שאלון אפיון טיול - בריף ללקוח של סוכן נסיעות

למי מיועד הטופס ומה הוא מתעד

הטופס מיועד לסוכני נסיעות, למתכנני טיולים ולמארגני חופשות מותאמות אישית שאוספים את העדפות הלקוח לפני שהם מתחילים לחפש. כל הגשה מתעדת בריף אחד לטיול אחד: לאן הלקוח רוצה לנסוע ואילו חלופות יישקלו, מתי וכמה גמיש התאריך, מי נוסע, מהו טווח התקציב ובאיזה מטבע, איזה סגנון נסיעה ולינה מתאים לו, מה מעניין אותו ואילו שירותי תכנון הוא מבקש מכם בפועל. זהו טופס אפיון לפני הצעה, ולא הזמנה, ולא אישור נסיעת עבודה של עובד.

מה להכין לפני מילוי הטופס

הכינו טווח תאריכים גם אם עדיין לא סגרתם יום מדויק, ואת מספר הנוסעים. חשבו מראש מה גמיש אצלכם ומה לא: יעד גמיש או תאריך גמיש פותחים אפשרויות רבות יותר וכמעט תמיד משנים את המחיר. הכינו טווח תקציב אמיתי - טווח מציאותי חוסך סבב הצעות שאינן רלוונטיות. אל תכינו דרכונים, כרטיסי אשראי או מסמכים רפואיים: הטופס אינו מבקש אותם בשלב הזה ואין להעלות אותם אליו.

איך מגדירים את הטופס

העתיקו את התבנית לחשבון, התאימו את רשימת סגנונות הנסיעה, תחומי העניין ושירותי התכנון למה שאתם באמת מספקים, והתאימו את טווחי התקציב לשוק שלכם. הסירו שירות שאינכם נותנים במקום להשאיר אותו ולסרב אחר כך. כל בקשת טיול נשמרת ברשומה נפרדת; אין בטופס סעיף חוזר לכמה טיולים, ולכן לקוח שמבקש שתי חופשות שונות ימלא שתי פעמים. את פרטי הדרכון, מספרי הטיסה ופרטי התשלום אוספים בשלב מאוחר יותר ובערוץ המתאים לכך, ולא בטופס האפיון הזה.

דוגמה בדיונית: יעד גמיש ומשפחה עם צורך נגישות

בדוגמה בדיונית, זוג מבקש "יעד חמים באירופה, גמיש" לשבוע במרץ, מציין שהוא שוקל גם יוון וגם דרום איטליה, מסמן שהתאריכים גמישים בתוך החודש ובוחר טווח תקציב בינוני לאדם. בבריף שני, משפחה בת חמישה מבקשת יעד מוגדר בקיץ, מסמנת את קבוצות הגיל בלבד - שני מבוגרים, ילד בגילי 3 עד 11 ונער - ומציינת בשדה הנגישות שהיא זקוקה לחדר בקומת קרקע או למעלית ולמסלולים ללא מדרגות. אין בטופס תאריכי לידה מדויקים ואין מידע רפואי; הצורך מתואר במונחים מעשיים שמאפשרים לסוכן לבדוק התאמה מול בית המלון.

מה הטופס אינו עושה

הטופס אינו מציג מחירי טיסות או זמינות חדרים בזמן אמת ואינו מתחבר למערכת הזמנות. אינו מזמין, אינו משריין ואינו שומר מקום, מושב או חדר. אינו מבטיח שהתקציב שציינתם אכן מספיק ליעד ולתאריך שביקשתם. אינו ייעוץ ויזות ואינו קובע אם אתם זכאים להיכנס למדינה כלשהי - דרישות כניסה, ויזה ותוקף דרכון הן באחריותכם ולפי הגורמים הרשמיים. אינו גובה תשלום ואינו קולט פרטי אמצעי תשלום. אין בו שדה העלאת קבצים, ואין להזין בו צילומי דרכון, מספרי כרטיס אשראי, תאריכי לידה מדויקים של ילדים או מידע רפואי; שדה הנגישות מיועד לצורך מעשי בלבד, כמו חדר נגיש או מסלול ללא מדרגות.

טפסים סמוכים עם תפקיד אחר

הבריף הזה מיועד ללקוח חיצוני שמזמין חופשה. אם עובד בארגון מבקש אישור לנסיעת עבודה פנימית, עם יעד ותאריכים ידועים ומטרה עסקית, השתמשו בטופס בקשת נסיעת עבודה - הוא נשאר הטופס הנכון לאישור פנימי ואינו מוחלף כאן. אם הפנייה אינה על טיול מסוים אלא על שירות באופן כללי, השתמשו בטופס פנייה ובקשת שירות. שני אלה אינם שואלים על חלופות יעד, גמישות תאריכים או סגנון נסיעה, ולכן הם אינם מחליפים את בריף הטיול הזה.

מסלול פשוט ללא חתימה

המבנה הבסיסי בנוי משדות טקסט, מספר, בחירה ותאריך בלבד, בלי שדה חתימה ובלי העלאת קבצים, כך שאפשר להשתמש בו במסלול Free בכפוף למגבלותיו. אם בשלב מאוחר יותר אתם צריכים מסמכים או חתימה על תנאי ביטול, עשו זאת בטופס נפרד ובדקו קודם את המסלולים העדכניים: העלאת קבצים בידי ממלאים דורשת מסלול Lite ומעלה. אל תוסיפו שדה העלאה לטופס האפיון הזה רק כדי לקבל דרכונים מוקדם.