נוכחות בתדריך בטיחות - רשומה אחת לכל משתתף בכל תדריך

למי מיועד הטופס ומה הוא מתעד

הטופס מיועד למנהלי עבודה, לממוני בטיחות ולראשי צוותים שמעבירים תדריכי בטיחות קצרים וחוזרים באתר - לפני תחילת משמרת, לפני שלב עבודה חדש או אחרי אירוע בטיחותי. כל הגשה היא רשומת נוכחות אחת של אדם אחד בתדריך אחד: מזהה התדריך, הנושא וגרסת החומר שהוצג, האתר והמועד, שם המדריך ושם המשתתף. מכיוון שגרסת החומר נרשמת בכל רשומה, אפשר להבחין בין מי ששמע את הגרסה הקודמת לבין מי שנכח בעדכון, ושני משתתפים לעולם אינם מתמזגים לרשומה אחת.

מה להכין לפני התדריך

הכינו מזהה קבוע לתדריך לפי שיטת המספור שלכם, את שם הנושא ואת מספר הגרסה או התאריך של דף התדריך שאתם מקריאים, ואם החומר מפורסם באתר פנימי - את הקישור אליו. הכינו גם את שם האתר או אזור העבודה ואת שם המדריך. אם בצוות עובדים דוברי שפות שונות, החליטו מראש באיזו שפה מועבר התדריך, כדי שהשדה המתאים ישקף את מה שקרה בפועל ולא הנחה.

איך מגדירים את הטופס לסבב תדריכים

העתיקו את התבנית לחשבון, התאימו את שמות השדות והאפשרויות לנהוג אצלכם ושמרו. הדרך הפשוטה ביותר היא טופס אחד לכל תדריך: מפרסמים, משתפים את הקישור או קוד QR שנוצר מהקישור בשטח, וכל משתתף ממלא בעצמו מהטלפון. לחלופין אפשר להשתמש בטופס אחד לאורך זמן ולמלא את מזהה התדריך בכל פעם, או להעביר את פרטי התדריך מראש דרך מילוי מוקדם בכתובת הקישור, כדי שהמשתתף ימלא רק את מה שנוגע אליו. בשני המקרים פרטי התדריך נשמרים בתוך כל רשומה, ולכן דוח הנוכחות נשאר קריא גם חודשים אחר כך.

דוגמה בדיונית: שני משתתפים ושתי גרסאות חומר

באתר הדוגמה בתדריך TT-DEMO-14 בנושא עבודה בגובה, גרסת חומר 3.1, נכחו שני עובדים ב-8 בספטמבר בשעה 06:45. הראשון מילא נוכחות מלאה, סימן את הצהרת הנוכחות ולא ביקש הבהרה. השני נכח באותו תדריך אך רשם שאלה על נקודות העיגון בגג הרעפים וסימן שהוא זקוק להבהרה לפני תחילת העבודה; הרשומה שלו נשמרת עם השאלה הפתוחה, והמנהל חוזר אליו ידנית. כעבור שבוע עודכן דף התדריך לגרסה 3.2, ונפתח תדריך חדש TT-DEMO-21. עובד שנכח רק בגרסה 3.1 אינו מופיע ברשומות של 3.2 - שתי הגרסאות נשארות נפרדות ואינן מתערבבות.

מה הטופס אינו עושה

זהו תיעוד נוכחות והצהרה, ולא אישור כשירות. סימון הנוכחות אינו הוכחה שהתוכן הובן, אינו מבחן, אינו תעודה מוסמכת ואינו קובע שהעובד רשאי לבצע עבודה הדורשת הסמכה. הטופס אינו קובע ואינו מאשר שדרישת הדרכה חוקית או חוזית כלשהי קוימה - זו קביעה של הגורם המוסמך אצלכם ושל מי שאחראי על הבטיחות באתר, ולא של טופס. שם שמולא בטופס לא מאומת הוא הצהרה של הממלא ואינו אימות פיזי של נוכחות. אין מילוי מראש של נוכחות עבור אחרים, אין העתקת חתימה של אדם אחד לרשומות של אחרים, ואין תזכורות אוטומטיות לתדריך הבא. שאלה שנרשמה אינה נשלחת לאיש מעצמה ואינה מקבלת מענה אוטומטי; מי שמסומן כזקוק להבהרה ממתין למעקב ידני.

מסלול פשוט ללא חתימה, ומה דורש מסלול בתשלום

התבנית הבסיסית בנויה משדות טקסט, תאריך, בחירה וסימון בלבד, בלי שדה חתימה ובלי העלאת קבצים, כך שאפשר להשתמש בה במסלול Free בכפוף למגבלותיו. הצהרת הנוכחות היא תיבת סימון רגילה שהמשתתף מסמן בעצמו, והיא אינה מסומנת מראש. אם הנוהל שלכם מחייב חתימה גרפית, אפשר להוסיף שדה חתימה לעותק שלכם - בדקו קודם את המסלולים העדכניים ואת מגבלות החתימה, וזכרו שחתימה בטופס אינה הופכת את הרישום לתעודת הסמכה. אם תוסיפו שדה להעלאת קובץ, העלאת קבצים בידי ממלאים דורשת מסלול Lite ומעלה גם כשהשדה אינו חובה. אספו רק את הפרטים הדרושים לניהול הבטיחות והגדירו הרשאות גישה לרשומות לפי הנהוג בעסק.

טפסים לשלבים אחרים באותו תהליך

לרישום מראש לקורס או להדרכה מתוכננת, לפני שהיא מתקיימת, ראו טופס רישום להדרכה. לאיסוף משוב על איכות ההדרכה אחרי שהסתיימה ראו סקר משוב על הדרכה. לאישור קבלת נוהל או מדיניות קבועה של הארגון, שאינו קשור למפגש מסוים בשטח, ראו אישור קבלת נוהל. טופס הנוכחות בתדריך אינו מחליף אף אחד מהם: הוא מתעד מי נכח בתדריך מסוים בשטח, במועד מסוים ומול גרסת חומר מסוימת.