אינטגרציית Google Sheets לטפסי Formy

למה לחבר את הטופס ל-Google Sheets?

• העברת תשובות לגיליון

  חיבור שהוגדר והופעל שולח הגשות חדשות כשהתנאים שלו מתקיימים. בודקים שהשורה מופיעה בקובץ, ולא מסתפקים בשמירת החיבור.

• ניתוח פשוט ונוח

  אחרי שהנתונים בגיליון אפשר לסנן ולסכם. תאריכים נכתבים כטקסט; לחישובים ולמיון כתאריך ייתכן שתידרש המרה נפרדת.

• ללא מחבר חיצוני

  אין צורך ב-Zapier או ב-Make בשביל חיבור Sheets עצמו. אין התחייבות לזמן מסירה קבוע או למניעת כפילויות.

• אחריות אנושית על הטיפול

  מי שמנהל את התור קובע אחראי, סטטוס ומועד לחזרה. חיבור נוסף לאוטומציה מחייב אפיון ובדיקה משלו.

איך מחברים Google Sheets לטופס ב-Formy

1. 1 התחברו לחשבון Formy

   פתחו את הדשבורד והתחברו לחשבון עם הרשאת עריכה בסביבת העבודה. בניהול דרך API נדרשת גם הרשאת manage-integrations.

2. 2 פתחו את הטופס הרצוי

   עברו לטופס הפנייה. אל תוסיפו אחראי טיפול או סטטוס פנימי כשדות לממלא, גם לא כשדות מוסתרים: שדה מוסתר אינו הרשאה.

3. 3 עברו ללשונית "אינטגרציות"

   בעורך הטופס, לחצו על הלשונית אינטגרציות.

4. 4 בחרו Google Sheets

   מתוך רשימת האינטגרציות, בחרו באפשרות Google Sheets.

5. 5 הפעילו את האינטגרציה

   הפעילו את החיבור ובדקו את תנאי ההפעלה. מצב פעיל לבדו אינו אומר שהיעד הוגדר או שהגיעה אליו תגובה.

6. 6 חברו את חשבון Google

   לחצו על חיבור חשבון Google כדי להתחיל את תהליך החיבור. חשבון Google המשויך צריך להשתייך לחבר בסביבת העבודה.

7. 7 אשרו את ההרשאות

   אישור לחיבור Sheets נפרד מכניסה באמצעות Google. הרשאת drive.file מאפשרת קריאה, עריכה, יצירה ומחיקה בקבצים שבשימוש האפליקציה; היא אינה הרשאת כתיבה בלבד ואינה מוגבלת ללשונית.

8. 8 בחרו יעד וחכו להשלמת ההגדרה

   אפשר ליצור קובץ חדש או לבחור גיליון קיים דרך בורר הקבצים של Google. Formy מחזיקה רק בהרשאת drive.file, ולכן היא רואה קבצים שיצרה או קבצים שבחרתם במפורש בבורר — לא את כל Drive שלכם. מומלצת לשונית תגובות חדשה לכל טופס. שמרו וחכו להגדרת היעד לפני בדיקת שליחה.

חשבון Google, הקובץ והלשונית נשארים קבועים בחיבור שנשמר. כדי לשנותם יש להסיר ולהגדיר מחדש. אם הסרתם את החיבור האחרון לקובץ, ייתכן שתצטרכו לבחור אותו שוב בבורר Google. אל תניחו שחיבור מחדש מחזיר לאותו יעד או משלים פערים.

טופס עם רשימת פריטים: שורה לכל פריט

אם בטופס יש רשימת פריטים, שבה המשיב מוסיף כמה פריטים, משתתפים או הוצאות, יצירת החיבור שואלת ״מה תהיה כל תגובה בגיליון?״. ״שורה אחת לכל תגובה״ כותבת את כל הפריטים בתא אחד. ״שורה לכל פריט ברשימה״ כותבת שורה לכל פריט, עם שאר פרטי התגובה ועם ״מזהה תגובה״ ו״מספר פריט״, בלשונית חדשה בשם הטופס.

