טופס הרשמה לאירוע עסקי: כל הנרשמים בטבלה אחת, עם מגבלת מקומות

התבנית מיועדת למי שמארגן כנס מקצועי, סדנה, יום עיון, בוקר עיון ללקוחות, השקה או ערב נטוורקינג, ומחפש טופס הרשמה לכנס או לאירוע שירכז את כל ההרשמות במקום אחד, בלי לאסוף אותן מהודעות, ממיילים ומשיחות טלפון. כל משתתף נרשם בנפרד ומקבל שורה משלו ברשימה, ולכן מספר ההרשמות הוא מספר המשתתפים, ואפשר לסגור את ההרשמה כשהמקומות נגמרים.

השדות בטופס

בעותק חדש של התבנית יש שלושה שדות חובה:

• שם מלא
• אימייל
• העדפה תזונתית: ללא העדפה מיוחדת, צמחוני, טבעוני, ללא גלוטן, כשרות מהדרין או אחר. כשכל משתתף בוחר תשובה, אפשר לספור את המנות לקייטרינג בלי לנחש.

שדות הרשות הם טלפון נייד לעדכון דחוף ביום האירוע, חברה או ארגון, תפקיד, התאמות נגישות, חניה, ושאלות או הערות. מי שמסמן שיגיע ברכב מתבקש גם את מספר הרכב לתיאום הכניסה לחניה, ומי שלא מסמן לא רואה את השאלה בכלל. לפני כפתור השליחה יש הודעת פרטיות ותיבת הסכמה לקבלת עדכונים במייל, שאינה מסומנת מראש. כל שדה אפשר להפוך לחובה בעורך, למשל את החברה אם אתם מדפיסים תגי שם. בכנס עם מושבים או סדנאות במקביל, הוסיפו שדה "בחירה" עם שמות המושבים, כדי לדעת מראש מי מגיע לאיזה מושב.

מה משלימים לפני הפרסום

מחליפים את כותרת הטופס ומשלימים את המקומות שבסוגריים המרובעים:

• כותרת הטופס: במקום "הרשמה לאירוע" כותבים את שם האירוע. זה השם שמופיע בלשונית הדפדפן ובתצוגה המקדימה של הקישור כששולחים אותו בוואטסאפ.
• הבלוק בראש הטופס: שם האירוע וכמה מילים עליו, המועד, המקום, התוכנית, הסדרי הנגישות, ועד מתי ואיך מבקשים התאמה נוספת.
• הודעת הפרטיות: שם הארגון, דרך ליצירת קשר ולמי יימסרו פרטי החניה, הנגישות וההעדפה התזונתית.
• תיבת ההסכמה לדיוור: שם הארגון, כדי שהנרשם יידע ממי יקבל את העדכונים.
• הודעת התודה: שם האירוע, המועד והמקום, כדי שהנרשם יראה מיד למה נרשם, מתי ואיפה.

שאלה שאין לה שימוש באירוע שלכם מוחקים. אם אין חניה במקום, מחקו את שאלת החניה ואת שאלת מספר הרכב יחד.

לפני שהקישור יוצא, הירשמו פעמיים בעצמכם בשני שמות שונים. בטבלת התגובות צריכות להופיע שתי שורות נפרדות, והודעת התודה צריכה להראות את שם האירוע והמועד שכתבתם. אחר כך מחקו את שתי השורות.

מגבלת מקומות שסוגרת את ההרשמה

בהגדרות הטופס, תחת "אבטחה וגישה" ובאזור "זמינות ומכסות", קובעים "מגבלת מספר תגובות". כשמספר ההרשמות מגיע למגבלה, הטופס מפסיק לקבל הרשמות ומציג במקומו את ההודעה שכתבתם. בתבנית כבר יש הודעה כזו: "כל המקומות באירוע נתפסו, וההרשמה נסגרה". כל הרשמה בתבנית היא משתתף אחד, ולכן המגבלה שווה למספר המקומות שיש לכם. באותו אזור אפשר לקבוע גם "תאריך סגירה", ואחריו הטופס מציג את ההודעה "ההרשמה לאירוע נסגרה", שגם היא מוכנה בתבנית. הרשמות ניסיון נספרות במגבלה, לכן מחקו אותן לפני שאתם מפיצים את הקישור.

כמה משתתפים מאותה חברה

כל משתתף נרשם בנפרד, כדי שלכל אחד יהיו שם, אימייל והעדפה תזונתית משלו ברשימה. אחרי השליחה מופיע כפתור "הרשמה נוספת", שפותח את הטופס ריק להרשמה הבאה, כך שמי שרושם את הצוות שלו ממשיך מיד לעמית הבא. גם כשכמה אנשים נרשמים מאותו מכשיר, למשל בעמדה בכניסה לאירוע, הטופס לא שומר טיוטה בדפדפן. אם מישהו התחיל למלא ועזב בלי לשלוח, רעננו את הדף, והפרטים שהקליד יימחקו.

