טופס דרישת חומרים לעבודה או לאתר

דרישה פנימית לחומר, לפני שמזמינים או מנפיקים

הטופס מיועד לצוותי אתר וייצור שצריכים חומר פיזי לעבודה מוגדרת, ומבקשים אותו מהמחסן או מהרכש. הוא מתעד מה נדרש, באיזו כמות ויחידה, עד מתי, לאיזו עבודה ולאן להביא, ואת ההחלטה של הגורם המאשר. במקום בקשה בעל פה או הודעה שנעלמת, נוצרת רשומה מתוארכת שאפשר לסנן לפי אתר, פריט או מועד. זהו שלב שקודם להזמנת רכש מול ספק ולקליטת סחורה למחסן.

מה להכין לפני המילוי

הכינו את שיטת המספור שלכם לדרישות או למספרי עבודה, את רשימת האתרים ונקודות המסירה, ואת היחידות שבהן אתם סופרים כל סוג חומר. שווה לסכם מראש מי הגורם המאשר לכל סוג דרישה, ומתי מותר לספק תחליף שווה ערך. אם אתם מתכוונים לצרף מפרט או צילום, ודאו שהחשבון שלכם כולל העלאת קבצים בידי ממלאים.

איך מגדירים את הטופס לעבודה שוטפת

העתיקו את התבנית לחשבון, התאימו את רשימת היחידות ואת אפשרויות האספקה למה שנהוג אצלכם, ושמרו. אחרי הפרסום שתפו את הקישור עם מנהלי העבודה. אם אתם רוצים לדעת על דרישה חדשה בזמן אמת, הגדירו זאת בהגדרות ההתראות של הטופס. אין בטופס ניתוב אוטומטי לפי סכום או סוג פריט: תהליך האישור הוא מה שאתם מגדירים אצלכם.

שתי דוגמאות בדיוניות

בדרישה REQ-DEMO-118 מבקש מנהל העבודה באתר דוגמה ב שישים לוחות גבס עמידי מים, ביחידות, עד ה-20 בחודש, לאספקה לשער דוגמה 2. הוא מסמן שתחליף שווה ערך מאושר, כי חשוב לו רק שהעובי זהה, והמחסן מאשר לניפוק ומספק פריט של יצרן אחר. בדוגמה שנייה מבקשים מאה מטרים של פרופיל מיוחד, ובמלאי יש ארבעים בלבד: ההחלטה נרשמת כאושרה בשינוי כמות או מועד, בנימוק מצוינת היתרה שתגיע בשבוע הבא, וסטטוס הביצוע נשאר נופק חלקית. הכמות המקורית נשארת ברשומה, כך שהפער בין המבוקש למסופק גלוי.

איך לקרוא את הרשומות נכון

כל רשומה היא פריט אחד. אין בטופס טבלת שורות מתרחבת, ולכן לכמה פריטים לאותה עבודה ממלאים כמה רשומות עם אותה אסמכתה, וכל פריט מקבל החלטה משלו. כל כמות נקראת ביחידה שנבחרה באותה רשומה, והטופס אינו ממיר בין יחידות ואינו מחשב עלות. החלטת הגורם המאשר נרשמת ברשומה נוספת עם אותה אסמכתה, והרשומה המקורית של המבקש נשארת כפי שנשמרה.

מה הטופס אינו עושה

הגשת הטופס אינה מזמינה חומר מספק, אינה שומרת או משריינת מלאי, אינה מפחיתה מלאי ואינה מאשרת תקציב. אין ניתוב אוטומטי לפי סכום, אין חיבור למערכת מלאי או ERP ואין מחירים או תנאי תשלום. אישור, ניפוק וקבלה הם שלושה אירועים נפרדים: דרישה שאושרה אינה חומר שנמסר, ודרישה ממתינה או שנדחתה אינה נראית כמו הזמנה שבוצעה. אסמכתת הניפוק או ההזמנה מתעדת אירוע שכבר קרה במערכת שלכם.

טפסים קרובים עם ייעוד אחר

בקשה לרכישת חומרה או תוכנה מיועדת לציוד מחשוב ותוכנה בארגון, ולא לחומר לעבודה באתר. הזמנת רכש היא מסמך מחייב מול ספק, עם מחירים ותנאי תשלום, כלומר השלב שאחרי אישור הדרישה. קליטת סחורה למחסן מתעדת מה התקבל בפועל מהספק. יומן ייצור מתעד מה יוצר בהרצה. אם מה שאתם מחפשים הוא בקשה פנימית לחומר לעבודה מסוימת, לפני הזמנה או ניפוק, זה הטופס הנכון.