איסוף חתימות מרחוק
בנו טופס אחד ללקוחות, עובדים או ספקים, שתפו קישור וקבלו את פרטי המילוי והחתימה יחד בכל הגשה.
העמוד הזה מיועד לעסק שאוסף שוב ושוב פרטים וחתימות מאנשים שונים - למשל אישור קבלת ציוד, הסכמת לקוח או אישור נוהל לעובד. בוחרים את התוכן והשדות, בונים טופס עם חתימה ומשתפים את הקישור. כל מילוי נרשם כהגשה נפרדת, ואפשר להפיק ממנה PDF. זהו תהליך של מילוי וחתימה בטופס, לא עריכה או החתמה של קובץ PDF קיים. לבחינת יכולת החתימה ראו את עמוד היכולת; להגדרת השליחה לנמענים ראו את עמוד שליחת המסמך לחתימה.
טופס אחד
משתפים מחדש; כל מילוי נשמר כהגשה נפרדת
בלי אפליקציה
החותם פותח קישור בדפדפן וחותם מהנייד או מהמחשב
הפקת PDF
מנתוני ההגשה והחתימה, לפי אפשרויות הפלט שהגדרתם
בדקו את התהליך עם משיב אחר לפני שימוש עסקי: מה הוא רואה, אילו פרטים נאספים ואיזה עותק מתקבל. עצם הפקת PDF אינה הוכחה שנמען השלים את התהליך או שהמסמך מתאים לדרישה משפטית.
מוסיפים שדה חתימה לצד התוכן והשאלות שרוצים להציג. המשיב ממלא וחותם, והפרטים נשמרים באותה הגשה. הצגת חתימה לצד טקסט אינה אימות עצמאי של זהות האדם או של הבנתו את התוכן.
לצד ההגשה החתומה נשמרים נתוני בקשה וראיות שנאספו בתהליך. אימות אימייל, אם הוגדר, בודק גישה לתיבה, לא זהות אזרחית. אפשר להפיק PDF; תעודת ההשלמה מצורפת אליו כברירת מחדל בטפסים חדשים, והיא אינה תעודה דיגיטלית מגורם מאשר.
קישור ציבורי אוסף הגשות, אבל קישור ציבורי אינו רשימת נמענים ואינו מראה מי מהאנשים שקיבלו אותו עדיין לא מילא. אם צריך מעקב אישי, הגדירו סבב ובדקו את המשתתפים, הסטטוסים והתזכורות. זמן ההשלמה תלוי במשיבים ובתהליך.
התחילו מתהליך מוגדר, כמו אישור קבלת ציוד או קריאת נוהל. לפני שימוש במסמך משפטי, רפואי או לצורכי מס, בדקו את דרישות התוכן, הזיהוי והגוף המקבל. Formy אינה מבטיחה קבילות או קבלת המסמך. הגשות חתומות מוחרגות ממחיקה אוטומטית, אך משתמש מורשה יכול למחוק אותן ידנית.
למה חתימה אונליין ולא הדפסה וסריקה
הבחירה היא בין עבודה עם מסמך לבין איסוף פרטים בטופס. השוו את שלבי התהליך ואת הפלט הדרוש, לא הבטחה לסגירה מהירה או ליתרון משפטי.
| היבט | הדפסה, חתימה וסריקה | חתימה דיגיטלית ב-Formy |
|---|---|---|
| שלבי העבודה | מילוי על נייר, חתימה וסריקה או צילום | מילוי וחתימה בטופס בדפדפן; זמן ההשלמה אינו מובטח |
| המסמך המקורי | עובדים עם המסמך שהוכן מראש | בונים טופס ומפיקים PDF חדש, לא מחתימים את הקובץ המקורי |
| הפרטים | מידע בתוך המסמך הסרוק | תשובות בשדות והחתימה באותה הגשה |
| התיעוד | תלוי במסמכים ובהקשר שנשמרו | נתוני הגשה וראיות שנאספו, לא קביעה מי האדם או מה התוקף המשפטי |
| המשך טיפול | שמירה והעברה לפי תהליך הארגון | התראות ואינטגרציות לפי הגדרות ומסלול; בדקו מה מועבר ולמי |
שלב אחר שלב
בחרו את התוכן, הגדירו את הטופס ובדקו הגשה ופלט עם משיב אחר לפני שיתוף עם לקוחות.
בחרו את התוכן והשדות הנחוצים ובדקו את דרישות התהליך; תבנית אינה נוסח מאושר משפטית.
גוררים שדה חתימה דיגיטלית, מסמנים אילו שדות חובה ומוסיפים תיבת אישור תנאים לפני החתימה.
בחרו דרישות גישה ואימות אימייל לפי הצורך. בדקו את הגדרות ה-PDF ותעודת ההשלמה, נמעני המייל והאינטגרציות הזמינות במסלול.
השלימו שתי הגשות נפרדות לבדיקה, בדקו שאין פרטים או חתימה קודמים בטופס הבא, וודאו את הפלט והמשלוח אם הוגדר.
מקרי שימוש נפוצים
פרטי לקוח ובקשה באותו טופס; הוסיפו חתימה רק אם נדרשת לתהליך.