מה הנרשם רואה אחרי השליחה

אחרי לחיצה על "שליחת ההרשמה" מופיעה הודעת תודה על המסך, עם המועד והמקום שכתבתם בה. כדי שהנרשם יקבל גם עותק של ההרשמה במייל, פתחו את ההגדרות של שדה האימייל והפעילו "שליחת עותק מהטופס". שליחה לכתובת שמוזנת בטופס זמינה במסלול Lite ומעלה. ההודעה והעותק מאשרים שההרשמה התקבלה, והם אינם כרטיס כניסה.

כל הנרשמים בטבלה אחת

כל הרשמה נכנסת כשורה בטבלת התגובות של הטופס, עם עמודה לכל שדה, ומספר התגובות הוא מספר הנרשמים. בטבלה אפשר לחפש, לבחור אילו עמודות יוצגו ולפתוח הרשמה אחת כדי לראות את כל הפרטים שלה, ואפשר לקבל התראה במייל על כל הרשמה חדשה. את הרשימה מייצאים לגיליון Excel או לקובץ CSV: את כל ההרשמות, רק את אלה שמתאימות לחיפוש, או הרשמות שבחרתם. מהקובץ קל להכין תגי שם, רשימה לכניסה וספירת מנות לקייטרינג.

נגישות, פרטיות ודיוור

באירוע הפתוח לקהל, תקנה 57 לתקנות הנגישות לשירות מחייבת לפרסם את התאמות הנגישות באירוע ואת הדרך לבקש אמצעי עזר מראש, ועד מתי. לכן בראש הטופס יש מקום להסדרי הנגישות, ובטופס עצמו יש שדה לבקשת התאמה.

הודעת הפרטיות שבסוף הטופס בנויה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות: היא מציינת שמסירת הפרטים אינה חובה על פי חוק ומה יקרה בלעדיהם, לאיזו מטרה הם נאספים, מי מקבל אותם ולמי הם יימסרו, ואת הזכות לעיין בהם ולבקש לתקן אותם. השלימו בה את שם הארגון, למי יימסרו הפרטים ודרך ליצירת קשר, והתאימו אותה למה שאתם עושים בפועל.

הרשמה לאירוע אינה הסכמה לדיוור. כדי לשלוח לנרשמים פרסומת במייל או ב-SMS נדרשת הסכמה מפורשת מראש לפי סעיף 30א לחוק התקשורת, ולכן תיבת ההסכמה בתבנית נפרדת מההרשמה, אינה מסומנת מראש ונושאת את שם הארגון ששולח את העדכונים. המידע כאן כללי ואינו ייעוץ משפטי. להרחבה ראו פרטיות בטפסים ותאימות לחוק הגנת הפרטיות.

מה עוד תצטרכו מלבד הטופס

התבנית רושמת משתתפים ומרכזת אותם בטבלה. את שאר ניהול האירוע עושים בכלים אחרים או ידנית:

• כרטיסי כניסה: Formy לא מנפיקה לנרשמים כרטיס או קוד QR. את הנוכחות בדלת בודקים מול הרשימה המיוצאת.
• תזכורות: אין תזכורת אוטומטית לפני המועד. אפשר לכתוב לנרשמים מתיבת המייל שלכם, לכתובות שבטבלה.
• יומן: האירוע לא נוסף אוטומטית ליומן של הנרשמים, ולכן כדאי לכתוב את המועד המלא בראש הטופס ובהודעת התודה.
• תשלום ומקומות ישיבה: בתבנית אין שדה תשלום, מפת מושבים או רשימת המתנה.

Formy היא מערכת ישראלית לבניית טפסים דיגיטליים בעברית, ולא מערכת לניהול כנסים. מתי מספיק טופס הרשמה, ומתי עדיף כלי ייעודי לכנסים, מוסבר בטופס הרשמה לאירוע: הפתרון למארגנים.

טופס נפרד לכל אירוע

כשמתקרב האירוע הבא, אל תאספו אליו הרשמות בטופס הקודם. צרו טופס חדש מהתבנית, או בחרו "שכפול טופס" בתפריט של הטופס שכבר התאמתם ועדכנו בו את המועד והמקום. כך לכל אירוע יש טבלת נרשמים משלו, וההרשמות לאירוע הקודם נשמרות בטופס שלו.

תבניות לשלבים אחרים של האירוע

לפני האירוע: בקשת השכרת מקום לאירוע, הזמנת קייטרינג, הגשת תקציר והצעה לכנס, בקשת דוכן למציגים והצעת חסות לאירוע. כשהכניסה בתשלום ורוצים לאסוף הזמנות כרטיסים: טופס רכישת כרטיסים לאירוע. אחרי האירוע: סקר משוב ושביעות רצון מהקהל. לאירוע בהזמנה אישית מתאים יותר טופס אישור הגעה, ולקורס או לסדנה מתמשכת ראו את המדריך לטופס הרשמה מקוון. להרחבה על תכנון ההרשמה ראו את המדריך לטופס הרשמה לאירוע. כל התבניות מהסוג הזה מרוכזות בטפסי הרשמה לאירועים, ותבניות לשאר שלבי האירוע בטפסי אירועים.