עברית
עברית שמרגישה טבעית
טקסט, יישור וזרימה שמתחילים נכון למותגים מקומיים ולצוותים בישראל.
טופס רישום מבקרים בכניסה
רשמו מבקרים בקבלה בטופס מינימלי: אתר, שם המבקר/ת, המארח/ת מטעם הארגון, מטרת הביקור ומועד הכניסה או היציאה בפועל. בלי תעודות זהות כברירת מחדל, ובלי להתיימר להיות אישור כניסה או מפקד נוכחות.
שימוש בתבנית
עד 5 מסמכים חתומים במסלול החינמי
כך הטופס ייראה למי שממלא אותו · הדגמה בלבד, שום דבר לא נשלח
- עד 5 מסמכים חתומים במסלול החינמי
מה כבר בנוי בטופס
היכולות של Formy שהטופס בתבנית הזו כבר משתמש בהן. הן מגיעות איתו כשמשתמשים בתבנית, ואפשר לשנות כל אחת מהן בעורך.
רישום ביקור, לא הרשמה לאירוע
הטופס מיועד לצוותי קבלה ומנהלי מתקנים שרוצים יומן מבקרים פשוט: מי הגיע, למי, בשביל מה ומתי. זו נקודת ההבדל מול טופס הרשמה לאירוע, שנפתח לפני פעילות מאורגנת ואוסף מספר משתתפים ומסלול, ומול טופס הצטרפות כחבר, שמתעד הצטרפות לארגון. כאן מתועד ביקור שקורה עכשיו, עם אחראי מטעם הארגון.
מה כדאי לאסוף, ומה עדיף לא
המינימום השימושי הוא אתר, שם המבקר/ת, המארח/ת, מטרת הביקור ומועד הכניסה. שם החברה ופרטי הקשר נשארים אופציונליים, כי לא בכל ביקור צריך אותם. הטופס אינו מבקש כברירת מחדל מספר תעודת זהות, צילום תעודה או תמונת פנים, ואין בו העלאת קבצים: יומן מבקרים הוא בדיוק המקום שבו קל לאסוף יותר מדי. אם בכל זאת נדרש לכם פרט נוסף, ודאו שיש לכם בסיס לאיסוף ומדיניות שמירה, והגבילו את הגישה לתשובות.
איך מגדירים את הטופס
העתיקו את התבנית והתאימו את רשימת מטרות הביקור למה שבאמת מגיע אליכם. אפשר להשאיר את הטופס פתוח על מסך בקבלה, או לשלוח קישור מראש למבקרים מתואמים. שדה בדיקת המארח/ת נועד לצוות ולא למבקר/ת, ולכן הוא אופציונלי ונשאר ריק עד שמישהו מהארגון באמת בדק. שדה החתימה אופציונלי, כך שיש מסלול רישום מלא בלי חתימה; הגשה חתומה נספרת במכסת ההגשות החתומות של המסלול.
דוגמה בדיונית: שני מבקרים באותו בוקר
אורח דוגמה מגיע לפגישה מתואמת עם מארחת דוגמה במשרדי דוגמה קומה 3. הוא ממלא אתר, שם, מארחת, מטרת ביקור ומועד כניסה, בלי שם חברה ובלי טלפון, ואישור המארח/ת נרשם כתואם מראש. באותו בוקר מגיע שליח למשלוח: הוא ממלא את אותם שדות, אבל אישור המארח/ת נרשם כממתין לאישור בקבלה, כי הכניסה לאזור המחסן דורשת אישור נפרד. שתי הרשומות עומדות זו לצד זו, ושתיהן קריאות בלי לפתוח אף אחת מהן.
כניסה, יציאה ומה שביניהן
אם אתם מתעדים גם יציאה, פתחו רשומה שנייה עם סוג הפעולה יציאה ואותה אסמכתת ביקור. אין בטופס מנגנון שסוגר רשומת כניסה, ולכן כל אירוע נשמר בפני עצמו עם המועד שנרשם. רשומת כניסה בלי רשומת יציאה אינה אומרת שהאדם עדיין בבניין, ורשומת יציאה אינה אומרת שכל השאר יצאו.
מה הטופס אינו עושה
אין בו פתיחת דלת או שער, אין הנפקת תג, אין בדיקת רקע ואין אימות זהות: כתובת ציבורית ושם שהוקלד אינם מאמתים מי עומד בכניסה. אין בו מפקד נוכחות אמין לשעת חירום, ואי אפשר להסתמך עליו לפינוי בניין. השמירה מתעדת הצהרה על ביקור, והכניסה בפועל נעשית לפי נוהל הגישה שלכם. שמרו את הרשומות רק לזמן שנדרש והגבילו מי רואה אותן.
טפסים קרובים עם ייעוד אחר
טופס הרשמה לאירוע עסקי נפתח לפני אירוע מאורגן ומתעד השתתפות מתוכננת, לא ביקור בפועל. טופס הצטרפות כחבר מתעד הצטרפות ארוכת טווח לארגון ואוסף פרטי חברות ותשלום. שניהם קורים בזמן אחר ומול אדם אחר. כל סוגי המבקרים, במשרד, במפעל או במוסד לימודי, נשארים בטופס הזה, בלי עמודים נפרדים לכל סוג אתר.
