פגום או אם פשוט לא נרשם.

מתי ממלאים את הטופס

בזמן הפריקה, מול המשטח, ולא אחריה. קליטה שנדחית לסוף היום מסתמכת על זיכרון ועל פתקים, ושם נולדות רוב הטעויות. שלושה מצבים מחייבים טופס: קבלת משלוח מספק, החזרה שנכנסת בחזרה למלאי, והעברה בין מחסנים או בין סניפים. בכל אחד מהם מדובר בשינוי כמות שמישהו יצטרך להסביר בהמשך.

מה חייב להופיע בטופס קליטת מלאי

• מזהי המשלוח — שם הספק, מספר תעודת משלוח או הזמנת רכש, ותאריך הקבלה.
• שורות פריט — מק״ט, תיאור, כמות שהוזמנה מול כמות שהתקבלה בפועל. הפער בין השתיים הוא כל העניין.
• מצב הסחורה — תקין, פגום או חסר, עם שדה הערה לפירוט.
• תיעוד חזותי — צילום של משטח פגום או של תעודת המשלוח, מצורף מהנייד במקום.
• מיקום אחסון — מדף, אזור או עמדה שאליהם נכנס הפריט, כדי שאפשר יהיה למצוא אותו.
• מי קלט — שם הקולט וחתימה, ולעיתים גם חתימת הנהג המוסר.

קליטה מהנייד ברציף הפריקה

הטופס נפתח בקישור אחד בטלפון או בטאבלט של המחסנאי, בלי התקנה ובלי משתמש נפרד לכל עובד. אפשר לתלות קוד סריקה קבוע ליד הרציף כדי שהטופס ייפתח בסריקה אחת. בתוך הטופס, השדה ״סריקת ברקוד המוצר״ פותח את מצלמת הטלפון וקורא את ברקוד ה-EAN שעל האריזה, כך שאת מספר המוצר לא מקלידים. זה שדה חובה שאין בו הקלדה, ולכן כשתוויות מגיעות קרועות כדאי להוסיף לידו שדה טקסט. אילו ברקודים השדה קורא ולמה הוא לא נפתח בטופס מוטמע: סריקת ברקוד לתוך טופס. שדות חובה מונעים שליחה של קליטה בלי מספר תעודת משלוח או בלי כמות, וזה חוסם בדיוק את הרשומות החלקיות שמייצרות אחר כך בירור מול הספק.

מה עושים עם הנתונים אחרי הקליטה

כל קליטה נכנסת לרשימה אחת עם חותמת זמן ושם הקולט, כך שאפשר לסנן לפי ספק ולראות מי מספק בחוסר או בפגמים באופן שיטתי, ולייצא את הנתונים לגיליון או למערכת המלאי. תיעוד חתום עם תמונה הוא גם מה שמאפשר לדרוש זיכוי מספק בלי ויכוח על מה בדיוק הגיע.

למה לבנות את הטופס ב-Formy

הטופס ובתצוגת ימין לשמאל, נוח למילוי מהנייד גם בכפפות וגם בעמידה, ותומך בצירוף תמונות ובחתימה על המסמך. מתחילים מהתבנית הזו, מתאימים את שורות הפריט ואת שדות החובה בעורך גרירה בלי קוד, ומפרסמים לצוות באותו יום. להמרה של שאר טופסי הנייר בתפעול — אישורי ביצוע, מסירות והחזרות — ראו את עמוד הטפסים הדיגיטליים.