טופס רישום לגן, למעון יום ולצהרון: בקשת רישום מההורים בקישור אחד

הטופס הזה הוא בקשת רישום, לא שיבוץ. הורים ממלאים מהטלפון את פרטי הילד, את פרטיהם ואת איש הקשר לחירום, ומבקשים מועד התחלה, ימים ומתכונת. אתם מקבלים את כל הבקשות בטבלה אחת, מחליטים את מי משבצים ומודיעים להורים. אין בטופס תשלום, ומידע רפואי עובר בטופס נפרד.

למי מתאים הטופס

לגן ילדים פרטי, למעון יום ולפעוטון, למשפחתון ולצהרון שמקבלים הרשמה ישירות מההורים. הוא לא הרישום לגן ילדים רשמי. לפי חוק לימוד חובה, הורים של ילד בגיל 3 עד 5 רושמים אותו ברשות החינוך המקומית, בתקופת הרישום שמשרד החינוך מפרסם בכל שנה. הטופס גם לא מחליף את הבקשה להנחה בשכר הלימוד במעון יום מוכר, שמוגשת בתהליך הרשמי. מסגרת שחייבת בתהליך רשמי ממשיכה בו, ויכולה להשתמש בטופס לפרטים שהיא עצמה צריכה.

מה ההורים ממלאים

• לאיזו מסגרת נרשמים, ומתכונת היום שמבקשים.
• שם הילד ותאריך הלידה, לשיבוץ לקבוצת גיל.
• מועד התחלה מבוקש והימים בשבוע.
• הורה ממלא עם טלפון ומייל, והורה נוסף אם רוצים.
• איש קשר לחירום שאינו ההורים, לא חובה בשלב הבקשה.
• במעון, במשפחתון ובצהרון: האם הילד אלרגי למזון, בלי פרטים.
• אישור שקראו את תנאי ההרשמה, ושם מלא לאישור.

מה בכוונה לא נאסף כאן

אין בטופס מספר תעודת זהות, כתובת, צילום של הילד או פרטי תשלום. לבקשת רישום הם בדרך כלל לא נחוצים, וכל פרט שנאסף צריך מטרה, הודעת פרטיות ומישהו שמוחק אותו בזמן. אם המסגרת שלכם חייבת אחד מהם, הוסיפו שדה וכתבו בעזרה שלו למה.

מעון יום לפעוטות שומר בתיק המעון את שמות הפעוטות, את מספרי הזהות ותאריכי הלידה שלהם, את הקבוצה ואת שמות ההורים ודרכי הקשר, ונוהל הרישוי של משרד החינוך קובע שפרטי תיק המעון נשמרים 7 שנים. את מספר הזהות אפשר לבקש כשהילד מתקבל, ולא כבר בבקשה.

גם מידע רפואי לא נמסר כאן. כשבוחרים מעון, משפחתון או צהרון נפתחת שאלה אחת: האם הילד אלרגי למזון, בלי פרטים. בצהרון זה מה שהוראת הקבע של משרד החינוך על אלרגיה למזון מבקשת: שההורים ידווחו כבר בשלב ההרשמה לצהרון שהילד אלרגי למזון. כשבוחרים גן ילדים, השאלה לא מופיעה: בגן שחלים עליו חוזרי משרד החינוך המידע הרפואי נמסר בהצהרת הבריאות הרשמית, ולילד עם מצב בריאותי כרוני גם במסמך רשמי מהרופא, ואסור לבקש מההורים הצהרה נוספת. במעון יום ובמשפחתון את שאר הפרטים מוסרים אחרי הקבלה בטופס המידע הרפואי והאלרגיות. ב-Formy הגישה לתשובות היא לפי סביבת עבודה, ולכן את הטופס הזה מחזיקים בסביבה שרק הצוות המטפל חבר בה.

דמי רישום ותשלום

אין תשלום בתוך הטופס: התשלומים כבויים ב-Formy. כותבים בטופס אם יש דמי רישום ואיך משלמים, ובעמוד התודה שמופיע אחרי השליחה מוסיפים קישור לעמוד התשלום שלכם. זה אפשרי בכל המסלולים. הפניה אוטומטית לעמוד התשלום מיד אחרי השליחה זמינה ממסלול לייט. Formy לא יודעת אם ההורה שילם: בודקים את זה במערכת הסליקה שלכם.

מה קורה אחרי השליחה

1. הבקשה נכנסת לטבלת התגובות של הטופס, עם תאריך השליחה.
2. אפשר לקבל מייל על כל בקשה, לחבר גיליון Google Sheets שמתעדכן בכל בקשה, או לייצא את הבקשות לאקסל.
3. מישהו מהצוות חוזר להורים, מתאם ביקור ומודיע על שיבוץ. הטופס לא שולח אישור שיבוץ ולא מנהל רשימת המתנה.
4. הורה שרוצה לרשום ילד נוסף לוחץ על "רישום ילד נוסף" וממלא טופס חדש.

אפשר לסגור את הטופס מעצמו בתאריך שבחרתם או אחרי מספר בקשות, עם הודעה שלכם למי שמגיע אחרי הסגירה.

הודעת הפרטיות ותקופת השמירה

לפני הפרסום מחליפים את הפסקה "על הפרטים שלכם" בהודעה של המסגרת. לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות, מי שמבקש מאדם מידע עליו אומר לו אם יש חובה חוקית למסור את המידע, לאיזו מטרה הוא נאסף, למי יימסר ולשם מה, ושיש לו זכות לעיין במידע ולבקש לתקן אותו. ההודעה בתבנית בנויה כך, עם סוגריים מרובעים במקום שבו צריך להשלים.

כדי שבקשות לא יישארו בחשבון שנים, מפעילים בהגדרות הטופס את "מחיקה אוטומטית של תגובות ישנות", תחת "שמירת תגובות", ובוחרים תקופה. זה זמין בכל המסלולים. לפני שהמחיקה פועלת, העבירו את הפרטים של מי שהתקבל לתיק הילד או לתיק המעון, שם הם נשמרים כמה שאתם חייבים לשמור אותם. עותק שכבר יצא, כמו שורה בגיליון או קובץ ייצוא, נמחק בנפרד. התגובות נשמרות בשרתי AWS בארצות הברית.

שימוש בתבנית ומסלולים

בטופס 19 שאלות, פחות ממגבלת 30 השדות של מסלול Free, ואין בו העלאת קבצים או חתימה. הוא עובד בכל המסלולים כמו שהוא. עותק במייל להורה שמילא, עם PDF של מה שמילא, זמין ממסלול לייט.

הטפסים הבאים בתהליך

אחרי השיבוץ שולחים להורים את טופס המידע הרפואי והאלרגיות, את אישור הצילום והפרסום ואת אישור איסוף הילד. כל הטפסים למסגרות לגיל הרך מרוכזים בטפסים לגנים ולמעונות יום.