שאלות נפוצות
כל מה שצריך לדעת על התבנית הזאת.
- מי ממלא את הטופס ומתי?
- המבקר/ת ממלאים אותו בעמדת הקבלה ברגע ההגעה, או שאיש הקבלה ממלא אותו עבורם. רישום חדש נפתח לכל ביקור, גם כשמדובר באותו אדם שמגיע שוב. אם אתם מתעדים גם יציאה, פותחים רשומה שנייה עם סוג הפעולה יציאה ואותה אסמכתה, במקום לשנות את רשומת הכניסה.
- אילו פרטים באמת צריך לאסוף?
- את האתר או המיקום, את שם המבקר/ת, את המארח/ת מטעם הארגון, את מטרת הביקור ואת מועד הכניסה בפועל. שם החברה ופרטי הקשר נשארים אופציונליים, וכדאי לבקש אותם רק אם באמת צריך ליצור קשר. הטופס לא מבקש כברירת מחדל מספר תעודת זהות, צילום תעודה או תמונה; אם אתם שוקלים לאסוף פרטים כאלה, בדקו קודם אם יש לכם בסיס חוקי ומדיניות שמירה מתאימה.
- האם רישום בטופס הוא אישור כניסה?
- לא. שמירת הרשומה מתעדת הצהרה על ביקור, והיא אינה פותחת דלת, אינה מקצה תג ואינה מאשרת גישה לאזורים מוגבלים. כתובת ציבורית ושם שהוקלד אינם מאמתים מי עומד בכניסה. שדה אישור המארח/ת נשאר מפורש: ביקור שממתין לאישור נשמר כממתין, והכניסה בפועל נעשית לפי נוהל הגישה שלכם.
- האם אפשר להסתמך על הרשימה כמפקד נוכחות בחירום?
- לא, ואל תתכננו כך. אנשים יוצאים בלי לרשום יציאה, מבקרים נכנסים עם עובד בלי לעבור בקבלה, ורשומת כניסה שנשמרה אינה ראיה שמישהו עדיין בבניין או שכולם יצאו. הטופס מתעד רישומים שנמסרו, ולא נוכחות פיזית מאומתת. לנוהל פינוי צריך אמצעי ייעודי, לא יומן מבקרים.
- איך מתעדים כניסה ויציאה של אותו ביקור?
- שתי רשומות עם אותה אסמכתת ביקור: אחת עם סוג הפעולה כניסה ואחת עם יציאה. אין בטופס מנגנון שסוגר רשומה קיימת, ולכן במקום להבטיח מחזור חיים שאינו קיים, כל אירוע נשמר בפני עצמו עם המועד שלו. כך רשומת הכניסה נשארת כפי שנרשמה, וגם אם לא נרשמה יציאה, אף שדה לא טוען שהביקור הסתיים.
- מה לעשות עם הרשומות אחרי הביקור?
- יומן מבקרים מכיל פרטים על אנשים מזוהים, ולכן כדאי להגביל את הגישה לתשובות לאנשי הקבלה והאחראים בלבד, ולמחוק רשומות ישנות לפי מדיניות שמירה שקבעתם. אל תפרסמו את הרשומות ואל תשתמשו בהן למטרות אחרות. הטופס עצמו אינו מוחק רשומות בשבילכם ואינו קובע לכם תקופת שמירה.
נכתב בסיוע כלי AI. אושר לפרסום על ידי תומר גל, CTO ב-Formy. איך אנחנו כותבים ומאשרים תוכן
תבניות קשורות
כל התבניות
תבנית לטופס הרשמה לאירוע עסקי
טופס הרשמה בעברית לכנס, ליום עיון או לסדנה: פרטי המשתתף, העדפה תזונתית, נגישות וחניה, הודעת פרטיות והסכמה לדיוור. כל נרשם בשורה משלו, עם מגבלת מקומות וייצוא לאקסל.
טפסי הרשמה לאירועים +1טפסים עסקיים +2
תבנית לטופס הרשמה לחברות
אספו בקשות הצטרפות, פרטי קשר וסוג חברות בטופס ברור שמסייע לעמותות, מועדונים וקהילות לצרף חברים, תומכים או תורמים חדשים בצורה מסודרת יותר.
טפסי תרומה +1טפסי עמותות וצדקה +2
תבנית לטופס מסירת ציוד לעובד והחזרתו
תעדו מסירת מחשב, טלפון או כלי עבודה לעובד/ת ואת החזרתם: אסמכתה משותפת, מספר נכס, אביזרים, מצב הפריט, צפי החזרה ומצב ההחזרה בפועל. מסירה והחזרה נשמרות כשתי רשומות נפרדות, וצפי אינו מצב.
טפסי מעקב +1טפסי משאבי אנוש וגיוס +1
איך Formy פועלת
1
העתיקו את התבנית והתאימו אותה לצורך שלכם
העתקת התבנית והתחילו לערוך אותה. שנו שאלות, הוסיפו חדשות, בחרו צבעים ועוד.
2
שלחו את הטופס בקישור או הטמיעו באתר
אפשר לשתף את קישור הטופס ישירות או להטמיע אותו באתר שלכם.