פרטי צדדים וחתימה על נוסח שנבדק לתהליך שלכם, לא הבטחה לתוקף ההסכם.
פרטי קליטה ואישור קריאת נוהל. בדקו בנפרד דרישות למסמכי העסקה ומס.
בדקו דרישות הסכמה, סמכות ופרטיות לפני איסוף פרטי קטינים; חתימה אינה אימות הורות.
יש לבחון את הצורך, נוסח ההסכמה, הרשאות הגישה ודרישות האחסון עם בעל מקצוע מתאים לפני האיסוף.
פרטים נחוצים ובקשת שירות; אין להסיק משדה חתימה סמכות לתת ייפוי כוח.
צירוף מסמכים לפי הצורך, השדות והמסלול. צילום תעודה אינו בדיקת זהות כשלעצמו.
פרטי ציוד וחתימה באותה הגשה, עם מדיניות גישה ושמירה שבחרתם.
תבניות להתחלה מהירה
בחרו תבנית קרובה, החליפו ניסוחים ושדות, ופרסמו טופס מוכן בלי לבנות הכול מאפס.
מדריכים שיעזרו לכם
מדריכים מעשיים בעברית שמסבירים איך לבנות את הטופס נכון, אילו שדות לכלול ואיך להפיק ממנו את המרב.
יכולות שמחזקות את הטופס
שאלות נפוצות
התשובות כאן נכתבו עבור עסקים שרוצים לעבור לטפסים מקוונים בלי להכניס עוד מורכבות לתהליך.
המונח משמש גם להוספת סימן גרפי וגם לתהליכים מבוססי תעודה. בתהליך הטופס, Formy אוספת פרטים וחתימה ומפיקה PDF חדש מההגשה. בנפרד, כלי ה-PDF המקומי בעמוד המדריך לחתימה על PDF מוסיף תמונת PNG לקובץ קיים בדפדפן ומאפשר להוריד עותק מעודכן. הכלי אינו מאמת זהות, תעודה או חתימה קריפטוגרפית, ואין הבטחה לשימור תוקפה של חתימה קריפטוגרפית קיימת. Formy אינה מנפיקה חתימה מאושרת.
אין להסיק את רמת החתימה ממראה הציור, מקוד אימייל או מקובץ PDF. "מאובטחת" ו"מאושרת" הן דרישות משפטיות שיש לברר לפי המסמך והתהליך. Formy אינה גורם מאשר ואינה מציגה את שדה החתימה כאישור לעמידה בדרישות אלה. גבולות התיעוד מפורטים בעמוד יכולת החתימה.
לא ניתן לקבוע התאמה לכל מסמך מעצם קיומו של שדה חתימה. Formy אינה מבטיחה קבילות או קבלה אצל רשות, בית משפט או גוף אחר. בדקו את התוכן, הזיהוי ודרישות החתימה עם הגוף המקבל ובעל מקצוע מתאים לפני השימוש.
בטופס ציבורי שאינו דורש התחברות, המשיב אינו צריך לפתוח חשבון Formy. אפשרויות גישה ואימות תלויות בהגדרות הטופס. המילוי והחתימה מתבצעים בדפדפן ללא התקנת תוכנת חתימה.
אפשר להגדיר הפקת PDF ומשלוח עותק במייל. בדקו את הגדרות המשלוח, הנמענים והתוצאה בהגשה לדוגמה. תעודת ההשלמה מצורפת ל-PDF כברירת מחדל בטפסים חדשים ומשתפת את הראיות הזמינות; אין להסיק שכל אינטגרציה מעבירה את אותו הפלט.
אפשר לעיין בהגשות ובתיעוד שנאסף. פרטי המילוי הם מה שהמשיב הזין, לא זהות אזרחית מאומתת; קוד אימייל בודק גישה לתיבה בלבד. קישור ציבורי אינו רשימת נמענים. למעקב אישי נדרש סבב מוגדר, ושמירת תגובות חלקיות תלויה במסלול ובהגדרות.
אפשר להגדיר שדות חובה ותיבת אישור כחלק מהטופס. בדקו שהמשיב רואה את התוכן לפני ההגשה ושכללי החובה מתאימים לתהליך; סימון תיבה אינו כשלעצמו הוכחת הבנה או תוקף משפטי.
אפשר להוסיף שדה העלאת קבצים אם הוא זמין במסלול, בכפוף למגבלות גודל ואחסון. בקשו רק מסמכים הדרושים לתהליך והגדירו הרשאות ושמירה מתאימות. צילום תעודה או מסמך שהועלה אינם אישור לאמיתותם.
זמן ההקמה תלוי בתוכן ובבדיקות הדרושות; אין זמן השלמה מובטח. אפשר להתחיל בחינם ולבחון הגשה עם משיב אחר. מסמכים חתומים כפופים למכסת המסלול; טפסים ותגובות ללא חתימה וללא המשך לתהליך חתימה אינם מוגבלים גם בחינם.
בחרו תבנית או פתחו עורך ריק, התאימו את השדות ובדקו את חוויית המילוי לפני פרסום ושיתוף הקישור.