טופס בקשה ואישור שעות נוספות - החלטה מראש, לא דיווח שכר

טופס בקשה לשעות נוספות משמש עובד שצריך לעבוד מעבר לשעות הרגילות שלו, ומנהל שצריך להחליט על כך לפני שהעבודה מתבצעת. הטופס מפריד בין שלושה דברים שנוטים להתערבב: מה העובד ביקש, מה המנהל אישר בפועל, וכמה שעות באמת נעבדו אחר כך.

למי מיועד הטופס ומה הוא אוסף

הטופס מיועד לשני ממלאים שונים, ולכן יש בו שדה ראשון שקובע איזו רשומה אתם ממלאים: בקשה של עובד, או החלטת מנהל על בקשה קיימת. שתי הרשומות נשמרות בנפרד ומחוברות ביניהן במזהה בקשה אחד שאתם קובעים.

רשומת הבקשה אוספת את שם העובד והצוות, את תאריך העבודה, את שעת ההתחלה והסיום המבוקשות, את מספר השעות הנוספות המשוער, את הפרויקט או המשימה, את הסיבה העסקית ואת שם המנהל שאמור להחליט. רשומת ההחלטה אוספת את ההחלטה עצמה, את מספר השעות שאושרו בפועל, תנאים אם נקבעו, תאריך ההחלטה ומי החליט.

מה להכין לפני המילוי

לפני שממלאים בקשה כדאי שיהיו לכם תאריך העבודה המדויק, שעת התחלה וסיום משוערות, ההערכה שלכם לכמות השעות הנוספות, שם הפרויקט או המשימה, וניסוח קצר של הסיבה: מה הצורך העסקי ומה קורה אם העבודה לא תתבצע במועד הזה. אם המשמרת חוצה חצות, הכינו גם את תאריך הסיום, כי בלעדיו לא ברור אם מדובר בשעתיים או בעשרים ושתיים.

לפני שממלאים החלטה כדאי שיהיו לכם מזהה הבקשה שעליה אתם מחליטים, ההחלטה עצמה, ומספר השעות שאתם מאשרים בפועל אם הוא שונה מהמבוקש.

איך מגדירים את הטופס אצלכם

אפשר להשתמש בטופס כפי שהוא. אם אתם רוצים להתאים אותו: שנו את שמות השדות לשפה שנהוגה אצלכם, הוסיפו לרשימת הפרויקטים את הפרויקטים האמיתיים שלכם, והתאימו את טקסט הפתיח למדיניות שעות נוספות שכבר קיימת אצלכם. אל תסירו את שדה סוג הרשומה ואת מזהה הבקשה, מפני שהם מה שמחבר בין בקשה להחלטה.

שדות ההחלטה מסומנים כרשות בכוונה: בטופס אחד אי אפשר לחייב שדה רק בחלק מהמקרים, ורשומת בקשה לא אמורה להכיל החלטה בכלל. אם עובד ימלא לעצמו את שדות ההחלטה, זו לא הופכת להחלטה של מנהל.

דוגמה בדיונית: שתי בקשות ושתי החלטות

עובדת מבקשת ארבע שעות נוספות ביום שלישי כדי לסיים העברת נתונים לפני עלייה לאוויר. המנהל ממלא רשומת החלטה על אותו מזהה בקשה, מאשר שעתיים וחצי בלבד וכותב בתנאים שהיתרה תבוצע בשבוע הבא. שתי הרשומות קיימות: אפשר לראות שביקשו ארבע ואושרו שתיים וחצי, ואפשר להסביר את הפער.

עובד אחר מבקש משמרת שמתחילה ב-22:00 ומסתיימת ב-02:00. הוא מסמן שהמשמרת חוצה חצות וממלא את תאריך הסיום. המנהל, שרוצה לוודא לאיזה יום נזקפות השעות, ממלא רשומת החלטה עם "נדרש תיקון או הבהרה" ומבקש את הפירוט. עד שתתקבל החלטה חדשה, הבקשה נשארת בלי אישור.

מה הטופס הזה אינו עושה

הטופס הזה אינו מחשבון שכר. הוא אינו מחשב תעריף, אינו מחשב תוספת של 125% או 150%, אינו מחשב עלות מעביד ואינו מחשב שכר כלל. שדה השעות הוא מספר שאתם כותבים, ולא סכום שמישהו חישב.

הטופס אינו מעדכן שכר, אינו מעביר נתונים למערכת שכר או לשעון נוכחות ואינו יוצר רישום נוכחות. השעות שאושרו כאן הן החלטה מראש, לא דיווח על עבודה שבוצעה.

הטופס אינו קובע אם העבודה נחשבת שעות נוספות לפי חוק, אינו קובע זכאות לגמול ואינו מהווה ייעוץ משפטי. מי שקובע את זה הוא הדין החל עליכם, ההסכם הקיבוצי או האישי והמדיניות של המעסיק. לתנאים מהותיים נדרשת בדיקה של יועץ שכר או עורך דין.

הטופס אינו ויתור על זכויות של העובד. מילוי הבקשה, ואפילו דחייה שלה, אינם מוותרים על שום זכות שמגיעה לעובד, ואינם קובעים מה מגיע על עבודה שכבר בוצעה בפועל.

שליחת בקשה אינה אישור. אין בטופס ניתוב אוטומטי, אין שליחה למנהל, אין תזכורת ואין אישור שנוצר מאליו. בקשה שאין לצידה רשומת החלטה היא בקשה שממתינה, ולא בקשה שאושרה בשתיקה.

העלאות, חתימה ומסלולים

הטופס עובד מקצה לקצה גם במסלול החינמי: אין בו שדה חתימה ואין בו תשלום. שדה צירוף המסמך היחיד הוא רשות, והעלאת קבצים אינה זמינה במסלול Free - אפשר לראות את פירוט המסלולים בעמוד התמחור. מי שאין לו העלאות פשוט מתאר את הצורך בשדה הסיבה.

הרשומות נשמרות בחשבון שלכם, והרשאות הצפייה בהן נגזרות מהגדרות השיתוף של החשבון. הטופס עצמו אינו מסתיר רשומת החלטה מהעובד ואינו מסתיר בקשה ממנהל אחר.

טפסים לשלבים אחרים בתהליך

לדיווח על עבודה שכבר בוצעה, כולל שעות בפועל, משימות וחומרים, השתמשו בטופס יומן עבודה. לבקשת היעדרות, שהיא הכיוון ההפוך של אותו יומן משמרות, השתמשו בטופס בקשת חופשה. להגדרת תנאי ההעסקה עצמם, כולל היקף משרה ושעות שבועיות, השתמשו בטופס הסכם העסקה.