טופס דוח אי התאמה והכלה מיידית

דוח אי התאמה שמפריד בין הדרישה, החריגה, ההכלה וההחלטה

הטופס מיועד לצוותי איכות, ייצור, מחסן ותפעול שמתעדים פער בין דרישה מוגדרת לבין מה שהתקבל או בוצע בפועל. אי התאמה מתגלה לא פעם בתוך הארגון, בלי פציעה ובלי תלונת לקוח: אצווה פגומה בקבלת סחורה, מידה מחוץ לסבולת או תהליך שבוצע שלא לפי ההוראה. במקום הודעה בצ'אט שנעלמת, נשמרת רשומה מתוארכת שמפרידה בין ארבעת הדברים שנוטים להתערבב - מה הייתה הדרישה, מה נצפה בפועל, מה נעשה מיד כדי לעצור את ההמשך, ומה החליט הגורם האחראי. כל אי התאמה נרשמת בטופס נפרד, כדי שההיקף וההכלה שלה יישארו מובחנים.

מה להכין לפני המילוי

הכינו את מקור הדרישה - שרטוט, מפרט, הוראת עבודה או תנאי ההזמנה - ואת המזהים של הפריט והאצווה. שווה לקבוע מראש שיטת מספור אחידה לאסמכתאות, כי היא מה שמאפשר לקשור אימות מאוחר לדוח המקורי. אם אתם מתכוונים לצרף תמונות או מסמכי מדידה, ודאו שהחשבון שלכם כולל העלאת קבצים בידי ממלאים.

איך מגדירים את הטופס לעבודה שוטפת

העתיקו את התבנית לחשבון, התאימו את רשימות המקור, ההכלה והסטטוס למונחים הנהוגים אצלכם, ושמרו. אחרי הפרסום שתפו את הקישור עם מי שמדווח בפועל בקו הייצור או במחסן. אם אתם רוצים לדעת על דוח חדש בזמן אמת, הגדירו זאת בהגדרות ההתראות של הטופס; רישום שם של אחראי בשדה הבדיקה אינו שולח אליו הודעה ואינו יוצר עבורו משימה.

שתי דוגמאות בדיוניות

בקבלת סחורה נמצאה אצווה LOT-DEMO-2291 של מסבי פלדה DEMO-77 עם קוטר פנימי 12.4 מ"מ במקום 12.0 בסבולת 0.05 לפי שרטוט DEMO-4471. ההיקף נרשם כאצווה שלמה של כ-240 יחידות שמתוכן שלוש נמדדו, מידת הוודאות סומנה כהיקף ידוע ותחום, ההכלה הייתה הפרדה וסימון כלא מאושר לשימוש, והסטטוס נשאר ממתין לבדיקת הגורם האחראי. בדוגמה שנייה חזרה חריגה בתהליך ההדבקה בקו הרכבה ב: ההיקף לא היה ידוע כי הפריטים כבר עברו לתחנה הבאה, לכן סומן היקף לא ידוע, ההכלה הייתה עצירת הייצור, ובהמשך נרשמה רשומה שנייה שמפנה לאסמכתת הדוח הראשון וסטטוסה הוחלט על טיפול, האימות טרם בוצע.

מתי אי התאמה נחשבת מאומתת

רק כשהגורם האחראי בוחר בסטטוס נבדק ואומת, ורק אחרי שהאימות בוצע בפועל. תיאור ההכלה או הטיפול המוצע הוא מה שנעשה או מתוכנן, והוא אינו אימות בפני עצמו: מילוי שדה הפירוט אינו מסמן שאי ההתאמה נסגרה. גם חלוף מועד היעד אינו משנה סטטוס. אימות או בדיקה חוזרת נרשמים כרשומה חדשה שמפנה לאסמכתת הדוח הקודם, והרשומה הראשונה נשארת כפי שנשמרה.

מה הטופס אינו עושה

הטופס אינו מערכת לניהול פעולות מתקנות ואינו מבצע ניתוח שורש. אין בו סטטוס מאוחד שמחושב לכל אסמכתה, אין ניהול משימות ומועדים, אין דיווח לרשות רגולטורית, אין הודעה ללקוח ואין ניהול החזרה או ריקול. שמירת דוח אינה אישור תקינות, אינה אישור התאמה לתקן ואינה שחרור החומר לשימוש. סיווג המקור וההכלה הוא תיעוד פנימי, ולא חוות דעת מקצועית או מעבדתית. שדה הקבצים הוא רשות, והעלאת קבצים בידי ממלאים דורשת Lite ומעלה גם כשהשדה אינו חובה. אל תזינו פרטים מזהים של לקוחות או עובדים בשדות החופשיים.

טפסים קרובים עם ייעוד אחר

דיווח על אירוע במקום העבודה מתעד אירוע בטיחות שקרה לאדם, ולא פער מול מפרט. טופס תלונת לקוח קולט פנייה שהגיעה מבחוץ עם פרטי המתלונן וההזמנה, ולא ממצא פנימי. טופס הסלמה וטיפול בתלונה מנתב פנייה קיימת להמשך טיפול. יומן טיפולים בציוד מתעד תחזוקה מתוכננת ותקלות ציוד. אם מה שאתם מחפשים הוא הרישום שבין הדרישה לבין מה שהתקבל בפועל, זה הטופס הנכון.