את המבנה בוחרים ביצירת החיבור ואי אפשר לשנות אותו אחר כך; למבנה אחר יוצרים חיבור נוסף. רשימת פריטים זמינה ממסלול Basic. איך בונים אותה, מה נכתב בכל שורה ומה המגבלות: רשימת פריטים בטופס ושורה לכל פריט .

לפני שמפרסמים: שתי פניות בדיקה

1. השתמשו בשמות ובפרטי קשר בדויים. שלחו פנייה א׳ מחלון אחד ופנייה ב׳ מחלון נפרד עם ערכים שונים. בדקו בקובץ Google עצמו שתי שורות תואמות, בלי שפרטים מהפנייה הראשונה יופיעו בשנייה.
2. בדקו כותרות בעברית, טלפון עם אפס מוביל ותיאור. כל שדות התשובה, כולל מוסתרים, משתתפים במיפוי; אין בחירה נפרדת של שדות לייצוא.
3. הבחינו בין חותמת ההגשה לפי Asia/Jerusalem בפורמט YYYY-MM-DD HH:mm לבין המועד המבוקש, שנכתב כ-DD/MM/YYYY. תשובות לשדות מספר נכתבות כמספרים, ושאר הערכים נכתבים כטקסט; החיבור אינו מגדיר אוטומטית כיוון RTL, אזור או אזור זמן לקובץ.
4. אם הוספתם שדה, שלחו פנייה נוספת ובדקו את העמודה ואת השורות הקודמות. שורות ישנות אינן מתמלאות בתשובה לשדה החדש. אל תשנו ידנית כותרות או סדר עמודות בלשונית התגובות.

שמירת החיבור, משימה שנשלחה לתור או אירוע הצלחה אינם בדיקה עצמאית של הנתונים ב-Google. זהו מתכון לבדיקה בחשבונכם, לא אישור שבדיקה כזו כבר בוצעה עבורכם.

לשונית ניהול נפרדת למעקב ידני

השאירו את לשונית התגובות הגולמית כפי שהיא. ללשונית ניהול נפרדת מעתיקים ידנית רק את פרטי הקשר וחותמת ההגשה הנחוצים לזיהוי הפנייה. אפשר לתת מזהה ידני; בחיבור של שורה אחת לכל תגובה אין עמודת מזהה הגשה ייעודית.

הוסיפו בלשונית הניהול אחראי טיפול, סטטוס טיפול, מועד לחזרה והערה קצרה. קבעו מי בודק פניות חדשות ומעדכן את התור. אין העתקה אוטומטית ללשונית הניהול, הקצאת עובד או תזכורת טיפול אוטומטית דרך חיבור Sheets.

הרשאות Google הן ברמת הקובץ, לא גבול נפרד לכל לשונית. אל תשתפו את הקובץ עם ממלאי הטופס. אם נדרשת הפרדת קהלים, השתמשו בקובץ ניהול נפרד ובהרשאות נפרדות; הסתרת לשונית אינה הגנת גישה.

שורה חסרה, כפילות או הפסקת החיבור

בדקו אירועי אינטגרציה, תנאי הפעלה, השלמת הגדרה והרשאות לחשבון ולקובץ. אין הבטחה להשלמה אוטומטית של הגשות שהוחמצו לפני ההגדרה או בזמן תקלה. לפני ניסיון נוסף בדקו אם השורה כבר קיימת: פסק זמן אינו תמיד מעיד שלא הייתה כתיבה, ושליחה חוזרת עלולה ליצור שורה כפולה.

שינוי בגיליון אינו מעדכן תגובות שמורות ב-Formy. ניתוק ב-Formy או ביטול הרשאה ב-Google אינם מוחקים עותקים שכבר נשמרו; ניהול שמירה, מחיקה ושיתוף הוא פעולה נפרדת.

להמשיך הלאה - יכולות קשורות